浅谈建筑工程竣工资料管理中存在的问题及其改进策略

段玉珍

宁夏恒鸿园林建设有限公司 宁夏银川 750001

建筑工程竣工资料管理看似很简单，但是其实是工作量之大、工作对象之多、工作要求之高等方面都使资料管理工作呈现出非良好发展态势，要想迅速解决此问题，就要从源头关注，从开始入手，从根本做起，建立健全个人专业知识、坚决履行行业标准以及企业体制。

1 建筑工程竣工资料管理特点

1.1 时间性特点-过渡性

由于建筑工程竣工的时间性特点，资料管理员的工作职责在于将尚未投入使用的房屋等建筑物状态，转化为具有使用资格的建筑物状态。同时其工作作用也在于对整个建筑工程各个部门人员的工作成果进行认可的过渡阶段[1]。

1.2 人员性特点—复合型人才

建筑工程竣工阶段的资料管理人员应该属于复合型人才。对于建筑工程竣工资料管理员来讲，由于建筑工程本身的特点要求，应该对施工的各个阶段的资料进行专业的搜集和归纳，不但要求其具备档案员的专业知识，还需要其懂得建筑工程的基本流程，以及每个流程所产生的重要资料，还需要其遵守法律法规规章政策的要求到导向，及时的将工作成果汇报给相关部门机构。

2 建筑工程竣工资料管理的现状

2.1 资料管理人员个体问题

资料管理人员的专业化素质有待提升，由于建筑工程竣工阶段的管理资料具有过渡性特点和动态成套性特点，所以要求资料管理从业人员应该具备档案管理常识和能力，同时，还需要其对建筑工程的流程进行一定的了解，能够将复杂的单据简单化，有理有序的进行搜集、整理、归档、查询和做好历史性记载[2]。

2.2 资料本身问题

由于建筑工程本身的特点，其竣工资料往往出现质量不佳，甚至资料丢失的情况。因为资料管理人员的相关知识有待提升，其对法律、法规、规章的了解不透彻，往往忽视了看似价值、额度小，但是在竣工结构报验的项目支撑证据搜管不当的事实。

2.3 建筑单位管理方面的问题尚未设置专门的资料管理员办事机构

由于建筑工程施工特点，建筑商们经常只建起部分楼盘，先赚取利润，然后再建造其他同一地点的楼盘。这就使得资料管理的工作缺乏连续性，很有可能造成资料员的流失，随之，资料也发生缺失，缺乏一定成规的交接手续。更加缺乏一个长时间办事机构的办公室所在点儿。

3 建筑单位管理方面的问题

3.1 尚未设置专门的资料管理员

办事机构由于建筑工程施工特点，建筑商们经常只建起部分楼盘，县赚取利润，然后再建造其他同一地点的楼盘。这就使得资料管理的工作缺乏连续性，很有可能造成资料员的流失，随之，资料也发生缺失，缺乏一定成规的交接手续。更加缺乏一个长时间办事机构的办公室所在点儿。这就为建筑工程本身带来了不必要的麻烦，建筑商们只看到眼前利益，忽视对其资料整理归档，最后造成严重损失的现象大有人在。

3.2 传统管理模式依旧残存

施工单位的管理不健全，容易导致竣工资料与施工阶段的不良对接，不但降低了工作人员的办事效率，同时也造成企业的经营利润无法得到及时的补给。对于资料管理人员缺乏培训，造成资料管理人员虽有素质，但是却对单个建筑施工企业的单据缺乏标准性了解，哪里少个字填进去就算无效、日期时间要写准确等等，致使资料管理人员搜集的资料都是无效的和尚待承认的，在法律效力方面缺乏一定的证据支撑作用，若出现纠纷，给建筑商们带来的损失不可估量，在建筑行业面前树立不良的行为，对公司也有一定的影响。除此之外，建筑工程施工单位并未对资料管理人员进行有效的激励，使得其工作积极性不高，对绩效评价的错误反馈并没有仔细思索原因，造成“再犯”的现象也很多，不利于建筑企业的成长和壮大。

4 完善建筑工程竣工资料管理问题的对策

4.1 优化资料管理员的综合素质

对于当今建筑施工工程状况，应该从第三个方面对资料管理人员的综合素质进行优化，首先，要求资料管理人员经常参加单位安排的培训，分为外部培训和内部培训，档案管理知识培训和相关文件法律效力宣传，以及对建筑工程施工流程进行多方面知识多角度的学习和掌握。

4.2 建立统一可行性的资料标准

对于建筑工程施工单位来讲，其资料质量很容易质疑，急需对其进行统一可行的标准制定，才能有序完整的归档、排挡。对于竣工阶段的资料主要有两种需要注意的，它们是图纸会审、声像资料。（1）图纸会审方面，应该规定图纸的变更应该注明在原版的施工图上面，并且使用寿命长得标记资料进行标记，事实中总有一些资料管理人员不负责任，草率的接收档案袋，对档案袋里的内容不做仔细观察就收档的事件也时有发生，资料管理人员应该对图纸变更做以上规范性的考察才可以归档。除此之外，还应该将'受控章'以红色的标记盖在图纸的空白处，将章不完整和颜色不对的资料通通认定为不合格的资料搜集整理。（2）声像资料方面，对声像的基本要求在于主题明确、影像清晰、内容完整，未经裁剪和添加。对于影像资料必须严格按照规定进行收集、整理，并注明工程名称、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、及各单位负责人姓名，工程地点、竣工、开工日期、投资额、占地面积、用途、使用年限、建筑面积、结构、层数、拍摄日期和拍摄人员的姓名。

4.3 完善建筑单位资料管理方面的对策

现实工作中，由于资料管理人员不具备相应的综合素质，导致资料管理方面不利的屡见不鲜。采用何种办法才能使资料管理人员的综合素质得到有效上升成为了建筑施工单位比较担心的问题。本人认为建筑施工企业应该与资料管理人员签订合同，要求其保证在客观环境良好的情况下认真、准确的对竣工有关资料进行搜集和整理，不做违反道德、和工作不允许的事情[3]。

5 结语

综上所述，面对当今资料管理的弊病百出现象，建筑工程竣工资料管理员肩负重任，应该不断要求优化自身综合素质，规定档案的审核标准，不断完善建筑单位资料管理方面的体制，使建筑施工竣工时期的资料档案管理呈现出健康发展的态势。