计量技术机构项目管理系统的设计与开发

胡畅 李元沉 杨悦 张晓

[摘 要]本文研究了项目管理在计量技术机构中的应用，并在此基础上提出了建立合适计量技术机构特点的项目管理系统，以实现项目管理、资源管理、工时管理、过程管理以及协调沟通，从根本上确保了机构高效运转，希望能够为相关研究提供借鉴。

[关键词]计量技术机构;项目管理;管理系统

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.12.072

[中图分类号]TH789[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）12-0-02

0     引 言

“事事皆项目、无处不项目”，项目管理贯穿于计量技术机构日程管理的每个过程，无论是检测过程、质量活动、机构考核，还是日常管理无处不透露着项目管理的思想。建立信息管理系统的核心宗旨是提高效率、减少推诿、降低风险、有条不紊地开展工作，这一切均需要依托项目管理来实现。从某方面来说，整个计量技术机构信息管理系统就是一个大的项目管理系统。

1     项目管理综述

项目管理就是把知识、技能、工具和技术应用于项目各项工作中，实现或超过项目干系人对项目的要求和期望。项目管理包含范围、时间、成本3个要素。在一个特定的环境中，任何一个要素都不是孤立的。战略计划加项目管理等于当代企业的竞争力。由于计量行业的特殊性，使用市场上现有的项目软件往往难以获得令人满意的效果。因此，需借助项目管理思想，设计符合计量技术机构实际的项目管理系统。在设计过程中，可先对基础信息进行设定，包括利用可定义工作流对项目或任务进行自由设定，再设计贯穿计量工作生命周期各个阶段的项目活动，包括项目启动、计划、执行、监控和收尾。

2     项目管理在计量技术机构中的应用

项目管理在计量技术机构中可应用于质量管理、技术管理、科研管理、设备管理、办公OA、计量标准管理、资质授权管理、方法标准管理、业务进度管理、财务收费管理和绩效考核管理等诸多方面，其活动均遵循项目管理的基本原则。资源信息可来自计量技术其他管理系统中的人力资源、办公OA、固定资产、车辆管理等信息化模块中的基础数据。

3     系统基础数据

3.1   任务重要程度设置

任务重要程度设置是指系统或任务下达者依据任务重要程度而做出的系统设定，主要用于对日常管理中任务的显示顺序进行排序。计量技术机构管理系统任务的重要程度可分为三级，即非常重要、重要、一般。对非常重要和重要任务一旦发生拖延或失败，系统将向项目下达者和参与者提交项目拖延报告。

3.2   风险等级设置和任务状态

风险等级可分为高、中、低三级，设计时，可用红色、黄色、绿色依次表示风险等级。任务状态可分为计划中、启动中、执行中、已完成4种。

3.3   进度设置

任务进度由百分比表示，根据工期系统自动计算每日应完成的任务进度情况和任务承担人每日填写实际完成的百分比，自动判断任务进度是否正常，并用前置状态标识进行提醒。红色表示严重延误，橙色表示稍微延误，黄色表示正常，绿色表示提前。

3.4   优先级设置

任何一个任务都是有时间要求的，为了按时完成任务，任务下达者对任务在时间上进行约束，如设定任务的开始时间和结束时间，根据任务的重要和紧急程度在任务下达时设定紧急程度。一般紧急程度分为四类，具体要求见表1。

对表1中前两种类型，即限时完成任务和限期完成任务，任务的完成时间和已分配资源都不允许改变。对可调整任务和可延期任务有一定的自由度，可在时间、人员上做出调整。

3.5   工时资源设置

在该模块中，可设置机构每个人员的工作时间、成本，并以日历视图形式展现出资源任务饱和情况，便于任务下达人员合理分配资源。工作时间的设定默认为机构工作时间，任务下达人员也可以要求人员进行加班，加班申请须授权人员的批准。

3.6   任务来源设置

计量技术机构管理系统的任务来源主要来源于以下几个方面：周期性任务、到期提醒任务、通告消息、机构统一下达任务、检测部门自行下达任务、业务管理系统任务、个人任务、任务跟踪反馈和任务点评。

