大型矿企采购组织构建与职能配置

刘谦明｜文

科学有效的企业采购组织，既是企业物资采购目标的保障，也是采购监督与效率的保障，如何做到采购组织科学有效呢？笔者在长期的实践中，对采购组织进行了深入研究、积极探索与实践，取得了良好的效果。

本文讨论的采购组织设计，是指企业采购供应部门内部如何进行岗位设置、部门设计，以及它们之间的关系。采购组织设计内容主要包括职能设计、结构设计。职能设计主要是确定采购组织的职能，并将职能分解到采购组织内部各个管理层级、部门和岗位上。结构设计主要是确定采购组织设置哪些层级、哪些部门、哪些岗位，以及层级之间、部门之间、岗位之间的关系。

采购组织设计的原则

组织设计的原则较多，笔者认为，归纳起来主要遵循以下两大原则。

目标原则。企业采购目标是采购活动所要达到的总体效果，所谓目标原则就是，采购组织设计必须以实现采购目标为前提，不能实现采购目标的组织设计是不可取的。

流程原则。采购流程是指采购活动各环节的流向顺序，包括采购过程中的环节、步骤和程序。所谓流程原则就是，采购组织设计必须应保障采购流程能够有效，并且高效的实施。

制定明确的采购目标

在进行采购组织设计之前，必须制定明确的采购目标。

在激烈的市场竞争环境下，作为企业生产经营活动的重要组成部分之一的物资采购，不仅承担保障供应的责任，而且是企业竞争与争夺的利润源。此外，不论是国有企业还是民营企业，防止采购活动中出现舞弊行为，是前两项责任的重要保障。根据本人从事多年的物资采购管理实践，企业采购目标可明确为“6+2”，即“保供、创效、控储+安全”。

保供。即保障供应，这是物资采购的基本职责，保障供应要体现在以下三个方面，即依照采购需求按时、保质、保量。创效，即通过科学的采购方式设计与实施，使得所采购的物资综合（使用）成本较低。控储，即在保供的前提下，尽量少储备物资，以减少资金占用金。安全，即通过有效的监督，使得物资采购活动不出现舞弊行为。

采购组织设计的目标原则，就是要求采购组织设计必须以实现采购目标为前提，具体要做到以下几个方面：一是部门的责任明确，部门之间的责任边界清晰；二是要把采购寻源开发以及制定采购方式摆在重要的位置；三是要体现采购审核关系，设置专门的监督部门。

采购流程设计

采购流程不仅是采购组织设计的原则，而且是采购目标实现的保障。

企业采购流程设计分为二级设计，一级为采购供应基本流程设计；二级为采购实施流程设计。不论是一级流程还是二级流程，都必须能兼顾效率与监督，效率就是要求采购环节不宜拆分过细，导致流程过长，工作效率降低；监督就是要求做到“不相容职务（岗位）分离”。

1.企业采购供应基本流程设计

通过对企业采购供应全过程的动作分析，将采购计划、采购实施、采购验收、采购支付等环节进行分离，由不同的单位和部门负责。

用户编制（提交）采购计划，由用户编制物资采购计划，各用户在规定的时间内，向企业采购部门提交。采购部门实施采购，企业采购部门接到所有用户的采购计划后，实施统一采购（集中采购），确定供应商，并签订合同。用户验收，供应商将物资送达用户指定地点后，用户根据合同进行验收，并开具验收单。财务部门支付货款，企业财务部门根据采购合同及验收单，支付货款。

2.企业采购实施流程设计

通过对企业采购实施的全过程的动作分析，将采购方式、供应商（范围）选择、供货商确定三个核心环节，交由不同的部门负责。

采购方式选择，根据采购计划的交货期、数量（金额）、质量等，以及供应商资源情况，国有企业还应结合国家有关采购法规等，选择合适的采购方式，采购方式包括以下几种，招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购。供应商选择，根据采购方式及采购计划，选择合适的供应商参加企业采购供货“竞争”。编制采购文件，根据采购方式编制采购文件，采购文件的主要内容是采取什么方法确定供货商。确定供货商，根据采购文件规定，确定供货商。签订采购合同，根据采购文件，由采购部门与供货商签订采购合同。

