航天企业数字档案馆建设的探索与实践

刘婷

摘要：在信息化、网络化、数字化盛行的时代，数字档案馆的建设在我国档案界也掀起了一片热潮。本文对江苏省数字档案馆的数字化工作现状、管理体制、运行机制等进行深入探讨与分析，为航天企业数字档案馆建设提供了有益的思路与借鉴。

关键词：航天企业;数字化;探索：实践

中图分类号：G270 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2019）016-067-02

数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。

档案作为一种不可再生的宝贵资源，在科研、生产、生活、政治、经济、文化等领域都起到了独特显著的作用。为保护档案原件，提高档案信息的普及性，国家大力推进数字档案馆建设。在高强密度研制发射的新常态下，航天企业档案馆以提升档案信息化水平，提供更加高效便捷的档案信息资源服务，提升档案工作效率和管理水平来更好地服务科研生产为目标，对数字档案馆的建设进行了调研摸索。

一、数字档案馆建设的前期准备工作

（一）先行调研，摸索情况

为了解如何建设数字档案馆，需要哪些规章制度，需要哪些设备，具体怎么操作怎么实施，笔者对江苏省数字档案馆进行了初步的调研与考察。

江苏省数字档案馆制定了数字化加工现场管理制度、操作规范、保密制度等，并在门口设立“窃取、损毁国有档案，违法必究，请珍惜自己的前途和声誉，切勿以身试法，以免追悔莫及”的告示牌，以保证工作安全、健康、有序地进行。目前该馆主要对馆藏及馆外民国时期文件进行数字化加工工作。具体执行部门有修裱部、整理部、扫描部、信息部、办公室，参与人员共四十多人。

在制度、人员保障之外，档案馆也非常重视相关基础设施的配套。以扫描部为例：该部配备有扫描A3、A4幅面图纸的平板扫描仪，零边距扫描仪、书刊扫描仪和大幅面的工程图扫描仪等多种不同规格的专业扫描仪，以满足不同扫描对象的需求。同时为保密起见，江苏省档案馆只对非密文件进行数字化，统一在紫光软件平台完成。

（二）立足现状，建立架构

在前期调研摸索的基础上，结合航天特色及单位的实际情况，建立了数字档案馆的架构。

1_系统保障

瀚海之星综合档案管理系统是专门管理档案工作，是一个拥有多全宗、多门类、多权限的全文管理软件，设置的模块有：现行文件、预立案卷、档案管理、借阅管理、专题打印、系统维护六部分。采用客户机/服务器（C/s）和浏览器/服务器（B/s）管理模式。

2.建立数据库

以用户需求为导向，以便于利用为目标，以价值创造为原则，基于瀚海之星综合档案管理系统，对卷帙浩繁的档案分门类分专业建立档案目录数据库。

（三）更新理念，系统集成

经过与兄弟单位沟通学习，围绕航天型号档案中心工作和数字档案馆建设，开展了借阅、复制、编研等多形式的档案資源开发利用工作。通过瀚海之星综合档案管理系统与AVIDM系统、OA系统集成，完成电子文件跨库归档，目前已实现主体型号技术文件的全文电子化管理，具备全文开放能力，极大提高档案资源利用效率，提高档案资源对所型号科研任务及日常管理工作的数据服务与支撑能力，并取得良好的档案利用效果。

二、数字档案馆的建设过程

航天企业的文件以纸质居多，照片、磁带、光盘等特殊载体的文件较少，所以航天企业数字档案馆的建设以纸质档案数字化开展工作。

（一）探索阶段

纸质档案数字化是纸质与数字连接的丝路，也是档案发展的必由之路。近几年，航天企业数字档案馆建设经历了试点开展、经验总结到范围扩大的实施过程，主要工作内容包括数字化前整理、归档文件统计分类、档案数字化实施，以及数据存储、汇总、质检、挂接、备份等。

适当的数字化管理系统与软、硬件配置是纸质档案数字化处理的必要条件。由于效率高、质量好、投入小及标准化程度高等优点，航天企业纸质档案数字化采用流程式的工厂化制作模式。

非纸质档案的载体形式多种多样，保存时间不一，把这些非纸质载体上记录的档案信息通过数字化转换后，可以向利用者提供安全可靠、方便快捷的服务。信息化牵引数字化，产品研制系统与档案管理系统集成是档案进行统一管理的必然趋势，AVIDM与瀚海集成为数字化型号档案全生命周期管理的实现提供了可能性。

（二）建设阶段

通过不断地发现问题、解决问题、反复讨论，现对数字档案馆的建立有了初步的实施计划。

1.数字化对象的确立

航天事业经过了六十多年的发展，涵盖了具有历史悠久和长久保存价值的档案，涉及了文书、经营、科研、航天产品、基建、设备等门类，以价值优先为原则，航天企业数字档案馆锁定了数字化对象。

