加强高职院校档案管理的措施

蔡艳莉

【摘要】传统的档案管理更多采用人工的管理方式，纸质档案在传递过程中，容易出现丢失、损坏等情况，而且档案管理的效率不高。部分职业院校对于档案管理工作重视度不足，导致档案管理不规范、管理人员专业性差、基础设施不完善等问题。本文主要研究高职院校的档案管理工作，针对存在的档案管理问题，提出加强档案管理的一些对策。

【关键词】高职院校;档案管理;问题;对策

一、高职院校档案管理存在的问题

（一）档案管理不规范。许多高职院校根据国家档案管理的要求，建设档案馆，也形成了档案管理的组织和流程，但是档案管理制度依旧不完善，管理人员存在职责不明的情况，而且档案管理工作也不规范，存在档案没有及时归档、档案分散管理的情况。部分基层单位，由于档案不整理、胡乱堆放、不装订，经常出现档案遗失或者损坏的情况。档案管理有着机密性，但是部分管理人员缺乏保密意识，档案的移交和借阅手续不明确，管理工作也缺乏合理的考核办法，导致档案管理存在乱象。

（二）管理人员的素质偏低。档案管理工作是专业性的工作，管理人员的素质直接关系着档案管理是否“科学、标准、规范”。现阶段，高职院校档案管理缺乏专业化的人员，尤其是档案的信息化管理以及档案开发等方面的人才缺乏。部分院校档案管理人员甚至是兼职，并不是专业从事档案管理的人员，而且还存在更换的情况。正是由于档案管理人员素质偏低，缺乏档案管理的意识，专业性不够，影响档案管理工作的效率和质量，同时也降低了档案的开发和利用率。

（三）管理方式落后。现阶段，高职院校在数字档案室建设方面一直比较滞后，许多档案管理工作依旧是传统的管理方式，也就是手工管理的方式，工作效率低下，无法满足档案信息化的要求。一些档案管理软件并没有在高职院校得到推广和使用，一些现代化的技术，例如校园数据库、校园网络等，也没有在档案管理工作中应用。可以说，高职院校的档案管理依旧处在一个管理的阶段，没有将其上升为服务阶段。部分高职院校虽然开始建设数字档案室，应用信息化技术，但是应用程度偏低，只停留在数据统计方面，数字化管理水平低，难以实现整体档案的开发和利用。

二、加强高职院校档案管理的措施

（一）制度保障，建立健全档案管理制度。为了保证高职院校档案管理工作的有效开展，需要建立配套的档案管理制度。档案管理工作的开展，应该本着科学、规范、标准的原则进行，理顺档案管理的流程，建立起学院、单位、部门的档案管理制度，明确档案管理的各项操作流程和标准，例如，档案的鉴别和整理工作、档案的保管、档案的归档、建档、档案移交和借阅等，明确各项工作的要求，并将具体的工作责任到人，可以很好地提升管理人员的责任心。同时对档案管理工作进行量化考核，依靠奖惩的机制，调动起院校档案管理人员的积极性，让其努力自觉地遵守各项规定，做好档案管理工作。只有这样，才能保证档案管理工作的标准化和规范化。

（二）人员保障，建设高素质的档案管理队伍。档案管理人员的素质直接影响着档案管理的工作效率以及质量，高素质的档案管理队伍不仅可以保证档案管理工作的规范化，而且可以促进档案信息化的发展。首先，高职院校需要为档案管理岗位配备稳定的档案管理人员，必须是专职人员，保证档案管理工作的稳定性。其次，提升综合素质。新时代，档案管理人员需要具备良好的思想政治思想，还要有着档案管理的专业知识，同时掌握现代化的信息技术。因此，高职院校需要做好档案管理人员的引入和培训工作，分层次、分阶段、有计划地开展人员培训，让档案人员熟练地掌握档案管理各环节的工作内容。最后，注重档案管理人员应用现代化技术的意识，强化其信息化水平和能力，更好地推动高职院校的档案信息化建设。

（三）创新方式，推动档案的信息化建设。随着信息技术的发展，档案管理信息化建设已经成为档案室发展的必然趋势。新时期，高职院校需要做好档案管理的创新，建设数字档案室，推动档案信息化建设，促进档案管理工作的创新和服务创新，例如，档案管理的网络化、数字化、检索自动化等，这已经成为档案管理的发展趋势。因此，高职院校应该注重数字档案室的建设，加强资金投入，为档案管理做好基础设施、硬件和软件准备，加快檔案管理的信息化进程。创新档案管理方式，加快纸质档案的数字化转换。加强对网络技术的利用，将档案的手动检索转变为借助计算机开展自动化检索，提升档案管理的效率和质量。

三、结束语

综上所述，高职院校档案管理工作由于重视度不足、资金投入少、制度不完善，导致档案管理工作不规范，档案损坏丢失的情况经常出现;档案管理人员素质偏低，专业性较差;档案管理方式落后，依旧采用传统的档案管理方式，管理效率差，缺乏档案的开发和利用。因此，加强高职院校档案管理工作，应该注重档案管理的信息化建设。首先，健全档案管理的相关制度。明确各项工作的职责要求以及管理规范，以制度规范管理行为。其次，人才建设。做好档案管理人员的引入和培训，打造具备综合素质的管理人才队伍。最后，创新方式，推动档案的信息化建设。加快纸质版档案向着数字档案转化，加强对信息技术的应用，加快档案信息化的进程。

【参考文献】

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