大数据时代社保档案管理电子化探究

张玉国

摘  要：如今信息技术水平快速发展，人类社会已经进入到大数据时代，在这种时代背景下，国有企业的管理面临着新的要求与挑战，特别是国企的社保档案管理工作。过去社保档案管理通常是人工、纸质化管理，管理效率低、效果不佳。随着大数据的应用，社保档案管理逐步实现电子化发展，这能够很好的提高国有企业社保档案管理的效果以及效率，为国有企业员工提供优质的服务。本文就大数据时代国有企业社保档案管理的电子化情况进行分析。

关键词：大数据时代;国企社保;档案管理;电子化

社保档案是社会保险业务办理过程中形成的一种专业性的以文字、图表以及电子文档等为载体的资料，具有一定的保存和利用价值，能够记录参保对象的“一生”，将参保人员的参保缴费、转移交接、待遇领取等情况如实的反应出来。随着大数据时代的到来，国有企业的社保档案开始实现电子化管理，改变了传统纸质档案管理的不足，对于国有企业社保工作的推进有着重要的影响。

一、社保档案管理情况概述

（1）社保档案管理重要性分析

对于社保事业的发展以及国有企业员工而言，社保档案管理工作的有序开展具有重要的影响，这是衡量国有企业绩效水平的重要标准。社保档案能够对国有企业的发展历程、重要成果等进行记录，可以说是十分重要的教学资料。目前我国社保事业的发展水平还处于初级阶段，其在国有企业中的应用还有一定的不足，因此必须紧跟时代发展，利用大数据、电子化的技术优势，加强社保档案的管理，为今后工作的开展提供参考，也进一步促进社保事业的发展。

（2）社保档案管理的目的

国有企业社保档案的管理并不只是形式化的工作，其管理的主要目的在于能够在企业应用时随时调取，有較高的利用率，能够为国有企业员工的社保提供科学的依据。对于社保档案管理，其重点要做好档案的入库、登记、整理、归档以及电子化管理。

（3）社保技术档案作用

社会发展，时代进步，国有企业档案信息大量增加，其受重视程度也逐渐提高，社保技术档案是依据个人发展情况而逐步形成的，如国有企业员工的受教育情况、级别、职称以及工作、培训等，还有就是国有企业的设备、理论发展成果等，这些社保技术档案对于社保档案的精细化、电子化管理，提高工作效率等方面有着重要的影响。

二、国有企业社保档案管理的现状

（1）社保档案管理制度不够完善

社保档案管理制度的不完善主要从两个方面表现出来，首先就是缺少完善的档案管理标准，尽管政府出台了相应的社保档案管理标准，但是在国有企业中，其管理的形式、归档的范围以及交接流转等都是不同的，并且存在着脱节等情况。其次国有企业的社保档案管理缺少完善的借阅、保存制度，导致社保档案文件的归档缺乏完整以及时效性，经常出现忘记归还、信息丢失等情况。出现问题之后工作人员不能及时的处理、补救，导致社保档案信息的参考价值受到极大影响。国有企业内部缺少完善的社保档案管理制度标准，就无法有效的避免管理混乱情况的出现。

（2）纸质化情况依旧存在

对于企业人事档案，其是员工退休、享受养老保险的重要依据，但是在个别国有企业中，人事档案依旧存在纸质化的情况，导致员工退休审核材料与社保网络相分离。人事档案是国有企业社保档案中占有重要比例的部分，将对员工的退休时间、工龄时间以及养老金额等有重要影响，但是由于其存续的时间比较长，并且涉及到企业的各个部门，因此数量大、情况复杂、流动也比较频繁，要转变其管理方法还是有一定难度的。

（3）档案扫描比较潦草

社保档案管理工作中，在档案扫描时不够细致，没有与档案库实现数据上的连接，虽然社保档案管理要求扫描人事档案，但是在实际工作中这种扫描工作开展的不多。事务处理系统中缺少与信息互联的人事档案管理体系，导致企业的人事档案无法与社保信息网络有效的衔接。并且企业的档案录入与远程传输等能力不足，工作人员退休需要亲自对相关材料进行检查。

