成人教育教学档案管理工作分析

摘 要：时代的发展和社会的进步，使得档案管理工作的要求也在不断地提升，为强化成人教育教学档案管理工作的开展，本文就如何做好成人教育教学档案管理工作提出了几点浅见。

关键词：成人教育教学档案;管理工作;信息化管理

因为成人教育有着多样化的办学形式，而且在辦学时间上的差异又不可避免，所以成人教育教学档案具有较强的系统性、复杂性，包含了招生档案、教学档案、学籍档案、学位档案、毕业档案和教学文书档案等，所以成人教育教学档案的管理难度较大。为了更好地规范化的强化对其的管理，需要我们切实注重以下工作的开展。

一、 提高认识，增强素质，健全制度

为了科学的开展成人教育教学档案管理工作，在当前的新形势下，作为档案管理人员，必须提高自身对其的认识，不断强化自身的专业素质，通过完善的制度，确保档案管理职责得到高效的落实。

（一） 提高认识

作为档案管理人员，必须加强对《档案法》的学习，强化自身的档案意识，从内心上意识到强化成人教育教学档案管理的必要性，因为这不仅关乎学校档案管理工作，而且还影响用人单位对受教育者的了解。所以需要认识到这一工作的地位与作用，在思想观念上要积极转变，注重自身业务素质的提升，为成人教育教学档案管理工作的开展奠定坚实的基础。

（二） 增强素质

鉴于档案管理人员的素质水平高低直接关乎到成人教育教学档案的管理水平。所以我们必须要注重自身政治素质与职业道德修养的提升，以强烈的责任感和事业心以及职业道德规范约束和提升自身专业素养看，主动积极地参与业务技能培养，提高自身在成人教育教学档案管理方面的深度和广度，通过不断地完善，着力实现科学立卷、有序保管，我阅卷提供便利性，在日常工作中，注意经验教训的总结，加强对问题的分析和观察，做好信息的加工、开发和利用，从而更好地促进成人教育教学档案管理工作的开展。

（三） 健全制度

成人教育教学档案的管理具有较强的专业性和复杂性，为确保成人教育教学档案管理职责得到有效的落实，针对来源性较广的成人教育教学档案管理工作而言，为确保成人教育教学档案的准确性和完整性，需要在成人教育教学档案管理制度上进行不断地完善，既要加强对档案管理人员的约束，又要确保成人教育教学档案管理工作得以规范的实施，在工作计划、管理方案、档案收集整理、档案保管利用等方面的制度，是完善的重点所在，为科学化、规范化的管理成人教育教学档案奠定坚实的制度基础。

二、 加大投入，强化监督，注重编研

在成人教育教学档案管理工作中，因为其具有较强的系统性和复杂性，所以必须在管理工作中加大对其的投入，并对档案管理过程进行监督，注重档案编研工作的开展，才能更好地强化对其的利用。具体而言，需要做好如下工作：

（一） 加大投入

为了提升成人教育教学档案管理工作的现代化水平，需要在档案管理方面加大投入，注重设备的更新。尤其是在现代办公设备体系不断完善的现状下，不管是档案的传输还是检索以及保管，都将朝着网络化的方向发展，为档案资源的共享奠定了坚实的基础。除了传统的纸质档案外，目前还有电子档案、云档案和光盘档案等等方式。而为适应新的档案管理方式，就需要在档案方面加强设备和技术的投入，切实加强档案的现代化建设，在文件归档和电子档案建设方面作为重点投入的对象，注重现代化设备的投入，才能实现信息资源的共享。

（二） 强化监督

为确保成人教育教学档案管理工作质量的提升，在加大对其投入的同时，还要建立一套完善的监督评估体系，只有在评估的基础上才能明确发展的方向，只有在监督中才能更好地发现问题。因此，需要逐步推行档案材料监督评估工作的开展，才能实现成人教育教学档案管理工作的专业化、系统化和现代化。所以我们需要加强对成人教育教学档案评估方案的完善，制定实施细则，明确评估标准，制定与成人教育教学档案管理工作相符的质量评估和监督体系，同时还要对其执行和落实的情况进行监督，定期加强对成人教育教学档案管理工作人员、材料的考核，着力提升成人教育教学档案管理工作的现代化水平。

