分析数字档案在档案信息化建设中的重要性

王冬

摘要：在社会经济飞速发展的背景下，信息化技术的应用已经逐渐到各个领域之中。近年来随着人们对档案管理工作的重视程度愈加增强，利用数字档案实现档案管理的信息化建设已经成为其今后发展的必然趋势。基于此，本文主要针对数字档案在档案信息化建设中的重要性进行分析，从数字档案在档案信息化建设中存在的问题及优化措施这两个方面来反映其重要性。

关键词：数字档案 档案管理 信息化建设 重要性

引言

随着人们对档案管理工作的重视程度逐渐加强，我国档案工作的水平得到了大幅的进步，尤其是档案管理工作与信息化技术的有机结合，更是在很大程度上提高了档案管理工作的质量和效率。而在档案的信息化建设进程中，数字档案发挥着十分重要的作用。因此，相关人员有必要充分认识到数字档案在档案信息化建设中发挥的重要作用，并深入挖掘数字档案在档案信息化建设中存在的问题，采取有效的策略对其进行解决和优化，从而确保数字档案能够充分发挥出其所具备的价值意义。

1.数字档案在档案信息化建设中的重要意义

1.1档案信息化建设的重要作用

传统的档案管理方式较为封闭，难免存在一定的局限性。而档案信息化建设则能打破这种传统的管理模式，使档案管理工作向着开放性的方向发展，改变了传统档案管理仅有的信息保管和利用职能，使其转变为信息收集和服务职能，从而有助于实现档案信息资源的合理化配置。针对企业而言，档案是企业进行决策的关键依据，其与决策的正确性有着紧密的关联。由此，实现档案信息化建设不仅能够确保档案的長期有效，还可以实现企业档案信息的资源共享，具有十分重要的价值作用。

1.2提高档案管理工作的效率

传统的档案管理方式，包括档案的收集、整理以及档案的派发都是由档案管理人员手工完成。但是随着信息量的不断增长，档案管理工作的复杂性和难度都在逐渐提高，传统的管理方式已经不能充分满足工作需求。而数字档案在档案信息化建设中的应用，进一步提高档案管理工作的网络化和自动化程度，大大降低了档案管理工作的难度，改变了的以往繁琐的管理操作，仅需一次录入就能够进行多次使用，并且使档案的查询和检索工作变得更加简便，在极大程度上提高了档案管理的工作效率。

2.数字档案在档案信息化建设中存在的主要问题

2.1数字档案在档案信息化建设中并未全面实现资源共享

常规来讲，数字档案在档案信息化建设的实际工作过程中，时常会因为系统间的有效沟通较少，导致档案信息的交流过程存在一定的困难，造成档案的横向联系出现堵塞的情况，从而使档案管理工作无法全面实现档案信息的资源共享，严重影响了档案管理工作的质量和效率。针对这一问题而言，应当尽可能加强档案间的横向交流，积极吸取多方意见，完善数字档案在档案信息化建设中所涉及到的相关标准和规范，进而逐渐构建一个健全的数字化信息系统，真正实现全面的档案信息资源共享。

2.2档案管理人员对数字档案的重视不足

在大数据时代背景下，各种各样的信息化建设只是在其自身的领域内发挥着各自的功能，人们并未对数字档案管理的未来发展趋势进行综合性的考虑，缺乏对数字档案的重视。致使数字档案在档案信息化建设中的发展并没有一个准确的方向，始终在盲目前行。但是在当前时代的大环境下，数字档案必然是档案管理发展的主流趋势。但是因档案管理人员对数字档案的重视程度不足，不但没能使数字档案发挥出实际作用，更是在一定程度上降低了档案管理工作的效率。

2.3数字档案在档案信息化建设中的规范性较差

规范性较差同样是数字档案在档案信息化建设中存在的主要问题之一。在实际的档案信息化建设中，数字档案并没有形成统一的规范标准，导致档案管理人员在面对问题时都是采用边发现边解决的方式，缺少数字档案信息化建设的长远计划。此外，因规范性不足，导致数字档案在管理过程中使用的格式及数据存有差异，在很大程度上影响了档案信息的传输质量和效率。

3.解决问题的有效方法

3.1改善资源共享模式

数字档案在档案信息化建设中如果没有实现全面的资源共享，必然会影响数字档案的优势发挥。因此，档案管理人员有必要改善数字档案在档案信息化建设中的资源共享模式，促进数字档案管理的网络化发展，使档案信息能够真正做到全民化的资源共享。同时在这一过程中，要加强数字档案管理的安全监管工作，以保证档案信息的安全。

3.2提高数字档案的管理效率

档案管理人员应充分认识到数字档案在档案信息化建设中的重要作用，依照社会或企业的实际需求情况，对档案管理的结构进行调整优化，制定科学合理的数字档案管理方式，从而有效提高数字档案在档案信息化建设中的管理效率。同时，相关档案管理部门应加强对相关软件操作及专业知识的培训教育工作，尽可能提高档案管理人员的整体素养，进一步提高的数字档案的管理效率。

3.3构建完善的标准规范

为了确保数字档案在档案信息化建设中可以充分发挥其自身的功用，档案管理部门有必要依照相关的规章制度，并结合数字档案在档案信息化建设中的实际情况对数字档案信息化管理的标准规范进行合理构建。从而将这些标准规范作为数字档案管理的约束机制，有效提高档案信息化建设的标准性和规范性，进一步提高档案信息化建设的水平。

4.结语

综上所述，在档案管理的发展进程中，信息化管理是其必然的发展趋势，而在档案的信息化建设中，数字档案的应用起到了积极的促进作用。但是，数字档案在档案信息化建设中，必然会存在某些问题，对档案信息化建设的质量和效率造成不良的影响。由此，相关档案管理人员必须真正认识到数字档案的重要作用，并对数字档案在档案信息化建设中存在的问题进行深入探究，从而找到合理有效的措施切实解决问题，以提升档案管理工作的效率和质量。

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