设置任务来源的目的主要是为日程管理的日历视图提供数据来源，此模块的主要任务是对任务来源进行细分，如重要程度、自由度、期望工期、重复发生方式、重复发生时间范围、工作流程和调用的业务管理模块。需要强调的是，有的任务已经在其他模块中设定了工作流程，例如检定或校准计划，此时不必再定义工作流。流程使用人员只需按照已固定的步骤进行办理和转交，但系统应提供“流程说明及步骤列表”。对无模块可调用的任务，应采用自定义工作流的方式。管理员设定流程的基本属性和管理权限，并不负责流程步骤的设定。流程步骤可以由开始办理流程的人预设，具体设置是在流程建立并办理后，转交下一步时，点击“增加下一预设步骤”，就可以设置后续步骤的流程经办人和主办人，被预设的步骤主办人无法更改该流程下一步骤的经办人。

3.7   任务分级管理

创建大纲结构，将任务分为了摘要任务和子任务。摘要任务是由子任务组成并对这些子任务进行汇总的任务，通过对项目分级建立大纲结构可以方便地管理和阅读项目信息。

3.8   任务链接管理

确定了任务之间的层次关系之后，还需要确定任务之间的时间关系。例如，两个任务是同时开始，或某个任务完成后，另一个任务再开始或是一个任务完成后另一个任務再完成等。

4     系統基本功能

4.1   项目管理

4.1.1   任务下达

任务下达者编制项目计划，包括选择任务来源、设置重要程度、设置优先级别、任务分级、期限设定、分配资源（即确定任务承担人和其他资源）、资料下达、工作指令、工时估计、建立任务链接、确定里程碑和反馈频率，其中前三项均选取上一节设置好的参数。在分配资源时，系统应提醒该资源的净可用情况。资料下达是任务下达者随任务同时下达的文件资料，其中可以从库中选取，也可以自行上传。工作指令是指为防止任务下达者和执行者在任务理解上有所偏差，而由下达者说明、执行者反馈的双方理解描述。

4.1.2   任务反馈

任务承担者对任务进行确认，包括对任务的理解、完成时限的确认、对其他资源的确认、任务的进一步细分和对应的时间安排。

4.1.3   任务确认

任务下达者对任务进行确认。

4.1.4   任务监督

在任务下达后，任务执行人将按要求定期向任务下达者汇报任务进度情况（即任务完成百分比）。执行中遇到的问题，系统自动将实际与计划进行比较，通过红绿灯直观呈现给管理人员明确哪些任务进度延误，让管理人员及时采取行动，例如安排加班或者变更项目计划。

4.1.5   进度反馈

根据任务下达时设定的反馈频率，系统将自动提醒项目成员及时反馈项目进度情况，并对其中拖延的任务进行警告和处理。在设计中，应利用各类视图和报表将计划与实际工期的差异直接呈现给项目组成员。

4.2   资源管理

系统提供每个项目中对项目成员的预计工时情况、已用工时情况、完成进度情况、各成员工时占项目工时比例情况及资源利用情况，采用调拨值、计划值、实际值、可用资源的柱状比较图展示进度。

4.3   工时管理

系统根据机构成员项目进度反馈，可以精确统计出各项目的实际总工时、拖延情况，并通过对工时进行分类统计，可以分析人员的时间分配合理性和资源实际利用率，以此做出改进。

4.4   过程管理

设计中应提供项目模板设计工具，帮助用户定义组织内各种类型的项目模板，每种类型的项目可以有自己的项目属性和立项审批流程，例如：质量管理、技术管理、科研管理、设备管理、培训管理、办公OA、计量标准管理、资质授权管理、方法标准管理、业务进度管理、财务收费管理、客户资源管理和绩效考核管理等。

4.5   协调沟通

4.5.1   资料共享

每个项目均建立文档库，文档库采用树形文件夹结构组织和管理文档，用户可以根据需要创建任意层次的文件夹结构。设计时，应支持文档的版本管理功能，以及文档的检入和检出控制，保证多人处理同一个文档时文档的一致性。

4.5.2   协调沟通

设计中应提供多种沟通机制，保持用户之间沟通顺畅，包括：用户可在设定的范围内发布公告;系统发送消息和提醒，消息规则可按需求设置;用户之间可以发送消息;允许与业务数据关联的讨论，方便查找和追溯。

5     结 语

本系统实现了计量技术机构变人治为法制，变人管项目为流程管项目，从根本上杜绝了项目执行过程中责任不清、缺乏追踪、反复拖延等失控现象。

主要参考文献

[1][美]哈罗德·科兹纳.项目管理：计划、进度和控制的系统方法[M].杨爱华，王丽珍，洪宇，译.北京：机械工业出版社，2018.

[2]王艳青，张鹏.标准化科研项目管理系统分析与设计思路[J].航天标准化，2018（4）.