大数据环境下高校会计档案信息资源的集成与利用

张婉莹

[摘    要] 立足大数据环境下会计档案信息化发展，结合高校财务管理与档案管理实际，分析了高校会计档案信息资源集成与利用的现状，从档案管理角度出发阐述了推进高校会计档案信息集成与利用的意义，从概念模型与配套标准、流程再造与权责划分、数据全面集成、数据保存环境、数据共享利用、信息质量与安全保障体系、树立经验典型等七个方面总结了大数据环境下高校会计档案信息资源集成与利用的实现路径。

[关键词] 大数据;高校;会计档案;集成;利用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 15. 023

[中图分类号] F232    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2019）15- 0049- 03

1      引    言

会计档案信息是关系经济社会发展的重要信息资源。伴随大数据技术发展，智能财务、财务共享实践在各行业取得阶段性成果，“单轨制”档案管理模式在会计领域率先获得法规和政策保障，在国家机关、大型企事业单位率先展开应用。紧随其后，基于智慧校园和高校财务改革发展成果，以会计大数据发展为视角治理会计信息资源，使会计信息全面集成、实时积累、科学治理、精准利用，成为高校财务信息化和档案管理改革发展的新趋势、新目标。

2      高校会计档案信息资源集成与利用现状

2.1   会计信息资源条条分割

高校总体财务信息体量较大，财务独立核算的二级机构和产学研机构较多。随着校院两级管理体制改革深入推进，资金范围、来源更加清晰，财权进一步下放院系，预算拨款、自主创收、学费收入、固定资产购置与折旧、科研项目及其管理经费支出等收支条线管理，生成的会计信息资源呈现可横向整合的条条分割状态。

2.2   会计信息流程管理艰难推进

与率先实现会计信息化的大中型企业，尤其是实现财务共享的部分大型企业相比，高校财务管理规范化和会计信息化建设不能同步发展，财务岗位设置的精细化和流程的标准化仍有差距，基于会计流程制定的信息流程管理和流程监管仍不到位。这就造成会计数据之间的关系描述与关系构建不充分，基于时间、职能等不同维度的流程标签和具体指标缺乏，全流程视角的信息要素普遍残缺。

2.3   会计信息壁垒日益突显

随着大数据、云计算技术迅速发展，日益增多的数据类型和标准化滞后的矛盾愈加深化。高校部门间不同系统数据录入、验收标准不对应，口径不一，中间库传输受阻，限制数据及时传递和归集。同时，由于管理人员知识结构不一，数据大多由财务人员进行补充或维护，数据连续性不足，信息交互的兼容性、持续性在一定程度上受到限制。

2.4   会计大数据共享程度低

高校会计信息结构化数据多于非结构化数据，利用途径更为简明，信息共享有利因素较多，但财务信息系统本身软硬件建设、财务管理流程和标准化建设、档案信息化建设等内、外部因素，都制约着高校会计信息共享与联动。大多数高校目前可进行个人相关财务查询与专项汇总查询，但信息可流动、可共享部分，包括年度个性化报表生成与信息公开，以及跨院系教学及实验耗材资源的共享、折算、资产增值保值等信息，不能宏观、直观、精准供给。

3      档案管理视角下推进高校会计档案信息集成与利用的意义

3.1   提高高校会计档案信息资源治理能力

推进数据全面整合，有利于高校档案部门提升会计档案信息收集的完整性、全面性。通过元数据、管理过程数据等数据库的归集与管理，提升会计档案信息资源顶层设计、资源配置、功能拓展的空间性、技术性。通过集成过程中对数据种类、结构、数量、质量的把握和信息化管理，增加档案部门对会计档案信息资源的管理深度，提升会计档案信息治理能力，推动高校档案管理方式转型。

3.2   提升高校会计档案信息资源本体价值

在海量会计数据背景下，深度挖掘、整合各类专题会计档案资源，有助于拓展高校会计信息资源服务广大师生的途径和范围。以提供信息查询、数据分析、趋势研判等方式为目标，开发财务数据信息利用方式，满足校院两级总结财会规律、提供学校管理决策的转型需求，也就是通过恰当的方式加工海量相关性较弱的数据，使之转化、汇集、提炼成可以运用的信息，从而增强会计档案信息资源的价值[1]。

3.3   提高高校会计档案信息资源利用能力

结合学校实际，以业务需求和用户需求为目标，建成数据全面、智能共享、即时查询、精准服务的高校财务信息查询利用平台。提供全文检索、全库检索，采用先进的数据挖掘技术，优化检索模型，科学设置查询权限，满足利用者精准查询、有效查询，定期统计利用情况反馈，提高会计档案信息资源利用效率和服务质量。

4      大数据环境下高校会计档案信息资源集成与利用的实现路径

4.1   确立概念模型与配套标准

首先，确立高校会计大数据资源管理概念模型。一方面，对高校财务管理职能行使过程中产生、积累、管理和利用的数据进行基于会计业务环节的模块建立;另一方面，對会计数据资源产生、积累、管理和利用全生命周期的实体关系进行描述。以数据使用者和数据管理者关系为例，前者是信息资源管理链条中数据价值最终落地的一环，他们是信息提供与被提供的实体关系，关系的评价则依赖于会计数据利用需求实现的精准性和利用满意度等。

