如何做好民营企业办公室主任的几点感悟

张斌杰

【摘 要】民营企业业务领域广泛，作为国民经济体系中的重要组成部分，是目前拉动我国经济增长的重要力量之一，与国有企业共同承担着我国经济快速发展的历史重任，是目前我国政府大力支持的企业类型。民营企业办公室部门绝对可以称得上是核心枢纽部门，在企业内承担上传下达的作用，其直接管理者办公室主任更是一个责任重大的职位，既要协助领导做好管理工作，又要为办公室员工进行工作上的安排与指导。本文将主要围绕如何做好民营企业办公室主任的问题展开论述，并结合实际情况给出一些合理化建议。

【关键词】民营企业；办公室主任；感悟

民营企业管理有其特殊性，办公室的日常工作内容宽泛、繁杂。伴随企业改革与职工利益的矛盾冲突日益强烈，办公室主任的日常工作量和工作难度都会大大增加，这就对其自身的业务能力提出了更高的要求。民营企业办公室主任必须要注重自身修养的提高，以能够在日常的工作中处理好各方面的关系，做好领导的得力助手，以促进民营企业的稳中向好发展。笔者正在担任一家民营企业的办公室主任，对于办公室目前的工作现状比较了解，在下文中将主要阐述如何做好一名民营企业办公室主任的几点感悟，并结合实际情况给出一些合理化的建议。

一、目前民营企业办公室主任工作状况概述

（一）日常事务繁忙，导致工作效率低下

据笔者对民营企业现实情况的了解来看，其办公室部门日常的工作非常繁忙，每位员工几乎都是忙的不可开交，尤其是办公室主任，几乎是事无巨细地关注每一项工作的开展，有时连吃饭和休息的时间都被工作给挤占了[1]。由于每一项工作的流程都比较复杂，其工作经常需要联系各个部门的负责人员进行业务的交接事宜，这样使得办公室主任的工作效率低下，不能够很好的发挥出其在办公室内统筹兼顾的作用，不利于日常工作的高效率开展。

（二）监督职责不到位，导致工作出现差错

目前民营企业其短期发展目标主要是提高经济效益，在激烈的市场竞争中存活下来并发展壮大，所以办公室的高效率工作是企业领导提出的一项具体要求。但是由于事务繁多，办公室主任对于每一项工作的监督作用就落实不到位，难以做到全面监督，经常是一件工作只由职员经手后直接传达给下级各部门，容易导致差错的出现。还存在一部分办公室主任对于自身的监督职能认识不到位，单纯认为自己的工作只是分配与管理，这就导致了工作传达经常出现问题。

（三）专业能力不够强，导致管理工作不到位

据笔者了解，目前部分民营企业的办公室主任还存在业务能力不够强，综合素质比较弱的现象[2]。这主要是由于某些办公室主任刚刚入职，对于各项工作的开展形式还不是十分熟悉，导致其管理工作不到位，使办公室各项工作的开展效率得不到有效的提升，这也是目前亟待解决的一个重要问题。

二、关于如何做好民营企业办公室主任的有效途径分析

（一）简化工作形式，创新工作流程

针对于因办公室主任工作繁忙而导致工作效率低下的问题，可以从其自身入手，充分发挥主任在其部门内自由裁量的权利，简化工作形式，创新工作流程，实现各项工作的高效开展。办公室主任必须突出工作重点分清主次，抓住主要矛盾解决关键问题，琐碎零散、重复性高的事情可以交由职员完成，这样会大大提高其工作效率。何为工作重点？笔者认为可以这样理解：领导目前所关注的重点事项和推进工作的难点就是工作重点；在重大决策前，掌握实情大胆谏言就是重点；在贯彻落实中，积极协调认真督查就是重点；在贯彻落实后，认真总结掌握规律就是重点。这些才是办公室主任应做的日常工作，能够大大简化其工作形式，提高工作效率。

