做好办公室文秘综合管理工作的思考

张玉龙

【摘要】我国社会经济的不断发展和生产力水平的进一步提升，办公室文秘管理工作的重要性日渐凸显。不断提升办公室文秘综合管理工作的质量和水平，能够为企业的稳定运营提供良好的前提条件。

【关键词】办公室  文秘综合管理工作  思考

做好办公室文秘的综合管理工作，有利于提升办公室工作的效率，为企业提供良好的基础保障。从建立完善的规章制度、提升公文写作能力、做好细节管理工作、确保各项事务落实、加强与各部门的沟通和提升自身综合素质。

一、企业办公室管理的意义以及存在的不足

（1）缺乏健全的办公室管理制度。“没有规矩不能成方圆”，在新时期的大背景下，我国企业办公室管理工作还存在很多不足，尤其是缺乏健全的管理体系，无法为实际管理工作提供参考。首先，办公室管理制度不规范，工作分配不科学，存在职能交叉或空位的现象;其次，办公室管理监管不严格，监督工作不到位，考评不及时，不利于调动办公室管理者的工作积极性;最后，管理制度执行力较差，有些部门不重视，执行工作不严格，存在职能缺失现象。

（2）办公室服务工作不科学。企业作为国家基础建设行业，与百姓的关系十分紧密，作为特殊的资源供应产业，其工作宗旨就是全心全意为人民服务，缺乏服务意识，在深度和广度上认识不明，会严重阻碍企业职能的发挥。具体而言，企业办公室服务层次不明，深度不够，管理流程不细化和完善，影响了服务范围的延展。据调查发现，有些办公室管理者无法及时答复人们的问题，管理枢纽性作用不能凸显，信息服务严重滞后。

（3）企业办公室管理人员的综合素质有待进一步提高。企业办公室管理内容多样，涉及到管理、服务等各项工作，管理者经常身兼数职，繁重的作业也会制约他们的发展。另外，一些企业的职工也没有接收过正规系统的学习，创新意识淡薄，组织素养不高。其中还包含很多老员工，他们的思想意识落后，对办公室管理不了解，信息技术掌握的不好，无法构建一支高水平的管理队伍，严重损害了国家利益。

二、办公室文秘综合管理工作的策略

（1）建立健全规章制度。建立完善的规章制度是提高办公管理效率的有力保证。能够实现对办公室秘书行为的有效约束，有利于规范办公室工作流程，促使办公室秘书树立严谨的工作态度，为企业发展保驾护航。因此，企业应以完善办公规章制度为出发点，在深入了解企业发展经营特点的基础上，制定切实可行的办公制度，充分征求各部门意见，完善科学合理的办公制度。同时，在制定办公制度过程中，应使用简明扼要的语言，防止词语不表达意思的现象。加强对办公室制度实施的监督，完善办公室制度的实施，不断提高办公室秘书综合管理水平。例如，办公室的一个公司开发了一种良好的考勤系统，卫生系统，离开系统，办公室工作人员要严格遵守纪律，按时上班，不迟到，提前离开，办公时间坚持后，出去办事办公室领导报告行踪，时间和保持工作联系。除特殊情况外，不允许有任何空缺职位。一切职权范围内的事情都要积极解决，不能解决的，要向领导请示。领导交办的任何工作都应完成完成報告后交给领导处理结果，使工作紧密联系，很好地完成。同时，办公室秘书要注意自己的形象，做整洁的衣服和帽子，外表大方，遇到人要待人处事讲礼貌，对其他部门和外籍员工要热情接待。

（2）做好细节管理，确保各项工作精益求精。细节决定成败，细节决定世界。秘书工作的核心是文字、文件和服务。写作要高标准，语法、政策、意识形态上不能有低级错误。每句话都应该精心表达其意思。文件流转也是一项精细的工作，要实现闭环管理，从文件的接收，到文件的流转，到文件的回收、销毁或返还，整个过程都应该是闭环的，要做好文件编号、进度跟踪等细节工作。要牢固树立精品服务理念，注重服务细节，突出服务效率。我们应该对每件事都一丝不苟。我们要把难的事情办好，把急的事情办好，把杂的事情搞清楚，把复杂的事情简单化。

（3）做好监督管理工作，确保各级监督要求及时落实。做好员工助理。秘书工作人员的作用主要体现在传递文件、会议记录、监督待办事项清单等方面。各级领导每一天有很多文书工作，和解决各种问题，办公室秘书人员好第一遍，好文件过滤器优先，有三种方式到纸质文件中心的来源，一个是通过传真接收文件，二是通过机要处转来的上级或兄弟单位文件，三是部门主管部门加盖公章后直接由秘书长中心的文件。其中，通过传真机收到的文件要进行筛选，有相当多的文件是一些社会组织或团体发出的会议邀请函、购买刊物的信件等，对于这类文件应该直接销毁。其次，做好会议记录也很重要，特别是每周一的中心例会和各类总结会议。领导的要求必须高度细化，及时反映在会议纪要中，并将会议纪要，特别是会议安排的待办事项传达给中心的每一位员工。必须在会议纪要中明确时间节点和完成标记，并及时跟踪监督执行情况，确保上级要求和领导指示得到迅速落实。

（4）做好沟通策划工作，确保工作的和谐高效。凡事都是先做后做。做任何工作必须提前规划、合理布局，根据任务的重要性，重点工作，运行的时间长度，合理的工作计划，提前坚定地建立一个概念，总是事先准备，提前，提前规划，做到早知道，提前部署工作，早期干预，每个节点在控制的过程中，确保组织目标的实现。每一项工作都要与人打交道，沟通至关重要，要有大局意识。做好工作如果沟通充分，肯定既正确又有效，反之，必然效果不好。因此，要加强内外沟通，主动“早”，努力“细”，妥善处理和解决各种复杂问题，确保各项工作有序推进和高效实施。我们要做好“总调度员”和“总管事”，充分发挥“桥梁纽带”的作用，在整体服务中，协调各方，不做不替代，协调不放不握手。要善于集中团队政策，凝聚团队力量，发挥团队智慧，时刻保持吃苦耐劳的心态，在和谐和谐的氛围中推进各项工作。

（5）做好身心管理工作，保证良好的身心素质。身体是革命的资本。听起来很俗，但是很实用。办公室工作任务繁重，工作关系错综复杂，只有具备良好的身体素质和心理素质才能从容应对繁杂的心理、身体工作和控制、调节个人情绪。做事急为“快”，快而不乱，慢为“稳”，稳而不拖，在任何工作中都要从容不迫、从容不迫。在工作中要始终保持奉献的热情和毅力，要对工作充满热情。

总之，做好细节管理工作，确保各项事务落实，能够提升办公室文秘综合管理工作的办事效率。

参考文献：

[1]王萍.浅谈如何做好新时期企业办公室文秘工作[J].2017.

[2]林杰.浅谈做好办公室文秘综合管理工作的思考[J].2017.