现代信息技术在档案管理中的运用

史文伟

摘要：二十一世纪以来，全球性产业革命持续升级，各行各业的生产方式都发生了变化，我国也提出了创新强国的发展战略。在档案创新领域，互联网+以及大数据信息技术是较为火热的研究课题，许多档案主体部门开始探索利用这些信息技术来创造更多的社会效益和经济效益。在信息社会，档案信息化水平决定了档案利用程度，档案管理人员紧跟时代步伐，牢牢抓住大数据技术这一有力抓手，能够平衡档案管理质量与效率的关系。大数据技术在档案管理领域仍然处于一个不成熟阶段，内部需要要素还有待探讨，因此，文中难免存在些许疏漏，需要在今后的研究中加以完善。

关键词：大数据;信息技术;档案管理;运用

1.档案管理领域运用大数据技术应坚持的原则

1.1实事求是原则。近些年来，大数据技术发展速度迅猛，大数据技术与互联网技术、人工智能技术和其他信息技术的融合趋势加强，大数据技术在信息处理上的能力也有了显著的提升。因此，档案管理人员要用动态的眼光看待档案管理工作，根据单位档案工作实际选择合适的信息技术。单位要保障人力、物力和财力的开支能够跟上档案实际工作需求。例如，在人力资源管理上，单位要培养档案管理人员的大数据技术、互联网技术的运用能力，提高档案管理人员操作软硬件设备的能力。在财力开支上，单位要保障信息化设施的购置经费，购置先进的计算机和其他信息设备。

1.2系统性原则。运用大数据信息技术进行档案管理本就是一项复杂性的系统工程，单位只有站在系统、整体和宏观的角度去审视档案管理工作，才能真正提高档案服务能力。因此，单位要从绩效考核、岗位安排、工作流程、培训管理等各个方面予以加强，分析档案管理各个要素与要素之间的联系，构建宏观的档案管理体系。除此之外，档案管理部门也要协调好与其他部门的关系，做好信息资源汇总归类工作的同时，也要提高档案服务质量。

2.互联网时代档案管理信息化特点

在这个快速发展的时代，互联网时代的到来使得档案管理的效率得以提高，跟以前的纸质档案相比来看的话，人工工作量也得以减少，因此互联网对传统档案管理模式有极大的影响。档案管理工作的特点主要从以下几个方面体现：

2.1技术手段丰富。互联网信息技术让档案管理更加多样化，同时在传统的档案管理中，纸质档案管理比较费时，且容易受到外界环境的影响，丢失和缺损是主要问题。在纸质档案管理中，资源消耗较大，管理工作者的任务量大，从记录到整理到备档等，均需要通过人工来完成，这样就是的其准确度下降，容易出现失误。互联网则是信息存储变得十分方便，将档案以电子的方式存储于计算机中，方便使用者随时调取和查看，且档案可以以多种形式进行存储，便于档案的分类管理，降低了管理成本和工作强度，管理手段越来越丰富。

2.2拓展服务空间。互联网时代，大信息量状态是档案管理的普遍问题。与以往比较来看，纸质档案显然无法跟上信息增长的节奏。并且占用空间远超过电子档案管理。而在空间成本逐年增加的基础上，信息的增长无疑是提高了成本。在这一背景下，互联网以虚拟空间的形式出现，极大的降低了档案占有空间。并且计算机的存储空间与现实意义上的空间在概念上存在不同，档案的实际占有面积降低了，其管理成本也自然的降低。位于计算机中的档案信息可以随时供企业人力资源等部门查阅，使企业员工信息更加清晰，便于员工的调度及安排，突破了空间的限制，显示出档案管理专业化。

2.3提高档案时效。如今，档案管理模式开始变成互联网下的管理模式，其有效性的研究也就是管理中不可缺少的任务。如在档案管理过程中，很明显是针对当前的信息的，如不能根据当下信息的变化而改变，则档案无实际意义。此外，网络电子信息化档案管理方面，通过权限设置，采取分级管理的方法来阅读和使用档案。互联网的档案管理则通过计算机系统的操作，不改变原档案就能够更改信息。这样既方便档案信息更新，又提高了其存储性，实际作用大大增强，企业人力资源也得以发展。结合云处理技术，信息档案的工作强度下降，工作实效性提高。

3.档案管理信息化水准提升方法

3.1从根本上转变传统管理理念，运用科学的档案管理信息化思维，正确引导广大人民对现代化的档案管理进行全新的认识，重视档案管理信息化技术，营造优秀的内外环境来适应信息化技术，培养我们新的档案管理技能。档案管理信息化是新世纪的一项工程，它成功了对我们子孙后代来说都流芳百世。

3.2增强对从业工作者的技术指导，强调综合性技能。档案管理信息化的发展需要高技能的团队，树立“人才第一”的观念，加大力度培养一大批既擅长档案管理又精通信息化技术的团队，是有力保障档案管理信息化的基石。

3.2加强财政资金投入，保证基础建设实施。尽快推进传统档案管理向信息化方向转变，促进国家档案管理健康、快速、可持续的发展。近些年来，我国档案管理信息化的运用，虽然付出了很大的努力，付出了相当的人物财务精力，却始终还处于初级阶段。许多人都没有意识到“数据环境”在档案管理信息化系统应用中对模块功能的重要性，造成开发出来的应用程序功能单一、水平低下。档案管理信息化建设的重点是数据集成，而其信息化建设以数据库和文件入手，提高主题数据库的等级，优化高级检索系统。

3.4规范档案管理信息化工作，既能解決当下许多问题，又有利于档案管理信息化事业长远发展。能正确快捷的切入传统档案管理与现代化计施算机技术的运用长期面临的困扰，更加迅速更加完美的创造一个数据环境为计算机提供服务。从高层领导到基层从业人员，档案管理信息化工作的规范化都必须严格执行。具有较大范围纺一协调权限的高层领导，把握住整个系统的方向和原则。基层工作的程序序开发代码编写人员，用行业规范来要求平常的编程工作，同时监督其他相关人员规范化的工作，让档案管理信息化工作达到行业要求。

参考文献：

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