采购组织设计的流程原则就是，采购组织设计必须应保障采购流程能够有效，并且高效的实施，同时要求流程的各环节要一一落实到具体的部门负责。

企业采购组织设计

企业采购组织职能较多，根据企业采购目标，确定采购组织职能，主要包括以下内容：建立健全企业采购供应的管理制度，指建立健全企业采购供应各环节的管理制度，以规范采购供应的行为，例如采购计划制度等。采购计划管理，主要包括对采购计划编制的具体内容、提交时间、频率等提出要求，并实施审核，为采购实施提供依据。供应商管理，主要是指采购寻源，包括供应商的开发引进、考核评价，以及建立供应商档案，为采购实施中的供应商选择提供依据。采购方式管理，根据采购计划，选择合适的采购方式，并依据企业采购相关制度进行审核。采购成本控制，根据企业采购相关制度，科学的制定确定供货商的规则，以采购获得综合（使用）成本最低的物资。采购质量控制，主要包括建立质量问题处罚规则、强化物资验收等。采购合同管理，主要包括合同签订、合同履约等。

采购绩效管理，主要包括建立采购组织内部各部门的绩效指标、考核标准，以及奖惩规则；制定提升绩效的措施等。安全管理。主要包括强化采购流程、制度的执行监督；廉洁风险的识别与控制等。

确定采购组织层级，采取两级直线职能制，即采购供应部门领导——内设部门。

根据采购组织设计的目标原则和流程原则，以及采购组织职能设计等，采购供应部门内设部门设置三个职能系统，采购管理系统、采购商务系统、综合及风控监督系统，每一职能系统设置相应的部门（岗位）。

1.采购管理职能系统

设立一个采购管理部门。部门职责：负责建立健全采购供应管理制度；负责采购计划审核、汇总、分解；负责组织制定采购方式；负责审核采购文件，并组织采购实施；审核采购结果、处理采购质量等问题；负责组织开展采购经济活动统计及分析。

部门内设岗位：经理、计划审核员、采购管理员。

设立一个供应商管理部门。部门职责：负责供应商管理制度的制修订；负责采购寻源，即制定供应商的引进、开发计划，并组织实施；负责供应商范围的选择，以及对签约供货商的审核；负责组织对供应商的日常考核评价。

部门内设岗位：经理、供应商管理员。

2.采购商务职能系统

根据企业采购物资类别、规模等，结合专业化，设置若干个采购商务部门。一般来说，采购商务职能系统，分材料、设备、备件三个子系统，每个子系统设置若干个采购商务部门。

采购商务部门的职责：配合采购管理部门做好采购计划审核；配合采购管理部门制定采购方式；配合供应商管理部门做好供应商管理开发、引进，以及日常考核；编制采购文件，具体实施采购，签订合同，办理结算；协助处理采购质量、数量异议和合同纠纷等问题；负责分管物资供应的风险防范控制。

部门内设岗位：经理、采购商务员。

3.综合及采购监督职能系统

综合管理部门。部门职责：负责采购供应部门的运行管理，包括协调、督办，以及综合事务等；负责采购供应部门的人力资源管理，主要包括招聘、培训、绩效考核等；负责采购供应部门内设部门之间的协调。

部门内设岗位：经理、人力资源管理员、文秘及统计。

设立一个风控监督部门。部门职责：参与采购管理各项制度的制修订、参与采购流程的制修订；负责定期组织采购风险识别及分析，组织制定风险防范措施，并组织实施；负责对采购制度、采购流程执行情况进行检查、监督；负责受理采购供应过程中各种投诉，并组织处理。

部门内设岗位：主任、风控监督员。

结语

采购组织设计完成后，关键在于落实，同时要保持稳定和不断完善，只有这样，才能适应不断变化的企业环境，才能促进采购目标的实现。