浅议博物馆资料室向馆内信息情报中心转型之路

陈洁

摘 要：博物馆资料室工作是博物馆业务工作的重要组成部分，承担着为各部门及时提供可靠信息的任务。随着博物馆事业的发展，资料室从藏书中心（或查阅中心）转化成信息情报中心是必然趋势。文章着力于博物馆资料室的业务与资料中心两大特性，从信息征集和利用两个角度切入，探索其向馆内信息情报中心的转型之路。

关键词：博物馆资料室;信息情报中心;信息征集;信息利用

随着近年来文博事业的稳定发展，各地博物馆陆续设立专门为本馆业务服务的图书馆、资料室等专业机构。随之，专项款额、专业人员、相关设备的陆续到位为博物馆资料室工作的规范化、专业化提供了基础条件，图书资料工作的重要性也日益显现出来。

然而，博物馆长期把收藏作为资料室的主要工作指标，常常忽视了所藏资料的利用问题。为适应文博事业发展的需要，博物馆资料室的职能要实现由重“藏”到重“用”的转变。另外，信息时代带来了如信息来源在内容和形式上的多样化、信息数量的激增、信息更迭周期的大大缩短等各方面的变化。适应大环境的变化，跟上时代发展步伐，把握信息时代带来的机遇，成为博物馆资料室的一个重要任务。从这个角度来说，从藏书中心到资料查阅中心，再到信息情报中心的发展历程，是博物馆资料室发展的必然趋势。资料室如何最大限度地满足博物馆业务建设和专业人员科学研究的需要，成功转型为馆内信息情报中心，成了大多数博物馆资料室所面临的重大课题。

1 博物馆资料室发展现状

博物馆是收藏文物和标本，进行科学研究和宣传教育的一个特殊的文化事业机构，具有非盈利性质。资料室是机构内部专门设立的，为该机构提供储存、查阅、信息服务等功能的内部组织。博物馆资料室工作是博物馆业务工作的重要组成部分，同时也必然受到博物馆工作属性的影响和制约，这就决定了其与社会上的公共图书馆、一般企业资料室相比有所不同。一方面，从其资料内容来讲，博物馆资料收藏具有专业性，学术特性明显，以积累历史文化信息为主;另一方面，从服务管理角度来说，其服务具有单一性和封闭性。

结合博物馆的业务特点以及资料室的信息服务特质，可以将博物馆资料室理解为“提供为藏品、陈列和群教工作服务的信息资料（包括纸质资料、电子化资料等），承担着为各个部门及时提供準确可靠的信息任务”的博物馆内部组织机构。由于其涉及到博物馆核心业务工作，所以在一定程度上反映了这个博物馆的学术水平、陈列展览和群众教育水平。“藏书中心—查阅中心—信息情报中心”正好描述了目前博物馆资料室发展三个阶段：

阶段一：藏书中心。博物馆资料室首先是馆内藏书的主要场所，这是资料室存在的最基础状态，也是最低级阶段。以收藏一些与业务相关的书籍为主，信息极少被利用。

阶段二：查阅中心。随着服务和信息利用的意识逐步加强，在实际工作或科研过程中遇到问题时，资料室能成为资料查阅的一个服务点。此时的资料室仅处于被动利用的阶段，现实中大部分资料室均处于此阶段。

阶段三：信息情报中心。此阶段的资料室主动提供信息情报，合理建设信息格局，成为馆内信息情报中心。这是目前绝大部分博物馆资料室的发展方向。随着角色的转变，资料室将在支持博物馆业务发展方面发挥越发重要的作用，其馆内地位也将得以提升。

当下，大部分资料室处于查阅中心阶段，还有少部分仍停留在最初级的藏书中心阶段。在实际的图书资料工作中，文献资料先由资料管理员编写目录，按门科分类，写好分类卡后上架，实行闭架借阅。业务人员一次借书活动的完成，要经历查找目录、管理员进书库查找、借阅登记等环节。这是传统的“为人找书，为书找人”的被动式服务，从管理角度看，这仍是一种以收藏为主的管理方式。室内文献信息资料的利用率偏低，造成资源浪费。

笔者尝试通过文献调研、兄弟单位业务人员访谈等方式作进一步了解，发现在日常工作中少有博物馆能对图书资料工作给与足够重视，绝大多数博物馆图书资料室仍停留在较为初级的发展阶段。图书资料管理工作中存在诸多需要解决的问题，主要表现在：资料收集缺乏针对性，难以满足博物馆工作人员的查询需要;受传统思想影响，缺乏对资料信息资源的主动开发意识;资料整理手段落后，且查询的资料缺乏系统性;工作人员素质跟不上业务开展需求，难以适应定题服务工作的需要;图书资料建设经费偏少，资料、设备落后，利用率低等。