（三） 注重编研

加强档案编研工作的开展，旨在更好地提供档案服务，所以必须要从传统的管理理念转移到服务理念上来，以提供高品质、高质量的精品档案为目标，切实彰显档案编研工作的价值所在。在具体的档案编研工作中，首先需要严格控制编研选题质量，在编研选题过程中，既要结合学校实际与需求，又要具有前瞻性的思想，将社会对学校的关注点和利用服务价值作为编研主题确定的方向。其次，致力于编研技术水平的提升，目前的档案编研工作都已经实现了信息化的办公，所以对编研人员的专业技术水平也要不断地提升，切实加强对其的技术培训和监督考核，以信息技术为载体，强化档案编研工作的开展，不仅具有时代气息，而且能满足未来发展的需要。再次，在编研形式上要逐渐的丰富和完善，紧密结合学校与社会的多元需求，在二三次文献编制上作为重点，强化档案信息分析研究与综合整理，以得到深层次的加工材料，并在此基础上加大档案专题数据库的建设，才能更好地根据某个专题内容来编制档案数据信息，提供实效性和针对性更强的档案信息。最后，编研的内容需要具有多元化的特点，也就是在注重宏观编研的同时，还要切实注重微观编研，将二者进行有机结合的过程中，需要紧密结合自身的实际，切实加强对成人教育教学档案规律与特点的研究，结合自身在成人教育方面的优势和不足，将成人教育综合管理特色突出的同时，强化教学计划的研究，注重学历教育的同时还要注重非学历教育，在注重成人面授教学的同时还要强化学生的自学管理，编研学生与社会关注的信息，从而更好地对学生在成人教育中学习、能力和品行综合而又客观的在档案中体现出来。

三、 与时俱进，注重安全，彰显特色

在成人教育教学档案管理工作中，在当前的大数据时代，为了更好地强化档案工作的开展，加强成人教育教学档案信息化建设已成为目前的大趋势所在。以大数据、云计算、物联网等技术为载体的成人教育教学档案管理系统的建设和应用逐渐被我们所重视，但是目前在这个过程中，安全问题一直成为社会关注的焦点，所以在档案信息安全方面必须做到与时俱进，切实注重对其的安全投入，才能更好地彰显自身在档案安全管理方面的特色。以下笔者以云计算为例，就如何确保档案信息资源的安全提出几点浅见。

云计算作为大数据时代下新兴的一种服务模式，这一新兴计算和存储模型中，融合了大量的现代化技术，比如分布式技术、网格计算技术、虚拟化技术和并行计算技术。其是以计算为载体的前提下融入运营服务，使得其成为一种云计算商品，利用互联网来传输和云计算能力之后，使得其具有较强的流通性，同时也可以给公众开放，这主要是因为其具有较强的可靠性，加上价格优势十分明显和便于使用，使得其在大量消费市场中占据了半壁江山。所以越来越多的高校在成人教育教学档案管理中加强对其的应用。所以需要在档案信息管理系统建设方面加大投入力度。以下笔者以某高校构建的云档案系统为例展开分析。

（一） 成人教育教学档案云管理系统的功能与模块设置

1. 用户管理

用户管理在系统中属于三大部分之一。用户为了获取云档案管理系统的使用权限，事先必须做好注册工作，所以新用户登录的第一步就是注册，在注册时，主要是利用Ajax技术验证用户名，若被占用则会提示用户名已经注册的提示，需要用户重新将用户名输入，同时用户名不能为空，注册用户还要用密码来确认，从而加深其对密码的记忆，但是为避免个人随意性的注册，还要用戶填写自己的邮箱号。

