子集团架构下档案管理模式的研究

摘 要：随着现代企业集团的发展，子集团承上启下的战略性地位越发凸显，本文从实践出发，探索子集团构架下的档案管理模式，研究了子集团与母集团在档案管理方面的异同点，提出了子集团架构下档案管理模式的构建方法。

关键词：子集团;档案管理

现代很多大型企业都走上了集团化管理的道路，甚至普遍形成 “母-子-孙”三层级的组织架构。子集团的建立打破了企业单一的组织结构形式，集团公司和所属成员都是独立的法人，这就使得子集团公司档案管理部门由原来进行单个企业的档案管理，转为一个具有一定档案行政管理职能的部门，进行多法人企业的档案管理。在这种情况下，就要求档案管理部门理清子集团构架下的管理要求、相关制度、基础设施等建设需求，积极探索，建立符合新要求的档案管理模式。

一、子集团架构下档案管理工作的现状

目前来看，对子集团构架下的档案管理研究较少，在使用“子集团”和“档案”组合， 在CNKI中检索仅能找到一篇文章，且内容相关性不大。子集团架构下档案管理与集团化档案管理并无本质区别，差异不大，很多企业可以照搬，甚至很多企业的子集团就是原来的大型分公司，在这种情况下，似乎没有必要单独研究子集团架构下的档案管理工作。

但是在实践中发现，子集团的特殊地位和特殊体量又与母集团公司存在相当的差距，管理难度和细化程度也有所差距，从这一角度出发，结合子集团建设实际，进行了一定的探索研究，对实践工作仍有一定的指导意义。

二、子集团架构下档案管理工作的特点

1.组织结构复杂，档案整合管理难度加大。由于子集团公司拥有或准备建立一定数量的成员单位，这些单位都是独立法人主体，具备独立的法律地位，独立核算、自负盈亏，使其在机构设置、人员任命上都有独立自主权，可以独立进行档案管理。但同时，成员单位往往又因产权联系而与子集团总部有实质上的控制和被控制关系，子集团对其档案管理工作负有监督职责，子集团建设中也需要将成员单位的档案管理统一考虑。如何整合，将是档案管理工作的大难题。

2.子集团及其成员单位的归档范围不一致，软硬件配置不一致，生产经营管理内容也有不同，由此产生的归档范围、归档重点等均不一样，给子集团档案工作的统筹管理带来问题，管理难度大大提升。

3.集团及其成员单位办公地点分散，档案管理人员分散。物理的隔离给档案的统一管理和利用带来了很大的不便，阻碍了档案信息资源在子集团内部的有效交流。

三、与母集团档案管理工作上存在的不同

子集团构架下档案管理工作有其自身的特点，特别是跟集团化运营模式下的档案管理工作相比，子集团架构下的档案管理工作有以下不同之处：

1.集团公司的档案种类繁多，内容丰富，档案来源多样，甚至是跨地区、跨行业、跨部门分布，档案整体数量多，种类大大丰富。

相比之下，子集团的档案类型普遍暂时不多，但未来发展潜力大，变动大，档案管理工作的设置既要适应当前的管理现状，又要为未来发展留够余地。特别是子集团内未来新增企业多，要加强对新增企业的档案管理控制。

2.管理架构上存在很大的不同，子集团档案管理工作的复杂性相对降低。母集团各分、子企业往往分布于不同地区，甚至所有制、经营主业与性质都有不同，各分、子企业自身状况的不同都使得其档案管理工作处于不同的水平，档案管理方式和标准存在很大的差异，很多集团公司往往采取多层次的管理方式，分级、分层进行管理。

子集团的范围相对有限，分布地区、所有制情况相对单纯，可以采取更加有效的档案管理措施。子集团往往以一个或数个实体组建，分别有不同的管理难题：以一个实体为主扩建，档案管理易掉入换汤不换药的陷阱，档案管理工作名义上是集团化架构下的运行模式，实际依然是以前的老一套。以多个实体合并组建，几个原来平级的机构如何有效整合也是大难题，这跟集团公司整合下属各分、子公司的档案管理机构有很大的不同。

3.接受的检查监督指导不同。集团公司的工作往往是接受国家档案行政管理机构的监督指导，遵循国家和档案行业标准，对内还要担负起整个集团的标准制定、推广、检查、监督、指导等工作。

子集团的档案工作，除了要遵循国家和行业标准外，还要遵循母集团的相应标准，同时要结合自身的实际情况制定详细标准，主要接受母集团的档案检查监督指导。同时担负起下属公司的档案指导工作，承上启下，工作更细化一些。

4.子集团本身档案工作水平不一。集团总部档案工作一般较得领导重视，明确分管领导，设置管理機构、配备专职人员、有统一的管理制度、独立的档案库房、齐全的各类设施，档案纳入集团信息化管理，纳入个人和部门的考核体系，为集团化管理创造了有利的条件。而子集团并不一定有如此良好的档案管理基础，人员配备、组织机构、硬件资源等均需大力提升才能满足集团化运行的需求。

