高校教育统计档案管理存在的问题及对策

吴晓茹 樊晓丹

【摘要】高校教育统计档案是高等教育事业统计工作的一项重要内容，其系统、完整、客观、真实地记录了高校在人才培养、师资队伍建设、办学条件改善等方面的发展历程和轨迹，是学校领导科学有效管理和制定政策计划的根本依据。本文针对高教统计档案管理中存在的归档意识淡薄、规范化水平较低、信息化及开放程度滞后、重保管轻利用等问题，分别从加强高教统计档案的组织领导，提高高教统计档案的“质”与“量”、建立高教统计档案远程服务平台及开发编研高教统计档案等方面提出了相应对策。

【关键词】高校教育;统计档案管理;问题;对策

高校教育事业统计是对高校办学规模、办学条件、办学水平等情况进行数据收集、整理、汇总和分析的一项经常性基础工作，其内容包括高校的学生、人事、财务、教学、科研、设备、基建、产业、图书、体育、卫生等方方面面，具有专业性强、涉及部门广、数据量巨大且全面等特点，不仅是教育行政主管部门监控学校办学状况的重要信息渠道，更是高校进行科学管理和决策的重要依据。在高校教育事业统计工作中形成的具有保存价值的文字、图表等资料档案（以下简称高教统计档案）是高校教育事业统计工作的一个重要组成部分，其系统、完整、客观、真实地记录了高校在专业设置、人才培養、师资队伍建设、教学科研、办学条件改善等方面的发展历程和轨迹，是高校领导制订发展规划、优化资源配置、提高办学质量的根本依据，也是高校对外交流、参与市场竞争的重要工具。目前，国内较具影响力和公信力的“武书连大学排名”就是利用高教统计档案分别从大学综合实力、学科实力、本科专业实力、教师学术水平、教学科研效率、本科毕业生质量等方面对高校进行排名，不仅为考生及家长填报高考志愿提供参考，更是各学校整理实力的充分体现。因此，加强高教统计档案管理工作，为学校教育事业服务的同时，助力学校“双一流”建设，具有十分重要的现实意义。

一、案例介绍

某高校教育事业统计工作一直由学校校长办公室负责。2010年，由于学校人事调整，负责统计工作的老师发生了变动，但两位老师在交接工作的过程中，对高教统计档案的相关要求忽视交接或没有交接清楚，致使新老师在后续负责统计工作中一直没有将每学年的高教统计档案按时移交学校档案馆保管。直至2016年该高校有关部门到档案馆查阅高基报表数据时才发现高教统计档案竟断档了5年之久。为了保证学校档案的完整性，该校档案馆工作人员及时联系到这位统计老师，说明了高教统计档案的重要性并对之前中断未归档的高教统计档案进行了补归，有效填补了学校这一时期高教统计工作的空白。

二、高教统计档案管理中存在的主要问题

虽然该高校及时发现了统计档案工作中存在的问题并做出了补救与整改，但随着信息时代的到来，高校教育事业统计工作已从传统的手工统计转变为计算机统计，而形成于统计工作整个过程的高教统计档案，其载体形式、载体内容也发生了根本变化，并非一册仅体现数据记录与汇总的纸质报表。目前，一些高校对教育事业统计工作、高教统计档案管理不够重视，对工作中出现的新情况新问题没有及时研究并采取应对措施，其中包括忽视对电子统计档案的管理，以至于高教统计档案工作中出现了以下问题：

（一）高教统计档案归档意识浅薄。一些高校没有设置专业统计管理部门，统计工作归口不一，有时在校长办公室，有时又因学校发展被调整在发展规划处等部门，容易出现数出多部门的情况。这些部门由于负责的事项较多，对教育事业统计工作只是表面应付，对高教统计档案更是疏于管理。同时，从事统计工作的人员大多是身兼数职，工作辛苦、繁琐，没有精力深入学习和掌握高教统计档案管理的具体办法和要求，加上统计人员因岗位流动而变化频繁，导致高教统计档案长年存放于科室中，未向学校档案馆移交，归档出现断档现象，给学校资产造成不可弥补的损失。

（二）高教统计档案规范性管理程度较低。统计部门和档案馆没有根据教育事业统计工作的变化及学校实际及时制订新的《高教统计档案管理办法》《高教统计档案归档范围和保管期限表》等规章制度，每年度的高教统计档案归档仍是传统的一本纸质报表，而教育事业统计工作中各单位报送的由领导签字盖章的原始统计数据及数据核查情况说明等材料散落在统计人员手中，没有作为高教统计档案移交档案馆。同时，随着信息技术的发展，教育事业统计工作已由手工统计向计算机统计转变，由此产生的Excel、数据库、软件系统等电子统计档案也未归档，从而导致统计档案数据缺乏连续性且查阅利用效率低下。高教统计档案利用者缺乏保护档案的意识，在利用过程中随意在档案原件上涂画、批注，给档案管理带来了不良影响。

（三）高教统计档案信息化及开放程度滞后。一方面，高校统计工作仍限于数据单机录入和处理，没有借助网络技术实现学校部门间的统计数据共享。另一方面，多数档案馆仅实现了高教统计档案的目录级信息化，对高教统计档案实体的利用，仍需到档案馆现场查阅，无法实现异地查询。同时，多数高校将统计数据视为保密数据，不肯对外公布，导致学校之间形成一个个信息孤岛，无法与同类院校进行横向比较，自然无法了解本校的发展优势与短板，一定程度上制约了高校的进步与发展。

（四）高教统计档案重保管，轻利用。档案馆工作人员对高教统计档案的重要性认识不足，仅限于上架、保管、你用我查的初始水平，忽视了对高教统计档案的深度挖掘和开发编研，没有发挥出高教统计档案在制定决策、研究校史、对外宣传等方面的作用。

