机构改革后如何为城建档案提供过程化服务与指导

于鹏

摘要：近些年来，我国城市建设的发展速度越来越快，进而整个城市的发展速度和城市建设的形象也得到了很大的提升，但是随之而来的就是用来记录城市建设的档案变得越来越复杂，使得城建档案的工作变得越来越繁重。本文旨在通过对机构改革后为城建档案所提供的过程化服务与指导进行探究，进而开创城建档案工作的一个新局面。

关键词：机构改革;城建档案;过程化服务与指导

引言：

在机构改革的新形势之下，城市建设的步伐正在变得越来越快，进而城市建设的档案事业也迎来了全新的局面，步入了一个新的发展阶段，在我国的大部分的城市，对于城市建设的档案管理都采用了一些管理的手段，从管理的层面上来说已经得到了改善，但是随着档案数量的不断增加，管理作用也已经发生了一些改变。

一、城建档案管理的意义

（一）城建档案可以帮助管理维修、改扩建提供依据

建筑物的各种老化的问题将会随着其使用年限的增加逐渐呈现出来，例如电线的老化、排水管的老化，又或者是随着使用需求的增加，原来的容量和规模已经不足以满足基本的需求，需要对建筑物进行维修和增容，这个时候就必须要查找以往的竣工图，进而对原有的管道走向和一些位置进行一个基本的了解[1]。还有的情况就是当前建筑物的功能随着时代的进步已经退后了，这时就需要查找原本的城建档案中建筑物的结构形式，在拆除墙的时候也要考虑这面墙是否是承重墙，拆除后是否会有影响，进而就可以将建筑物的结构改变，例如将住宅楼改成商用楼等。

（二）城建档案可以帮助城市建设提供依据

城建档案的一个重要的作用就是为城市建设提供依据，特别是在对城市的地下空间的规划的过程中作用更是巨大的，若是未能将地下的管道和一些线路的安全距离成功的计算出来，事故的发生概率则会大大的增加，例如，天然气管道和电力通讯的线路之间的距离若是太近则会引起爆炸事故的发生。

（三）城建档案可以为司法鉴定裁决提供法律凭证

在城市建设的过程之中，一些质量事故偶尔会发生，当事故发生后，司法机关就需要从城建档案中提取一些工程图纸来进行对比，检查施工的过程是否完全按照图纸来进行的，发生变更的位置应该应该标记出来，并且查看变更手续是否合法有效，是否具备完善的审批机制，若是施工的过程没有一个严格的审查过程，事故的发生概率也会随之提升，同时也会在城建档案之中记录下来。

二、机构改革为城建档案提供的过程化服务与指导

（一）资金投入数量的增加

随着机构改革的进程，城建档案馆应该积极地去争取资金，进而使得档案馆数字化建设的进程大大的加快，获得充足的资金后应该将档案馆的计算机硬件、办公条件以及库房的条件进行提升，软件的开发也要早日开始，争取一些满足当前时代特征的先进仪器，例如扫描仪、数码设备、自动报警装置等。应该将档案收集的力度加大，尽快完善档案馆的资源，同时也要将馆藏的结构进行调整。在对档案建设和馆藏变得更加丰富的同时也要将档案馆的利用效率充分的发挥出来，对于一些重要的信息档案馆可以提供有偿服务，进而增加建设的资金，使得档案馆的管理工作可以更加的高效。

（二）管理人员素质的提高

随着机构改革的发生，档案馆管理人员的素质也需要相应的进行提升。提升的方式主要有三种，一种就是从外部积极地引进人才，引进人才的重点应该是那些兼备档案管理技能和计算机技术的综合性人才，另一种方法就是对内部的员工进行一些定期的技能培训的工作，加强人才培养的力度，通过多种不同的方式，对档案馆现有的工作人员进行教育，例如竞争上岗的方式，也就是让档案馆现有的工作人员通过一段时间的培训后，在内部进行一场测试，测试成绩好的员工将会被留下继续任职，进而不断地激发工作人员的竞争意识，在无形之中整个档案馆的员工素质将会变得更加的专业。对档案馆现有的工作人员进行教育，进而打造一支既具备基本的知识又具备专业技能的队伍，队伍中的成员应该是勇于进取，敢于创新，对新的事物具备很强的接受能力的工作人员。最后一种方法就是开展档案业务的观摩活动，从其他的档案馆的日常工作之中学会取长补短，积极地去引进最先进的管理经验，将领导和业务人员的管理水平进行提升。

（三）城建档案管理的安全建设的强化

相较于管理工作来说，安全工作也是一件责任重大、十分复杂的工作，它和城市的发展问题和安全问题息息相关。所以在城建档案的管理过程中，城建档案系统的安全性一定要具有一定的保障，首先需要建立一个防火墙体系，确保档案馆所使用的网络是安全的，日常的病毒查杀和防火墙等方式可以使得档案馆的网络免于黑客的攻击，减少了重要资料泄露的可能性，同时可以通过类似于访问账户控制的方式对于可以访问的人员进行限制，异地备份以及恢复系统的工作也不能掉以轻心。此外，在进行管理的过程中，所选择的外包公司的资质应该是非常强的，将企业管理的风险意识进行提高，保密措施建设也不可以忽略，档案出入库的审查工作和清点工作也應该做好，防止丢失和损坏现象的发生[2]。

（四）城建档案一体化管理

首先需要做的就是将档案馆的功能进行扩展，制定一些相应的规章制度，使得档案的整理规则清晰明了，历史规划也需要同步进行，将规划档案与档案馆原有的城建档案关联起来，以供城乡规划建设系统的使用[3]。其次，应该以项目为主，将建设管理以及竣工档案进行一体化管理，从用地开始就先进行立项管理，进而在整个项目的生命周期过程都进行管理。

三、结束语

总而言之，机构改革后的城建档案管理工作将会变得更加的高效和清晰，城建档案也可以为整体档案的管理提供了可供参考的经验，作为重要的档案管理部门，一切的工作都应该以我国城建的基础工作作为基础，将档案管理的工作积极落实，为促进城市建设的发展做出积极的贡献，相信在所有工作人员的共同努力之下，城市建设档案管理工作将会变得更加的高效。

参考文献：

[1]李琦.在机构改革下对城建档案一体化管理模式的探索[J].城建档案，2011 （2）：37-38.

[2]苏克惠.事业单位分类改革合并后档案管理网络化刍议[J].城建档案，2011 （7）：81-83.

[3]刘兴晖，王素洁.机构改革后的广电系统档案建设[J].兰台内外，2014 （5）：70-70.