档案信息化建设对档案工作规范化管理的促进作用

易斯斯

摘 要：在21世纪，档案信息化建设对企业档案管理工作的高效发展至关重要，简而言之，加强档案信息化建设方能有效推进企业档案工作规范化管理，全面提高档案管理效率。然而，纵观整体，不难看出当前的企业档案管理工作中依然存在多方面的问题，主要问题包括企业档案管理部门对档案规范化管理工作缺乏正确认知，档案管理人员职业素养偏低，档案信息化建设相对落后。本文将在简述档案工作规范化管理问题的基础上综合探讨如何发挥档案信息化建设对档案工作规范化管理的促进作用，希望能为企业档案管理工作提供借鉴方案。

关键词：档案信息化建设；企业档案管理工作；规范化管理

在信息时代，企业日常经营管理工作中有大量的电子文件、信息资料与相关档案，如果依然使用传统模式保存和管理这些资料，不仅会影响管理工作效率，而且难以充分开发档案资源。因此，企业必须充分引入先进的信息技术，重视加强档案信息化建设，推动本组织档案工作規范化管理，转变传统管理模式，组建完善的档案信息化平台，对各种档案文件进行分类存储以方便后期查询、调阅与更新。

1 企业档案管理工作的现状问题

1.1 档案管理部门对档案规范化管理工作缺乏正确认知

从整体视角来看，部分企业档案管理部门对档案规范化管理工作依然缺乏正确认知，没有意识到加强档案信息化建设的重要意义，档案管理模式无法与信息时代背景相适应。受此影响，大多数工作人员也对档案规范化管理工作缺乏应有的了解，不会运用信息技术对档案资源进行管理，进而导致档案管理效率较为低下。

1.2 档案管理人员职业素养偏低

档案管理人员职业素养偏低这一问题主要是指档案管理人员对档案工作规范化管理流程和档案信息化建设缺乏全面性了解，在日常工作中，档案信息化操作技能与信息素养存在一定的欠缺，难免因为操作不当而导致档案信息流失或者泄密。

1.3 档案信息化建设相对落后

目前，部分企业内部档案信息化建设还相对落后，特别是中小型企业，这些企业组织因为资金、技术等方面的限制没有购置先进的计算机软硬件设备，陈旧的设施难以满足电子版档案信息管理标准，无法对档案工作规范化管理发挥应有的作用。

2 如何发挥档案信息化建设对档案工作规范化管理的促进作用

2.1 制定档案工作规范化管理制度

企业档案管理部门应结合信息时代的发展趋势与档案信息化建设标准制定档案工作规范化管理制度，与此同时，要充分借助信息化技术对内部档案主题与级别划分、档案管理体制、管理职责、档案资料收集和归档、档案文件整理与统计、档案信息内的保密管理和安全管理、档案信息资源的开发与使用、档案规范化管理工作经费以及档案信息管理工作的奖惩进行合理规划，确保档案管理工作的科学性、规范性、合法性与高效性。

2.2 提高档案管理人员的职业素养

顺应信息时代的发展要求，发挥档案信息化建设对档案工作规范化管理的价值作用，企业档案部门必须重视提高档案管理人员的信息技术操作水平与职业道德素养，通过有效的培训活动加强档案工作人员的专业管理知识以及对档案工作规范化管理的正确认知，引导档案管理人员在做好档案信息安全保密工作的同时合理开发档案资源，利用现有的档案信息规范企业日常管理工作，促进本企业的良好发展。其次，企业应借助信息技术对档案管理工作进行定期考核，避免部分档案管理人员在实际工作出现失误与差错，进一步推进档案工作规范化。再次，企业组织应结合档案信息化建设目标与档案规范化管理标准，对档案管理人员职业素养考核工作制定可行的奖惩制度，这样有助于激发档案管理人员的工作潜能，规范他们的工作行为，确保他们恪守职业道德素养。

2.3 加强档案信息化建设

加强档案信息化建设是信息时代的档案规范化管理工作核心，企业组织必须重视凸显这一核心，充分引入信息技术，组建档案信息化管理平台与安全防护系统，配置先进的硬件设施与完善的杀毒软件，以此避免档案资源被窃取。另一方面，企业应引导档案管理人员运用信息技术组建档案管理数据库，对财务档案、人事档案、营销档案等不同种类的档案进行分类存储，并通过组建自动检索系统来方便档案调阅与查询工作。除此之外，企业应重视改善自动更新系统，这样有助于提高档案信息更新效率。

3 结束语

综上所述，发挥档案信息化建设对企业档案工作规范化管理的促进作用，提高档案管理效率，企业组织应重视组建可行的档案管理制度，提高档案工作人员的信息化技能与职业道德素养，大力加强档案信息化建设。

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