2.数字化前期的整理登记

确定了数字化对象后，查阅档案库房的档案实体，制定出《档案出库登记表》，填写每份档案的档号、文件编号、题名、密级、页数、文件格式、转换格式、版本、下载情况说明、处理情况说明、备注等信息，为后续档案统计扫描做好准备。

3.目录数据库的建立

与数字化前期整理登记同步开展，制定统一著录规则并按照档案著录规则，在瀚海之星综合档案管理系统核对档案实体与电子著录条目是否一致，如有问题及时补充完善。

4.档案扫描

（1）航天企业档案不仅有A4幅面的文件也有A3以上的大幅面技术蓝图与工程图纸，以保护档案实体为原则，采用破坏性小的扫描设备，适用不同幅面的设备。

（2）扫描后的文件确保图像清晰、完整，分辨率不小于300dpi。

（3）档案应采用统一储存格式，挂接到瀚海之星综合档案管理系统以PDF/CFD。

（4）图像的命名以档号编制规则为基础，先在本地建立文件夹，在总文件夹下以案卷为单位、以卷号及题名建立子文件夹，子文件夹中的每一份文件以实体的档号、题名命名，并将其转换为PDF保存。

5.数据挂接

将扫描好的档案挂接到瀚海之星综合档案管理系统中，将其与目录数据库一一对应，导入到系统中。保证挂接的完整性、准确性、一致性，确定文件能否正常打开，一旦发现错误及时纠正。

6.移交入库

将数字化加工完成后的文件重新还原，不得损坏档案实体，仔细核对出库单，一一对应，核对无误后办理入库。

三、数字档案馆建设的实践阶段

数字档案馆的价值在于开发利用，在于为用户服务。经过持续推进，目前航天企业数字档案馆已初具规模。

（一）基于数字档案馆，提升文件归档率

在数字档案馆环境下，档案管理系统与AVIDM系统、OA系统等集成，可以使文件实时全文跨库归档，实行文件全生命周期管理。为企业提供图文档一体化的全面档案管理工作，完善企业档案资料信息化的需求，提升文件归档率。

（二）依托数字档案馆，提高档案利用率

航天企业在瀚海之星综合档案管理系统已开通电子借阅模块，实施档案电子审批。申请人可以在系统中对借阅的文件进行申请，审批通过后，可查看电子文件，在指定的有效期内查看到申请的电子文件。借阅到期的电子文件，系统会自动收回查阅权限。借阅到期的纸质文件，系统会以邮件方式自动发送催还单，节省设计人员借阅的时间，减轻了档案人员的工作量，提高了工作效率。

四、航天企业数字档案馆运行中注意的问题

回顾近几年的探索与建设经历，航天企业数字档案馆在摸索中前进，在前进中创新。虽然我们进行了有益的尝试和实践，并取得初步的成效，同时也遇到了很多困难与问题，通过分析、总结明确了今后航天企业数字档案馆运行过程中需要注意的问题。

（一）完善的制度建设

鉴于航天企业档案保密性较高，档案工作人员需要认真学习档案法、国际标准及航业标准，依照标准来开展档案数字化工作，建立数字化档案馆，严禁触碰保密“红线”。

（二）有效的整体规划

数字档案馆需要与信息系统、保密系统同步规划，才能实现功能最优化。具体包括电子档案信息采集系统（包括数字化加工系统和电子档案移交/接收系统）、电子档案信息管理系统（含著录、索引、目录、鉴定等）、电子档案信息利用系统（瀚海系统、OA系统、网站查询）、档案信息安全维护系统（含备份与恢复机制、病毒防治、访问控制等）等四大部分，系统涉及的相关部门需整体联动，同步实施。

（三）有力的经费支持

若规划不到位，就会导致数字化工程前期硬件投入不足，加上后期维护经费多，没有充足的经费支持，就无法实现数字档案馆的总体目标，数字化工作进展受到制约。

（四）人才队伍支撑

档案收集、处理与数据库加工人才;数字档案馆系统运营与服务的管理人才。对人才队伍业务素质的要求是具有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力，以适应数字档案馆的建设和正常运行需要。

（五）数字化成果上网及共享利用需要慎重

档案数字化是将以纸张为载体的传统档案进行扫描、縮微等处理，并通过网络设备进行管理和利用。经数字化处理的档案具备信息资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。

许多经过数字化的档案，上网共享会带来一些保密问题，所以在建设数字档案馆的同时，要从物理安全、信息资源安全和安全保密管理几方面着手，做好数据迁移、备份、恢复;计算机病毒防治;访问控制;信息加密;信息完整性校验等多方面把好安全问题的关口。