城市商业银行档案管理之收集浅析

薛燕

城市商业银行是20世纪90年代中期形成，以整合地方城市信用社资源组建而成。它和地方政府、企业、个人在日常管理和各种业务活动并产生大量与其业务相关的各种文件档案。因此城市商业银行档案的重要性不言而喻，加强对城商行档案收集工作势在必行。收集工作是档案部门积累档案的手段，是档案工作的第一个重要环节。做不好档案的收集工作，就没有完整的档案，也就不会有健全的档案工作。本文针对某城商行档案管理中收集现状和问题，就如何加强档案收集工作进行探讨。

一、某城商行档案管理现状

某城商行是当地首家成立的独立法人资格的地方性股份制商业银行。某城商行实现了对全省11个城市的全覆盖。某城商行档案工作实行总行统一领导、分级管理的原则，同时接受同级地方档案管理机关的指导，监督和检查。总行、各分支机构确定一名行领导分管档案工作，将其纳入本行的工作计划之中，并要求在档案机构设置、人员配备、费用开支和库房建设等方面给予保证。总行办公室档案中心是全行的档案管理牵头部门，同时要求各分支机构在办公室配备专职档案员，总行、各分支机构所有职能部门设立专（兼）岗位，以保证档案工作的有序幵展。

二、某城商行在档案管理收集中存在的问题

（一）档案收集没有统一的档案规范标准。某城商行采用“条线管理”，由档案的主要形成部門负责本条线档案管理收集工作，制定各条线的制度、标准，档案管理办法实施细则， 办公室只负责将本级机构产生的文书档案进行收集，相关会计档案、信贷档案、人事档案由各业务部门各自管理。办公室主管的文书档案管理标准和规范不足以涵盖其全部范围内容。银行业务譬如：公司信贷业务、个贷业务、资产管理、基金理财业务、保险业务、金融市场、信用卡业务、网络金融等，大量银行业务文件材料产生。银行档案内容的不断丰富，为商业银行档案收集工作的提出了专业要求，如何界定在业务部门产生的文件资料中，哪些是文书档案收集范围，哪些是业务归档范围，又该归入哪部门业务档案的范畴，如何对业务档案进行区分和收集，对后期整理利用提出了的严峻考验。

（二）专（兼）职档案人员在专业能力和工作时间无法保证。不管是文书档案还是信贷档案、会计档案、人事档案在形成到收集阶段，某城商行的专（兼）职档案人员在办理业务的过程中，对应当归档保存，但是根据实地调查发现，有些业务部门的档案移交时间是没有具体明确要求的，档案移交范围不是很明确，导致业务档案积压在部门或个人手中。使得档案移交无规范、不及时的状况频频发生，给档案的实体内容安全管理带来一定的威胁。档案的收集没有纳入规范管理，档案的整理、鉴定、保管等实体管理环节就无法保证按时到位，档案信息管理环节的统计、检索、编研、利用等管理工作缺乏最基本的实体依据，成为无米的巧妇，一系列档案管理的工作不能顺畅衔接，信息的调整反馈工作无法到位。大部分部门的档案人员是兼职，一人多岗，档案的收集整理工作不是主要工作，无法把全部精力投入到档案管理工作中去，档案专业方面的学习也得不到有效补充，直接导致档案的收集不完整、丢失、缺损等现象发生。

（三）档案保管方式和档案考核机制直接影响了档案的收集工作。某城商行档案管理部门和相关业务管理部门采取了自行保管和外包两种方式。各部门只负责各自领域业务管理活动的推进，对涉及到档案资料形成移交不重视，使得档案收集过程中的各个部门联动机制没有发挥作用，档案员孤军奋战局面。在绩效考核上对档案移交收集工作没有明确的考核指标，导致部门从思想上不重视档案工作。

三、某城商行档案管理收集改进建议

（一）完善机构档案管理制度，搭建大档案体系。根据新颁布的国家档案管理办法结合金融业务的特殊性，及时修订本机构的总体的档案管理办法，结合本行业务特点，针对文书、信贷、会计、人事、科技、基建、声像、实物等档案类别，制定档案归档整理规则方案，对各类型档案的收集工作环节则要制定具体的易懂易操作的归档范围。

（二）培养档案专业队伍，增强全员档案意识。要培养一支属于本行的可以长久从事档案工作的专业档案人员，通过行内培训，到同业学习，每年将参加国家档案机构组织的档案人员培训班列入必修课，做到档案人员持证上岗;通过内外网、行报、微信公众号等可利用的宣传工具，普及档案常识，增强全行员工的档案意识。让全行从上到下认识到档案工作是一项与自身工作密不可分。形成人人重视档案，收集档案良好氛围。

（三）加强档案的考核检查力度，与绩效考评挂钩。总行每年要定期，对各业务条线档案管理工作，对各级分支行、各部门档案工作进行全面检查，本着找问题，及时修正;通过检查对各机构的档案管理工作进行考核，通过激励约束机制进行监督和促进。

总之，银行档案管理中的收集工作是一个任重道远的系统工程，只有将第一步收集工作做好，做到位，才能为后期档案整理、利用等提供基础，才能最大限度的发挥档案的社会效益和经济效益。

（作者单位：晋商银行股份有限公司）