四、现有集团化架构下档案管理的基本模式

各个集团档案管理模式有自己的特点，方式多种多样，但如果从本质上探寻，可以说是在集中管理与分散管理中不断找平衡点。

1.集中管理模式。主要表现为集团公司总部将下属各个企业的档案管理权限收归总部档案管理机构，各类档案进行集中管理，在总部建立起完备的档案管理机制，设立专门的管理机构，配备专业的档案管理人员，进行全集团的档案管理。这种管理模式运行相对简单，对下属各企业的管控力度强，档案管理工作标准化、规范化在全集团内推行较为容易，档案管理专业水平高。但也有明显的弱点，对较大规模、地理位置较为分散的集团公司而言，建立成本过高，管理不够灵活，同时一定程度上限制了各下属企业的自主发展与创新能力。

2.分散管理模式。这类管理方式一般存在于规模较大、地位位置较为分散、下属企业实力较强的集团公司中。其下属企业实力强大，拥有独立的法人地位和法人资格，是整个集团公司在某方向、某区域的支撑。下属企业有足够的资源在自己内部建立自己的档案管理部门，在长期的经营管理中形成自己的管理方式，集团公司总部档案管理机构更多是作为行政管理的存在，给下属各企业提供标准、监督检查等工作。这种管理模式下，各下属企业的主动性强，管理灵活，档案工作与企业业务结合紧密。但对整个集团而言，各企业之间的档案资源难以有效整合发挥合力，无法发挥企业集团的整体优势。如果集团总部管理不到位，标准、系统不统一，甚至有可能在内部成员之间形成信息孤岛，无法充分共享信息资源。

3.子集团架构下遵循的管理模式。因子集团本身的特点所致，往往更偏向于集中管理。目前很多子集团的档案管理机构都是以原来核心企业的档案管理机构为基础，以统一的领导、统一的标准来指导建设下属企业的档案工作。一方面档案管理机构作为行政管理部门，履行子集团档案工作的管控职能，加强监督指导，制定统一的档案管理制度和统一的标准，下属各企业再根据实际情况制定自身的管理细则。同时，档案管理机构还要承担大量的档案服务工作，在子集团运行初期，下属各企业实力较弱，一般无法配全档案管理机构和相关的软硬件资源，子集团总部还需要为下属企业提供档案托管等类似服务。

五、如何构建子集团架构下的档案管理模式

1.规划先行，结合子集团的建设需求，制定档案发展规划。档案规划是档案工作提升的前提，通过规划编制未来档案发展的蓝图，明确建设方向，凝聚人心，争取资源投入。档案管理模式的构建不是单独的一项工作，应是整个档案发展规划的重要组成部分，应该跟其他档案工作协调推进。同时，档案规划一旦被子集团认可，就能获得子集团相应的资源投入，可以大大促进档案管理工作的提升。

2.转变工作模式，进行管理制度的梳理。与企业质量管控制度、考核制度融合，从服务为主转变到管理、服务并重，档案管理工作的站位进一步提升，从服务单个实体转变为服务多个实体，充分发挥档案的管理职能。规范档案管理业务流程，实现工作的标准化、制度化，可有效管控工作质量，减少工作流程中的扯皮现象

3.构建档案人员网络体系，加强档案专业人才队伍建设。加强档案管理专业人才队伍建设，不断提高档案管理的专业化水平。集团化后，档案管理涉及行业进一步增加，对档案人员的要求进一步提升，除档案专业知识和工作技能，还要对子集团下属各企业的生产经营工作都要有一定的了解。

同时，建立健全档案工作人员体系网络，形成子集团总部专业档案人员与下属企业兼职档案人员配合的管理体系，总部档案管理人员与下属企业的兼职档案人员保持密切联系，及时沟通交流档案工作概况，加强监督、培训、指导，保证整个子集团档案工作的统一规范。

4.坚持统一领导，分级管理的原则，同时根据子集团业务发展情况，及时灵活调整集中与分散的把控度。子集团作为一个集体，下属各企业的发展离不开总部的把控与统一领导。由总部进行统一领导，统筹发展各下属企业的档案管理工作。在遵循子集团统筹规划的前提下，因各下属企业的经营范围、产权等不同，不宜强行要求管理体制的统一，各下属企业可根据自身的实际情况选择不同的档案管理具体模式。

六、结语

总体而言，子集团架构下档案管理模式的构建应遵循从实际出发的原则，以适应子集团发展的需要为准绳，根据企业的运行方式和发展方向，在基本的档案管理模式上，创造符合子集团长远发展的科学方式。

参考文献：

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[2]罗永平.试论现代企业集团档案管理体系构建[J].蘭台世界，2010

[3]白玲玲.2000_2012年企业集团档案管理文献研究综述[J].档案与建设，2013

[4]徐礼祥.企业集团档案管理工作模式的研究及优化思考[J].经营管理者，2015

作者简介：周焘，男（1987-）现任单位：中国电子科技集团公司第二十研究所，工程师，研究方向：档案综合管理，数字档案馆建设。