一般而言，用户在浏览网页时主要是为了查找某些信息，而云档案管理系统中，主要是采取浏览器的方式来登陆，这样就能契合用户的使用习惯，有助于用户使用体验的提升，从而借助浏览器的优势，不用下载客服端，用户注册后只要牢记用户名和密码，就能对个人存储主页进行登录和管理。而且用户还能在系统中管理个人信息，比如实名认证、修改密码、绑定设备、绑定手机等等。

2. 加密检索模块

这一模块的功能旨在提升用户敏感数据在系统存储中的安全性，加密存储用户敏感数据。在本系统中，因为对称加密算法相较于非对称加密算法，对于大量明文数据的加密，其在速度上的优势较高，系统采取基于DES算法的明文数据加密技术，并利用MD5算法，就加密文件名的生成信息摘要，同时在信息摘要索引中保存，同时把加密数据上传到云服务器之中，再借助信息摘要检索加密数据，用户利用一定的下载功能，就能将所检索的数据往本地下载，按照信息摘要索引，就能得到文件名，当加密文件被解密之后，就能得到源数据的明文信息。

3. 文件管理

这一模块的作用旨在对文件进行常规性的操作，比如浏览、上传、下载、搜索、删除、备份、加密等，而这些功能能满足用户在云存储使用的基本功能需求。

4. 云档案管理系统技术架构设计

本系统采用的开发平台是My Eclipse，采用的开发语言是JAVA，将JAVA与Struts2、Mybatis相结合之后实现，界面设计采用JSP，系统架构为B/S，以HDFS为载体进行云档案管理系统的设计。用户利用其不仅能注册，而且还能对账户和文件和进行管理，对文件进行上传和下载以及检索和备份与加密和删除等诸多功能。其中的备份功能是系统管理者自由设置的文件备份数量，系统自动地就会生成备份数，而敏感数据还能实施加密存储。考虑到加密的数据信息在检索时存在困难，所以在加密数据方面设置信息摘要检索，这样用户就能准确的搜索加密数据，而用户不常用的文件则能自动合并，小文件能自动地归类和上传。

5. 数据库设计

为确保云档案管理系统的功能得以实现，必须要强化数据库设计工作的开展。在数据库设计中，本系统采用My SQL，而且在数据库设计中，需要满足以下几点设计规则，一是字段中要具有原子特性，不能再进行划分;二是在满足第一点规则的基础上，表中是每列元素均需要和主键之间相互关联;三是在满足前面两个条件的前提下，表中不能包含其他的有关变非关键信息。

（二） 强化系统的维护

在做好云档案管理系统设计的同时，还要在日常运行中切实加强对系统的维护，通过加强对其的维护，能更好地发挥其在档案信息化建设中的作用，尤其是针对一些加密数据的保护，需要在维护中注重漏洞的预防，才能更好地为档案管理系统的性能优化奠定基础，进而更好地利用系统加强档案的管理，实现档案信息的共享，确保档案资料的安全，走在时代发展的前列，才能更好地适应新形势的档案管理需要。因此，需要在系统维护中将系统安全作为核心，并在此基础上利用系统强化档案管理，能更好地实现档案管理的信息化。

四、 结语

综上所述，本文首先从常规的方面论述了如何加强成人教育教学档案管理工作的开展。但是为了适应未来发展的需要，本文结合某高校的实践，就其在档案云管理系统方面的建设经验进行了阐述和说明，同时提出需要加强系统维护工作的开展，才能更好地实现信息资源的安全，降低档案管理成本的同时，还能提升档案的信息化建设水平。未来我们需要将档案系统功能的完善、纸质档案系统与云档案管理系统的对接作为发展的主要方向，同时注重档案资源的利用和编研方式的改进，也是未来工作的重点。

参考文献：

[1]马蓉.成人教育教学档案的特点及管理[J].唐山师范学院学报，2016，38（5）：146-147，158.

[2]张帆.成人教育档案管理研究综述[J].中国成人教育，2013（16）：67-69.

[3]张燕.论成人教育教学档案的科学管理和开发利用[J].科技广场，2018（10）：219-221.

作者简介：

李培风，湖南省长沙市，湖南城建职业技术学院。