探究医院档案管理模式改革的价值

刘芳 高晓燕 张金燕

摘 要 本文从医院档案管理现状入手，分析出现问题的原因并探究具有针对性的解决措施，以期推进医院档案管理模式改革。

关键词 档案管理模式 医院档案管理

医院的档案资源对于推动医院发展有长远意义，是极为珍贵的材料，但是大多医院在扩大规模、提升医疗水平的同时忽视了对于档案的管理，对医院稳定发展造成阻碍。对于其中出现的问题，医院一定要予以充分的重视，大力推进医院档案管理模式改革。

一、医院档案管理现状

（一）档案分类不清

医院档案管理工作量大，这主要是因为医院档案涵盖内容多样，包括病历资料、科研资料、人事资料等等。档案对于医院发展有重要作用，但是在管理过程中档案常呈现出类别不清、内容混乱的现象。[1]医院对于档案管理中出现的问题也没有系统规划和针对性解决，监督存在缺失，这就加重了档案分类混乱、系统性差、文件分散等问题。档案分类不清的直接影响就是浪费资源、查找困难、档案利用率低下。

（二）信息管理效率低

对于档案管理，大多医院采用了信息管理手段，但存在效率低下的问题，主要体现在两点：

第一，整合性差。许多医院的档案文件由个科室分别保存，且资源分享效率低下，缺乏综合性管理的同时也加大了档案资源查询和调取的难度，一旦想查询某一特殊疾病的系统治疗方案，就需要查询各大科室的所有资料。[2]

第二，信息管理功能单一。多数信息管理仅支持信息的搜集和查找，反馈、分析功能缺乏，电子信息技术的作用并没有得到充分发挥。健全信息管理系统的缺乏让管理难度加大。

（三）相关人员管理意识薄弱

医院多将对于人才的培养重点放在医疗人才上，更注重医院医疗水平的提高和医师技能的提升，而对于档案管理人才的培養却并不重视，这就造成管理人员专业水平低下、管理意识不强，从而导致档案属性混乱和分类不清，甚至出现重要档案破损或丢失的情况，对医院发展造成阻碍。

（四）管理方式落后

管理方式落后的一个主要原因是监督制度缺乏，对于医院档案管理没有明确的制度要求。部分医院仍然采用手工归档，字迹模糊，归档手续不规范、不健全，且内容不完整，装订没有统一标准。[3]这让档案管理质量得不到保证，管理水平低下。

二、医院档案管理模式改革措施

（一）创新管理手段

将现代管理手段应用于档案管理中，要对管理手段进行创新，主要有以下三点：

第一，严格把关档案信息来源，对于信息的及时性、真实性进行核查，提升档案的实用性和价值，提升档案利用率;

第二，改变传统的信息处理方案，吸收先进管理经验，对医院文档进行集中管理，形成系统化的管理体系，缩短档案管理时间，对于可能出现的问题进行防范;

第三，构建具有针对性的检索系统，提升档案查找和使用的便利性，对于信息的检索者也要进行身份核查，保证信息安全。

（二）健全管理制度

医院工作的推进离不开档案管理工作质量的保证，而档案管理工作质量若想得到提高，必须重视相关制度的健全，为档案管理工作提供制度保障。[4]在具体的档案管理工作中，相关工作者可按性质对档案进行划分，进而进行归档，可分为病历资料、科研资料、人事资料，根据档案类型进行专人管理，明确划分职责，进行专项档案管理。这样一方面可以增强工作人员责任意识，提升档案管理质量，另一方面，还可以避免在出现问题时相互推卸责任的现象，做到有责可纠。与此同时，要对档案管理人员的工作进行监督，将档案管理工作的完成质量纳入人员的年底考核，促使人员端正态度，提高管理水平。

（三）提升人员素质

档案管理模式下对于人才的需求量越来越大，对于人员素质和水平的要求也越来越高。用专业能力强的工作人员可以更好地提升档案管理的质量和水平，对此，工作人员需具备扎实的档案管理基础知识和卓越的档案管理能力，此外，良好的职业道德素养也是必备条件，以增强人员对于此项工作的重视和责任心[5]。医院应定期开展相关讲座，聘请专业人士对工作的重要性和工作中应注意的事项进行讲述，提升全体人员的档案管理意识，重视对于档案管理人才的培养，鼓励档案管理人员到优秀医疗机构学习，吸取优秀档案管理经验和先进管理技巧，不断更新管理知识。

（四）推进管理现代化

传统档案管理模式存在诸多弊端，如流程烦琐、易出错、信息储存缺乏系统化、检索慢等，不符合如今人们对于高质量管理的要求。对此，医院应顺应信息科技发展趋势，将更多的现代化设备投入档案管理工作，除采购专门设备设施以提升档案管理效率以及质量外，还应构建专门网络平台，开发专门软件用以归档、立卷、编排等。后期的借阅和检索也要进行流程规范，推动其向信息化方向发展，运用信息科技优势促进管理的现代化。专门库房的建立也是必不可少的，除货架、除湿设备外，还要增设保护设备，如监控仪器、空调移机、消防器材等，防止意外发生。

三、结语

医院档案管理问题很大程度上阻碍了医院的平稳健康发展，必须尽早进行高效率的工作改革，具体可通过创新管理手段、健全管理制度、提升人员素质、推进管理现代化几个方面入手。

（作者单位为威海市立医院）

参考文献

[1] 雷素玲，杨丽，孙康燕.档案管理模式改革在医院档案管理中的运用分析[J].办公室业务，2019（08）：135-136.

[2] 夏天.新医改背景下医院档案管理存在的问题及相关措施分析[J].办公室业务，2018（19）：131.

[3] 秦一力.互联网联合档案管理方案在医院档案管理中的应用价值[J].中国卫生标准管理，2018，9（12）：1-2.

[4] 王志福，崔永涛.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用探讨[J].中国卫生产业，2018，15（10）：62-63.

[5] 崔永涛，王志福.浅谈当今医院档案管理中存在的问题及解决策略[J].中国卫生产业，2018，15（07）：60-61.