构建现代企业档案管理精益化模式的探讨

张天凤

山西介休义棠倡源煤业有限公司 山西介休 032000

企业实现精益化管理是适应社会发展需要的根本要求，更是实现科学、可持续发展的必由之路，而档案管理是企业科研、生产、经营和管理活动的基础性管理工作，因此，将精益化管理思想融入到企业档案管理中去，是企业全面实现精益化管理的重要举措。如何构建现代企业档案管理精益化模式则是当前的重要课题。笔者从完善管理方式、提升服务质量和提高档案信息化水平等方面来展开探讨。将精益化管理模式应用于档案管理的本质在于，需要提炼出该管理模式的主要思想和核心理念，使其成为完善和优化企业档案管理的方法论指导。

1 企业档案管理中的问题

1.1 对档案文件管理的关注不够

随着中国市场经济体制的不断完善，企业之间的竞争日趋激烈。公司对在企业档案文件管理工作中不赚钱的档案文件管理工作不够重视，在人员配置上都是相当匮乏的，从而导致在企业档案管理工作中经常会出现各种漏洞，如：档案丢失、信息泄漏、档案破损严重等[1]。

1.2 资金投入短缺

由于市场竞争激烈，企业面临巨大经营压力，其降本增效，开拓市场必然成为企业各个层面的首要任务，进而重效益轻档案意识进一步蔓延。由此带来企业对档案管理和保护的重视不够，投入资金非常有限，甚至出现资金短缺，管理的设备和手段欠缺，不能有效发挥档案资源的重要作用。

1.3 档案管理信息化水平还需进一步提高

随着企业日益发展壮大，所产生的档案越来越多，而现代企业的档案当前主要是电子与纸质文件材料同时保存，而纸质档案需要大量人工手工整理操作。这种档案管理模式会加大人力物力的投入，增加工作的重复性，降低工作的效率。因此，档案管理与当代科学技术相结合，全面提升档案管理信息化水平尤为重要。

2 企业档案管理精益化模式的实施策略

2.1 建立完善的企业档案管理机制，加强岗位职责

任何企业想要提高档案文件管理水平，首先必须建立一个完善的企业档案文件管理系统，并制定良好的档案文件管理制度。这就要求企业档案管理方式的更新和管理水平的提升都必须要与时俱进，紧跟科学技术前进的步伐，建立和现代企业档案管理相适应的档案管理体系。同时档案管理部门还需要明确档案管理人员的工作职能，并将档案管理和档案管理人员的绩效考核挂钩，这样才能够有效提升档案管理工作的水平。另外，企业的档案管理工作还必须要根据相关的法律法规，并结合公司自身的开发需求，为企业开发相适应的档案文件管理系统，这需要企业档案文件管理人员在工作中遵守“统一控制，分层管理”的原则。在实际的档案管理工作当中需要将档案管理工作的实效性放在首位，并严格按照相关的管理体系执行档案资料的收集、保管、保密和存储等工作，从而确保企业的档案资源能够得到最大价值的利用[2]。

2.2 建立企业档案安全保障系统

（1）继续加强档案的物理安全保障。在新时代现代档案管理中，仍是企业档案管理的重要安全保障措施。应重视档案安全应急管理制度建设，确保在紧急状态下有协调机制，把损失降到最低限度。对于涉及国家秘密的企业，应综合运用各种技术手段确保档案的安全保密。（2）加强企业档案管理的网络安全保障。随着新时代大数据的来临，企业档案管理部门通过档案管理系统，借助计算机、网络实现了电子文件的传输和管理电子化、网络化。企业档案管理部门应将电子档案的安全与保密等同纸质类档案管理，特别是涉及国家秘密的电子档案管理还应符合企业保密管理规章制度的要求；同时企业信息化部门应加大对网络安全的维护，为企业档案的网络管理提供技术保障。（3）建立企业档案管理的安全访问技术。安全访问技术包括对平台访问者身份的核实和认证的技术、访问控制技术等。通过身份认证技术中的ID识别技术来进行访问控制。企业网络平台中用户可以按照自己的访问权限查询和利用企业档案资源。（4）企业应建立电子档案传输安全技术。企业应采取防火墙、入侵检测以及网络隔离等，有效阻止黑客入侵，确保企业档案网络传输的安全性。

2.3 运用外部环境提升企业档案管理的水平

在企业档案管理工作中应当积极与先进的单位学习和交流档案管理工作的经验，不断的完善自身的档案管理工作。另外，企业还应与各自分子单位共同开展档案文全、完整[3]。从工程立项、可行性论证、设备选型论证、工程招投标、评审会、竣工验收会、仪器设备开箱验收等过程都应有档案人员参加；第三，档案人员要深入第一线，随时了解掌握工程进度及文件材料形成积累情况，及时解决现场出现的问题，加强对工程参建单位的档案管理指导、督促和协调。尤其是在施工阶段，这个阶段是各类工程技术资料大量形成的时期，建设单位的档案人员应变被动为主动，随时提醒现场工程管理人员及施工人员对有价值资料的及时收集，做好对形成的文件资料完整性、系统性、准确性及隐蔽工程和竣工图的质量控制；第四，做好项目竣工验收阶段的档案管理。档案验收是工程项目验收的重要组成部份，工程项目在竣工验收前必须要进行档案验收。因此，随着工程建设进入后期，大量的工程技术资料要归档，为了保证归档资料的质量，应当对已归档的档案按各工程建设阶段进行清查、找漏洞，做好验收前的准备工作。

3 结语

综上所述，将精益化管理模式应用于档案管理的本质在于，需要提炼出该管理模式的主要思想和核心理念，使其成为完善和优化企业档案管理的方法论指导。