三、做好高教统计档案管理的对策

（一）健全教育事业统计工作组织机构，强化高教统计档案组织领导。鉴于目前高校事业统计工作归口不一、管理分散、易被部门主要事务“边缘化”的现状，高校应结合实际，成立专门的统计部门，实行“统一领导、集中管理、分级负责”的统计工作网络，即由学校统一领导，统计部门集中管理，各处（室）、各院（系）分级负责。同时，学校应加大投入力度，培养一支观念新、业务精的复合型统计人才队伍，为实现归口统一和高质量的高教统计档案管理奠定基础。在此基础上，统计部门要加强高教统计档案的组织领导，健全高教统计档案管理制度。统计部门负责人要提高对高教统计档案的认识及重视程度，不仅自己要认真学习并贯彻高教统计档案相关政策，还要健全单位高教统计档案的“三纳入”“四同步”管理制度，确保高教统计档案工作落实到位，即高教统计档案工作纳入单位的工作计划，纳入领导议事日程，纳入统计工作人员岗位职责;下达统计计划任务与提出统计资料归档要求同步，检查统计工作进度与检查统计资料形成情况同步，统计工作上报与验收鉴定统计资料的齐全、完整、准确性同步，统计工作评优与档案部门出具统计档案归档证明同步。

（二）加强高教统计档案规范化管理，提高高教统计档案的“质”与“量”。1.高校统计部门要高度重视并积极组织统计人员参加教育事业统计专业化培训，全面掌握统计工作流程、指标含义、填报要求、软件应用等内容，不断提高统计人员业务水平。同时，要求各位统计人员对待工作必须态度严谨、认真细致，坚决杜绝随意编造数据的情况发生，彻底从源头上保证统计数据的准确性，为建立高质量的统计档案奠定基础。2.高校档案馆应根据教育事业统计工作实际，制订高教统计档案归档实施细则，对高教统计档案的收集、整理、组卷、编目、装订等工作做出详细说明和要求，切实提高高教统计档案的规范化水平。首先，在收集高教统计档案时，不仅要收集与教育事业统计工作相关的上级文件通知、本校统计工作的计划、总结、请示、批复、任务分解及各单位报送的原始数据、统计情况说明、统计报表等纸质材料，还要收集不同版本的高教统计系统软件及其相应的导出文件（.xls）、数据库文件（.dat）、上报文件（.input）等电子统计档案，提高高教统计档案的全面性。其次，在分类整理高教统计档案时，要按照相同年度、相同保管期限、相同载体的分类原则对统计档案进行正确分类，并按照纸质档案以卷（件）为单位、电子档案以盘为单位整理，切实做到高教统计档案内容齐全、分类清楚、不漏不重、签字盖章手续完备、装订规范、检索方便、管理完善。

（三）加强高教统计档案信息化建设，实现统计数据远程利用。随着计算机及网络技术的迅猛发展，高校档案工作在档案载体、档案管理、档案服务等方面正在向信息化建设迈进，高教统计档案管理也应顺应时代要求，逐步推进存量数字化、增量电子化、建立高教统计档案数据库的基础上，充分利用学校局域网、校园网等平台以及数字化校园建设契机，实现统计档案远程利用平台，为学校各部门提供方便快捷的查档服务的同时，彻底打破各部门疲于查找数据的困境;为学校师生的教学、科研提供数据支持;为教育行政部门动态监测、宏观调控高校发展提供依据。

（四）深入开发高教统计档案，积极为高校教育事业服务。1.加强高教统计档案数量关系的分析整理，在对比中发现问题、解决问题，从而不断提高学校的管理水平。通过对学校高教统计档案的横向与纵向、单项指标与多项指标、定量与定向的分析比较，不仅可以将静态化的统计数字转化为动态的教学监测指标，为学校决策层动态掌握办学现状、评判资源配置、挖掘办学潜力、提高办学效益提供依据，还可以让学校师生、校友及社会各界了解学校的改革发展历史和辉煌成就，扩大學校对外宣传力度并为学校赢得知名度和美誉度。通过比较相关院校数据，及时发现学校与其他院校在人才培养、师资队伍、教学方法、科研水平、资产投入等方面的优势与短板，以便学校摆正位置，及时调整发展策略，不断提升学校治理能力和竞争能力。2.加强高教统计档案的编研与课题研究工作，辅助学校行政管理。充分利用高教统计档案信息库，建立学校的人事信息数据库、学生情况数据库、科研成果数据库、专业信息数据库、仪器设备数据库、固定资产数据库、校舍情况、图书资料数据库等，为各职能部门的数据统计、填报报表、编印和发布信息简报等日常业务管理、信息咨询服务提供数据支持。还要进一步解放思想、开拓创新，借助高教统计档案，积极开展统计相关课题研究工作。特别是针对各高校举办的见证改革开放四十周年纪念活动，学校统计部门可联合档案馆透过高教统计档案以图文并茂的形式对学校的教育事业发展成就进行汇编，并在全校范围举办展览，鼓励学校领导、师生员工、校友及社会各界人士借此机会对学校的综合改革和“双一流”建设出谋划策、建言献策，为实现学校内涵式发展共同努力。

四、总结

高教统计档案管理是一项长期性、综合性的管理工作。在习近平新时代中国特色社会主义思想引领下，我们要创新思维、积极探索高教统计档案管理和服务新模式，充分发挥高教统计档案在高校科学决策、取长补短、提升实力、扩大宣传等方面的作用，积极为高校教育事业发展贡献力量。

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