基于SWOT模型的新时期档案管理探究

摘 要：本文从档案管理的现状问题出发，利用SWOT分析法对档案管理发展的优势、劣势、机会、问题进行分析，构建SWOT矩阵，提出进一步促进档案发展的相应管理策略。

关键词：档案管理;现状：SWOT分析法;策略

档案是一个国家、民族和社会成长发展的真实历史记录，数千年来劳动人民保存档案的活动经久不衰，其原因就在于档案记载了人类发展史上无数的成功经验和失败教训，为当今社会科学发展提供了第一手参考材料，它具有无可替代的作用和利用价值。进入21世纪以来，在社会发展和科学技术的推动下，发达国家的档案事业已经有了很大的进步。但是目前我国档案管理手段、管理工具、服务理念还是相对落后的，下面笔者运用SWOT分析法對档案管理的现状，并结合新时期的特色，提出进一步促进档案发展的相应管理策略。

一、档案管理优势、机会、劣势、问题分析

1.档案管理的优势分析

（1）新中国成立以来，档案事业经历了近70年的建设，我国已形成了一张遍布全国、纵横交错、规模庞大的档案馆网络，也成为一个世间罕见国家级规模的文化基础设施建设工程。

（2）新中国成立以来，档案事业在档案学界的共同努力下，我国档案部门已经建立起了一套全新通用的、科学的、成熟的档案管理体系，其中就包括完善的档案归档、移交制度，各级政府机构、国有企事业单位按照制度规定及时、完整、系统地将形成的文书档案归入档案馆收藏。档案馆的馆藏内容是形形色色的，涉及到的范围极为广大，它们包括不同的专业领域、社会领域、以及不同的载体和不同地方的城建变化、企事业单位创业发展历史，这些馆藏档案从各个角度深入研究，直观地、专业地展示和记载了中国社会和组织的发展历史和优秀成果。

2.档案管理的劣势分析

（1）当前大部分档案馆还是以纸质档案为主，管理手段也非常落后，档案部门大部分还是按照传统作业流程设置部门、配置人员，档案部门的主要业务还是以档案资料的简单保管、借阅为主，档案资源开发和利用的工作力度还是远远不够的。

（2）档案管理信息化程度远远不够，档案管理数字化与各部门管理信息系统不能相互兼容，无法实现信息资源共享。所谓的数字化，就是靠手工录入方式获取数据资料，这样重复干工作，必然会导致工作效率大大降低，错误率大大上升。

（3）单位负责人没有认识到档案管理及其信息资源建设工作的重要性，投入的档案建设的经费最多只是维持档案馆一些基本业务的支出而已，档案数字化建设无法正常前行，致使档案管理步伐已经远远落在时代的后面。档案部门也成为一个安置家属或放置闲杂人员的机构。在档案部门任职的管理人员大部分由其他专业人士中途转岗或调入的，他们一般只经过3-5天业务培训就上岗了。在信息化的今天，档案与广大百姓的关系越来越密切，档案利用的频率会越来越高，但是档案部门既缺少专门的专业技术人员来进行科学管理，并且使用的管理工具又相对落后，这样必然大大降低档案管理工作效率、工作质量，这种状况已经无法满足新时期档案管理的要求。

（4）馆藏贫乏是我国档案馆的老大难问题，因为收集馆藏的工作不仅需要很长的时间，还需要非常巨大的经费投入。如果想使档案馆馆藏比例有所改观，并且要达到馆藏丰富的要求，是一个长远而艰巨的任务。

3.档案管理的机会分析

（1）习近平总书记号召：“新时代要有新气象，要有新作为。”

（2）国家档案局颁布的《全国档案事业发展“十三五“规划纲要》明确要求：“创新档案信息管理模式，加快与信息社会融合，明显提升以信息化为核心的档案管理现代化水平” “提高档案公共服务能力，要创新服务方式，多渠道开发档案资源，不断向社会推出精品力作和举办受公众欢迎的活动”档案机构只有通过利用才能把自身与社会有机地连接起来，向社会证明自身存在的意义和价值，才能塑造良好的社会形象，赢得社会大众的广泛认同。

（3）新型档案的出现，大大丰富了档案类型，档案的“队伍”也越来越壮大，如，音像档案、缩微档案、机读档案、电子文件已开始大规模加入到档案这个“家庭”中来了。新型档案让档案利用速度和效率也有了很大提高。

4.人事档案的问题分析

（1）新型档案作为现代科技的产物，它的确使档案利用速度和效率质量都有了很大提高。但档案利用中的信息安全成为了当今困扰档案界的一大难题。新型档案的出现，就意味着档案人员都必须成为复合型档案人才。因此，当务之急，就是要重新塑造档案管理人员职业形象和理念，并不断提高档案管理人员综合素质。