（二）提高监督意识，确保工作质量

办公室主任在进行了简化工作形式、创新工作流程的改革之后，势必会大大降低其工作繁忙程度，能够腾出更多的时间来进行监督工作，确保办公室部门的整体工作质量。但是要做到全面监督也并不是一件容易的事情，需要办公室主任善于总结勤于实践细心观察，对于日常工作中容易出现问题的地方要有一个清晰的认识，做到监督有道[3]。通过在管理中实践PDCA循环，事前充分准备、事中及时跟进、事后分析总结、相关信息及时反馈。将监督机制纳入每项工作的管理流程，不断提高自身监督意识，让每项工作有着落。

（三）提升专业能力，注意工作方法

对于刚入职的办公室主任来说，掌握高效的工作方法是最快适应该职位的有效途径。第一，工作要着眼全局，统筹资源。办公室主任必须要有大局意识，要时刻以企业的整体利益为重，始终站在企业全局高度来考虑和解决问题。第二，要加强和各部门之间协调与沟通，对于发现的问题要及时采取妥善方式予以解决，打破传统工作流程的壁垒，做到信息的高效率流通，从而最大限度的减少工作阻碍。第三，要成为解决问题的人，不要总是把问题留给领导，要学会主动解决问题，要成为主动请缨、排除万难、能够为公司创造价值的员工。

三、基于民营企业办公室主任日常工作的感悟体会

基于笔者的日常工作，我认为要想做好一名民营企业办公室主任并不容易，需要各方面的能力都达到一定水平之后才能胜任，通常需要以下几点要求：第一，不断学习、善于思考；第二，勤于总结、敢于实践；第三，清正廉洁，融洽关系。只有先做好以上这几点，才算是具备了做好办公室主任的基本条件[4]。

除了以上这几点，还需要办公室主任作为承上启下的枢纽，正确处理好各种矛盾：一是把“一切服从、服务于大局”作为出发点，自觉做到小局服从大局、局部服从整体。二是善于在被动中求主动，对一些常规性、阶段性、确定性的工作，主动着手、提前准备，对领导交办的临时任务、突发情况，要适应领导思路，灵活应变，忙而不乱；三是过与不及的矛盾，既要保持工作热情，主动承担责任，又不能包办代替，越职权行事；四是规范和创新的矛盾，规范化是办公室工作的基本要求，但办公室干久了易形成“按老规矩办”的思想，公司发展、管理提升势必会带来新要求，要主动思考，放开眼界思路，不怕变化、敢于尝试。

此外，在工作中要耐心细致地观察每一位员工的工作状态，及时发现他们的异常情况，及时进行心理疏导，要将管理工作做得有人情味，努力创设一个温馨和谐的办公室工作氛围，这也是办公室主任在其部门内发挥核心作用的最好体现，有利于树立办公室主任在职员們心中的威望，从而促进其管理工作的有效开展。

四、总结

综上所述，在目前民营企业内部结构改革的大背景之下，想要做好办公室工作，必须要统筹兼顾各个方面的事务，要有大局意识。作为民营企业办公室的直接领导人员，办公室主任要切实履行好自己的职责，做到求真务实、超越期待。对办公室工作要抱有一腔热忱，这样才能够当好上层领导的得力助手，做好办公室职员的指路人，有利于民营企业内部工作的顺利开展。虽然目前民营企业的办公室工作仍然存在一些问题，比如管理不规范和工作流于形式等现象还时有发生。但是笔者相信在不久的将来，通过办公室主任的自我努力，加强自身业务能力的提升，在全体工作人员的共同努力下，一定可以创造一个民营企业发展的新春天。

【参考文献】

[1]孙德本，章抉云，施宝富主编.办公室工作实用手册[M].辽宁人民出版社，2015.

[2]张学锋讲究工作艺术努力提高服务水平[J].秘书工作，2014（04）.

[3]方小东.协调——不可或缺的办公室工作艺术[J].办公室业务，2015（06）.

[4]库热西·吾买尔.办公室主任的工作艺术[J].和田师范专科学校学报，2016（04）.