（4）影像化水平不高

国有企业各科室都是自己对业务档案进行整理，手工、纸质的管理方式依旧存在，这会对今后的档案查询、统计、核查等产生影响，档案利用便捷性不高，容易出现工作误差。而且企业内部有很多年久的档案，没有及时备份，流失情况严重，导致经办证据不足，业务办理中由于原始依据不足导致社保经办的严肃和连续性受到影响，不利于维护参保人的利益。

三、大数据时代国有企业社保档案管理电子化策略

（1）提高重视程度，完善制度建设

要努力企业领导对于社保档案管理的重视程度，明确档案管理的重要意义，认识到档案电子化管理的优势，为电子化管理奠定良好的基础。同时完善社保档案管理的各种储存、取用制度，由专业的档案人员任职管理，优先录用档案管理专业的人才。对社保档案进行统一的辑录、备份，实现数据资料的电子化。同时注重对社保档案管理人员的教育培训，使其掌握电子化管理的方法，并保证社保档案管理工作的严肃性、系统化。

（2）辑录管理，实现影像化储存

依据“办理者负责收录，收录者负责影像化”的原则，对国有企业中的原始纸质档案进行随时的收录，并及时对其进行影像化处理，将规定数量资料作为呈递单元，并将档案呈递给相关的档案储存管理部门，下一年度将年初档案储存管理部门前一年留下的资料全部处理完毕。档案库目录中收录的纸质档案要建立对应的档案号，利用这些档案号码对扫描的文档资料进行命名，进而获得影像资料。同时还需要对档案资料进行科学的审核收录、检查，由档案管理部门的专业人员提取电子档案，并通过监督者进行检查，实现档案资料透明化的收录。

（3）建立共享化的联网数据库软件

对于国有企业的社保档案数据进行分类化的整理，并形成网络搜索以及资料借阅管理系统，使社保档案管理实现高效的管理。学习档案收录影像化的知识对管理人员进行统一调集，保证数据库中的相关档案在规定时间内扫描完成，建立科学、规范的人事资料管理数据库。对于事后数据要强化管理，新员工入职需要认真审核，日常工作中及时进行数据的辑录，并每年定期对社保档案进行整理校订，实现查缺补漏。同时实现档案的网络检阅系统建立，对信息检索技术进行升级，做到联机、脱机搜索，逐步实现智能化、在线化搜索，将档案系统与社保业务办理平台有效连接。

（4）有效维护业务办理软件

为保证国有企业社保档案资料的科学化、规范化管理，就必须要有完善的社保信息系统，在对相关档案进行影像化处理之后，要利用管理软件，将电子管理系统与社保业务系统有效连接，在为员工办理社保业务时能够从企业的人事资料库中对相关资料进行检阅，录取纸质档案之后将其存入到电子数据库中，实现档案资料的共享，保证业务办理效率，减少误差的出现。企业员工在申请退休时可以通过网络上传电子档案，不需要亲自审查，并且网络平台上能够将业务办理的进度显示出来，参保人员能够随时了解相关信息。

5、完善电子备案与追责制度

在大数据时代背景下，数据信息的安全性管理也是极为重要的。为此国有企业的社保档案管理人员要对档案数据进行认真的备份，并对档案信息的存放媒介进行严格的维护，定期对数据的完整性进行检查，及时备份，遇到特殊情况可以异地多次备份，避免工作人员失误导致社保档案资料、数据泄露或者损坏。国有企业可以结合自身的实际需要，选择合适的时间开通查询的接口，为企业、员工提供最大的便利。档案数据管理部门要有专门的工作人员对端口查询维护负责，使国有企业员工的合法利益得到保障。

四、结束语

总而言之，在国有企业档案管理中，社保档案是重要的组成部分，其管理效果以及质量水平将对员工的利益产生重要的影响。在大数据时代背景下，国有企业社保档案管理要逐步电子化，减少档案管理误差的出现，使其社会价值得到充分的显现。

参考文献

[1]房素萍.大数据时代社保档案管理电子化分析[J].办公室业务，2018（17）：89

[2]晁凤伟，李晓芳.大数据时代社保档案管理的优化方式分析[J].管理观察，2018（14）：52-53