医院合同管理现状与对策

周珍晓

摘要：合同管理是医院经济活动的重要组成部分，无论是采购业务还是基建项目，合同双方均需签订合同，明确双方的权利和义务，规范和约束医院经济行为。加强合同管理，既是医院内部控制的重要手段，又是维护医院合法权益、防范相关法律和业务风险的重要方式，可以有效提高医院的内部管理水平。

关键词：医院;合同管理;对策

中图分类号：R197.32 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2019）016-066-02

随着社会的发展，医院除了正常的医疗业务外，与外界的经济业务越来越多，为规范内部控制，保护医院的基本利益，各项经济业务签订的合同自然也越来越多。医院的经济行为复杂多样，经济合同种类繁多，包括设备采购、材料采购、新建及改扩建等基本建设工程、大型修缮项目、各类物资采购、设备维修业务、大型设备维保业务、信息系统开发、科研协作、外包服务、医患纠纷处理等等。因此，潜在的经济纠纷和经营风险也相应有所增加。

一、医院合同管理现状

1.合同管理缺少制度依据

大部分醫院目前都没有建立相对完善的合同管理相关制度，没有建立统一、规范、科学的管理标准和控制程序，致使在合同的签订、执行、保管的过程中无章可循。例如下属科室未经法人授权，擅自对外签订合同;或者超越授权范围承诺合同条款。

2.授权、审批与签署等流程存在风险

医院各类业务都由各个相关部门分别负责，合同的落实由各职能部门分块管理，虽然各部门会设有专人负责本部门的采购等及合同管理，但要了解全院的合同的签订、执行和保管情况比较困难;部分医院没有实行合同会签审核制度，无法确保合同的签订内容与质量，缺少对合同的经济事项和法律条款进行审查把关的专业人员;合同签署授权不够明确。在医院没有明确制度并予以授权的情况下，由职能科室负责人代表法人或由法人在合同上签字确认，且在用章上管理不够严谨，存在不具备法人主体资格的部门直接对外签订合同，以部门内部用章代替医院公章等问题，致使无资质主体合同成立，给医院管理和风险防范带来隐患。

3.合同管理职责不明确，合同订立不严谨

合同管理工作职责分工不明确，可能会造成多部门共同管理的边际盲区。合同签署的条款欠完善，是否需要订立合同的界线不明确。医院签署的合同中，部分要素完整性较差，或者表达不严谨。主要包括条款空白、法人签字不全，合同签订时间不明确或不签等。职能管理部门对怎样的经济事项或者多大的金额应该签订合同缺乏参照执行依据。

医院采购合同拟稿权交给供应商的情况较为普遍，而供应商为了维护自己的利益，在合同条款中巧妙规避对其不利的约定，支付条款利他性强，不可避免地存在内容不完整，表达不准确，条款不全面等问题。而部分医院拟稿合同的文本模版过于简单，支付条款及违约责任不明确。合同审核人员或因专业素质或因工作态度未能发现合同文本中的不当内容和条款，或者审核人员发现问题但未能提出恰当的修订意见。

4.合同的监督管理不到位

合同签订后，相关管理部门与科室之间缺少衔接，信息资源不共享，缺少有效的监管机制，使合同执行与监督管理相互脱节。

5.合同归档管理不安全

医院不重视合同归档，虽然涉及资金往来业务的合同在收付款时是必须附合同的，但这不属于合同归档的范畴。没有妥善保管合同文本，或者管理不到位，不及时甚至纰漏。未建立合同管理后的评估制度，或合同管理后评估程序不合理，都可能导致合同管理水平长期得不到改善和提升。

二、医院合同管理的对策

1.明确合同签订的范围。医院合同的签订范围比较广，相关管理部门应执行统一的立项、合同起草和会签审批程序，经法人代表或其委托代理人签章的合同才能生效。

2.建立完善的合同管理内部控制制度。合同管理应该贯穿医院经济活动的全过程，涉及业务广，参与部门多，建立完善的合同管理制度和健全的流程将有助于医院维护自身的合法权益，规避法律风险，也有助于医院降低财务风险;还可以协调院内个部门的关系，提高医院内部的管理水平。

3.设计合理的合同管理业务流程，并严格把关。合同管理一般包括合同的订立、合同的履行两部分。合同订立阶段主要涉及合同的策划、调查、谈判、文本拟定、审核和签署等环节。合同履行阶段涉及合同的履行、补充、变更转让、解除、纠纷处理、结算、合同登记与保管、归档等环节。

合同订立阶段。签订合同必须遵守国家的法律法规，政府集中采购的，依法委托集中采购机构代理，医院自行采购，根据实际内容和金额进行招标等方法，流程上不能本末倒置，不能先签合同，再补招投标。在签订合同前，医院应对合同对方主体资格进行充分调查，确保对方具有履约资格和能力，减少合同违约风险;建立合同谈判控制机制，要在自愿公平的原则下磋商合同内容和条款，确保合同内容的规范性，相关要素齐全，文字表达准确，违约责任条款明确，盖章填写规范;建立合同文本拟定和审核控制机制，确保合同文本的形式和内容规范合理;建立合同事前控制制度，经办部门拟定，相关业务部门审核，重大合同要经过医院法律顾问把关，属于重大事项的，经单位领导班子集体讨论;建立合同文本签署和登记控制机制，确保合同签署权限程序合理、登记备案手续完善。

合同履行阶段。医院对合同履行情况进行监控，确保合同履行过程得到有效的跟踪监控。强化合同履行过程及效果，按规定履行合同义务，同时也要保证对方积极执行合同的各项条款;建立合同变更控制机制，根据实际情况及时补充或者解除，建立严格的结算制，按照合同条款规定的支付方式进行结算。

4.建立完善的合同管理组织及运行机制。医院应有专门的合同管理部门，进行分级授权，层层把关，医院各部门要在自己的授权范围内进行审批和签订合同，可以运用合同管理软件，对合同的各个环节进行监控，并记载合同的每一个环节，发现风险点，及时处理。医院各部门之间要有沟通协调机制，确保医院业务部门、财务部门与合同归口管理部门之间的有效协调。归口管理部门应及时对拟定的合同进行审核，查看合同的签订和执行情况，参与合同项目的招标等。充分利用采购拟稿权，优化现有医院合同文本格式，条款全面、合理、合法，减少使用供应商文本。

5.完善合同条款的内容。以《中华人民共和国合同法》为依据，结合医院实际，拟定各类合同，主要条款可参照《合同法》的规定，根据业务或者项目的实际情况进行调整。

6.合同的归档管理。建立合同保管与归档控制机制，对医院所有的合同应有专门的部门管理，按照业务科室、签订年度、合同项目进行分类，统一编号，并归档。妥善保管合同文本，确保合同保管的安全性。适时建立合同信息管理系统，提高合同管理的效率和透明度。信息管理系统中应包括经办部门、合同主要内容、合同金额、对方单位、签署人、付款情况、付款进度、合同目前的状态等。通过合同付款实时控制，相关部门和人员能实时掌握合同款项的支付情况和进度;建立合同管理检查、评估的控制机制，定期开展合同管理评估，发现问题及时整改和落实。

总之，医院应通过不断健全和完善合同管理制度，运用动态管理的科学手段，构筑严密的合同管理内部控制体系，促使医院经济活动的健康有序发展。从而保证公立医院的合法权益，促进公立医院的经济效益。