（2）《档案馆》规定：“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。”由于档案馆长期对外宣传的力度不够，一些社会组织和公民对档案馆缺乏信任，不愿将所藏的具有高价值的档案交给档案部门，而宁愿交给博物馆、图书馆、纪念馆等其他文化机构。在这么多文化机构中，档案馆如何获得尽可能多的档案文化资源，不仅是在保护社会文化，也是在维护档案馆在社会文化领域中的地位。

二、新时期档案管理策略

1.档案教育和培训的水平是衡量国家档案事业发展水平的一个重要标准。继续教育日益受到重视，继续教育形式更加丰富，内容更贴近时代。首先，认真学习《中华人民共和国档案法》《保密法》等相关法律法规，建立适用本地方或本机构的档案管理制度。档案工作人员要严格按照安全保障制度开展工作。其次，增加人才培养资金的投入，建立档案管理人员再培训机制，拓宽档案人才继续再教育的渠道，保证每位现有的档案人员都有参加培训和外出交流学习的机会。再次，针对不同层次的档案管理人员设置不同学习课程，向学员传授本专业的新知识、新技能，介绍当今档案界的新动态，新趋势，使他们更好地适应本职工作。

2.建立一套完善的、先进的档案管理信息化体系。引进先进的信息技术，建立以网络为核心大数据管理平台，实现档案的现代化管理;增加档案管理的基础设施建设和设备资金投入，建设先进的、科学的档案馆，配备先进的计算机等相关专业硬件和专业软件;按照国家统一标准完善档案数字化工作，将馆藏档案资源快速分类录入，对图片、音频等资料进行微缩备份、科学保存，建立完整的、科学的档案存储和检索系统。

3.采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务。档案馆应积极采取各种措施促进档案的利用：一是举办档案展览，向社会宣传档案馆及档案库里的馆藏资料，介绍历史知识、科学知识、地方史记、名人名事、地方特产、地方发展史、民间风俗习惯等，使社会民众加深对档案的了解和认识，进一步理解档案的价值和作用，增强社会档案意识。二是借助档案对青少年进行爱国教育，定期组织中学生到档案馆看档案实物或图片档案，培养青少年档案利用意识和增强学生学习历史的兴趣。三是在馆内设立环境舒适的阅览室，设置触摸屏向用户展示档案馆的机构设置和馆藏等内容，借助计算机技术和网络技术为档案利用提供各种途径的检索服务，能够更加方便用户快速而精确地查询档案。广泛应用电话、传真和电子邮件等先进通讯工具，满足社会多样化用户的咨询服务。

三、在大数据时代的背景下，信息化是档案管理必经之路，做好档案信息的真实、全面、安全的工作，我们应该做到下面几点：

1.为确保数字档案资源的安全管理和有效利用。第一，计算机管理工作人员采取必要的计算机网络安全手段，比如视频保护（干扰技术），屏蔽技术、内外网隔离技术、数据加密技术、網络安全监测技术加监管和防范。第二，数字档案室必须由专人保管，并负责安全保密工作，还应定期更改数字档案室的登录密码，不得向他人泄露。第三，档案利用时，档案管理人员应遵守国家相关保密的规定，采取公民身份认证，控制权限等安全措施，用户网上查询权限就应根据电子档案的实际内容和利用用户的需求来设置。第四，涉密档案禁止上外网，故不得提供网上查询。第五，绝对禁止外来存储介质在档案管理系统的计算机上使用。

2.做好存储和备份工作。做好电子档案和传统档案数字副本的存储和备份工作，将数字化扫描的图像和数据目录按照地方《档案数字化实施细则》的相关规定格式存储到档案存储专用光盘和移动硬盘、U盘等介质上，并且要一式三套，两套交存本单位（一套由专人封存保管，一套供提供利用），另一份交存异地的档案合作单位封存保管，预防天灾人祸的发生。

3.加大力度收集分散在民间的档案，提高档案馆在国家社会文化领域中的竞争力。档案管理部门应该层层动员，布置、调配必要的资金和人员，积极主动采取各种手段收集民间的档案文化资源，对于处境危险的民间档案文化资源，要及时收集它们复制件或者照片。在发现濒于毁灭的重要档案，应及时按照法律规定采取抢救、保护手段。还要加强与其它文化机构的相互协作，对收藏在其他文化机构中的档案情况、保存状况进行摸底调查，对于其中比较珍贵的档案，应及时取得复制件或者缩微档案。

四、结语

总之，档案事业是一项长远而伟大的事业。档案馆作为档案事业的主要职能部门，不仅要借助档案宣传历史，展示以往人类的社会实践经验对现代社会发展的重要作用，还要把馆藏档案信息最大限度地开发出来，为社会的方方面面服务，逐步提高档案馆在社会上的知名度。

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作者简介：蒋碧蓉（1973-），女，汉族，籍贯：湖南省耒阳市，职称：馆员、经济师，学历：本科，研究方向：综合档案管理。