其次，统一会计档案信息资源管理标准。以固定的会计信息元数据，支撑高校会计信息应用体系的开发和规范，构建信息标准化采集、存储和运转模式，消解不同部门、不同系统间的会计信息共享壁垒。同时，应当在当前高校会计工作中尽早完善XBRL可扩展性商业报告语言等语言的应用[2]。通过元数据、格式、语言的统一，打通数据之间、数据库之间的直接连接，促进数据有效流动。

4.2   流程再造与权责划分

首先，根据数据处理要求、数据安全风险等因素，参照企业ERP环境有关需求，再造高校会计工作岗位和流程[3]。例如，根据数据风险程度和数据服务对象，实施前后台业务分离或整合，简单数据处理以后台程序为主，数据复杂程度高、风险高、需要会计判断的程序以前台审核为主等。

其次，对会计信息管理权责再确定，即通过科学合理地确权、鉴定、审核，保证数据使用权限准确、安全。根据会计审批、核算、支付结算、审计、资金调配等环节，确定信息的产生者、提供者、整理者、保管者、使用者、监管者，明确其范围、概念、权责。权责发生的信息同样必须全面集成，落实校、院财务归档责任，明确数据管理与利用责任。

4.3   数据全面集成

首先，建立可信任平台，打通会计、档案接口，通过系统选择、对接、整合，使包括会计核算系统、工资绩效系统、教学管理系统、资产管理系统、科研管理系统、党群经费系统、学费收缴系统等在内的系统数据或部分数据可通过接口即时归档。使平台能够通过电子簽名、OCR等技术生成电子文件，无法直接生成的附件材料通过影像扫描补充，确保生成、扫描的电子材料可读取、可检索、可长期保存。

其次，分步骤推进数据全面集成。集成范围包括：记载会计业务环节产生或接收信息的信息痕迹数据、体现实时会计信息流转进展的信息流动数据、记录信息管理和利用各环节履责情况的信息权责审计数据、反映会计信息安全状态和安全措施落实的信息监管数据、提供决策利用的过往决策分析数据、反映利用效果的综合服务数据等等。

4.4   确保数据保存环境

从政策、环境、技术、硬件设施等方面，确保会计工作中形成的信息按时归档、可连续归档，会计信息数据格式和保存环境要满足电子文件长期保存要求。在部分学校存储条件有限的情况下，融入会计信息“主数据”管理理念，档案部门定期实施会计档案价值鉴定程序，确保重要的元数据、信息内容、信息特征、信息环境在销毁或压缩的过程中得以保留或保全，或者通过算法设计开发，保留数据细节，使压缩的数据可在必要时得以恢复还原。

4.5   推进精准有效的共享利用

统筹档案管理、财务管理、统计学、大数据技术等领域的专业力量，深入开展数据挖掘技术在高校会计档案信息管理方面的应用场景与实施策略研究。学校可通过财务信息综合门户网站等途径建设专门的会计信息服务平台，通过Hadoop海量存储与处理技术、时序数据管理方法等，根据关联分析、对比分析、聚类检索、偏差分析、预测研判，满足广大师生在对应权限下，对会计信息进行精准查询、快捷利用。例如，院系不但可以查询年度收支情况，还可根据招生规模、生均定额比例、过往基本运行经费与发展经费收支等情况，预测来年对应经费的预算与支出，从而减少预算调整，规范经费划拨。

4.6   健全信息质量与安全保障体系

2019年4月，国家档案局、财政部、国家税务总局联合开展电子发票报销入账和归档试点建设工作，密切关注会计电子数据安全，相关行业将逐步建立健全数据质量评价体系和风险评估体系，设定会计档案信息质量与安全等级评价标准。在相关标准完善的过程中，学校档案部门应与财务、信息部门合作，采取定性与定量分析，设定安全保障目标、风险识别和管控措施，确保信息真实、有效、完整、安全、可用。有条件的高校要结合本校会计信息发展变化规律，动态调整数据质量和风险评估与应对措施，以防因业务流程变更、信息软硬件环境变化，造成访问权限调整不及时、危机处置不当、重要数据备份不足等问题。

4.7   树立高校会计档案信息资源管理经验典型

由于经费相对有限，并且财务管理模式、档案管理方式协同程度相对较高，高校可以参照企业做法，以数据技术发展为契机，争取地方财政部门试点建设支持，配套专门经费，获得政策、理论与实践指导，或者选择电子发票认证、处理与归档等发展较为成熟的技术、环节入手，形成可推广、可复制的建设经验，以点带面，推进高校会计档案信息全面集成、共享利用。

主要参考文献

[1]陈东涵.浅谈大数据时代管理会计的机遇、挑战与应对[J].财经界：学术版，2019（2）：97-98.

[2]李颖.ERP环境下会计档案信息资源管理探析[J].山西档案，2014（6）：60-62.

[3]周海泉，安颖，刘广锋.XBRL在高校管理会计中的应用探析[J]. 财会学习，2019（3）：95-96.