2 博物馆信息情报中心的核心任务

图书资料管理工作与博物馆最基本的业务工作密切相关，是反映博物馆的陈列展览、宣传教育和学术研究水平的重要因素之一。要找准信息情报中心的转型之法，做好图书资料管理工作，关键是准确把握其工作特点。

博物馆资料室首先是文博系统内的资料存储利用中心，其信息资料的内容与博物馆业务紧密相关，其信息的收集、布局和利用均围绕着博物馆业务进行。作为资料室，其应当聚集所在机构所需要的信息内容。因此，要成功转型为信息情报中心，博物馆资料室就要保障信息征集的高效性，且尽可能提高信息利用效率。

2.1 保障信息征集的高效性

发挥信息情报作用的前提是信息构建。博物馆信息资料的构建方式有征集购买、馆际交换、学术交流、接收捐赠、收集于日常工作与相关文化活动中形成的具有收藏利用价值的文献资料等。由于馆际交换、学术交流等信息收集方式与业务本身关系密切，所以本文主要在此探讨征集购买方式的效率问题。

2.1.1 锚定合理的征集范围，此为信息征集第一步

以广州博物馆为例，资料室发出拟定征集清单指令，进而产生两条工作路线：一为以满足业务需求为中心，二为以满足整体信息布局需求为中心。由于博物馆的科研、展览、文化传播等各项工作的开展需要有相应充分的知识储备支撑，资料室信息构建要与博物馆业务工作紧密相连，最直接的方式就是由其服务对象即业务人员提出信息需求，此为路线一。此外，征集信息还须考虑是否满足整体信息布局需要。简单举例，新馆建设是近年广州博物馆其中一项重要工作，那么建筑类、空间设计类、展览类的信息资料必不可少。对于一个综合性历史博物馆，设计与展览方面的信息与人才储备是有一定基础的，然而建筑类的信息储备则凤毛麟角，相关人才储备也是刚刚起步。因此，仅通过业务人员提出征集要求无疑是远远不足的，此时便要求资料室站在全馆整体工作及战略布局的角度来确定征集范围，此为路线二。两条路线结合最终产生可作为实际征集工作依据的信息征集清单。

2.1.2 结合工作实际，准确把握用户的信息需求

根据实际工作情况，大致可将用户信息需求分为以下三类：

第一类，务实类信息需求。在实际科研项目、工作任务中遇到难以解决的问题时便产生了此类信息需求。此类需求往往以某个工作任务、项目为周期产生。

第二类，学术类信息需求。此类需求主要产生于对自身工作研究领域有较敏锐触觉、较强烈求知求新欲望的人群中，此类信息需求目的明确，往往在各自工作研究领域有一定程度的积累与造诣。学术期刊便是学术类信息的典型例子。

第三类，其他信息需求，如求知类、消遣类信息需求等。求知类信息需求主要产生于对某项工作并不具备基础知识储备的人群;消遣类信息需求主要产生于为丰富课余知识或工作之余放松身心的人群。这些信息需求的共同点是阅读目的并不明确，需要借助检索工具或工作人员的引导和介绍。

2.1.3 与信息源有效合作

博物馆资料室信息源类型主要有出版社、实体书店、大专院校、研究机构、业界专家、政府机构、学术研讨会、互联网等。资料室的收藏有主有次，不可能面面俱到，所以要根据各类信息源的特点因地制宜地发挥各信息源的优势。要准确、迅速地收集有效信息，必须对各类信息源的征集效率有所了解：

①当所需信息集中于某个出版商时，选定该相关出版商作为合作信息源是高效的。

②当信息来源于互联网且不集中于某长期、稳定合作的信息源时，应选用互联网作为合作信息源，提升信息内容的丰富度以及保证其与时代的紧密相连。此时要注意时效性，主要是由于互联网为信息更新迭代最为迅速的地方之一，除却专门的文博系统网点，一般的互联网供应商（如当当、京东等）是难以维系同一信息的长期存在的（实际表现为缺货等）。

③当信息不集中于某长期、稳定合作的信息源，且从互联网无法获取时，建议到实体店进行信息征集，但要注意该过程中的时间成本和资金成本（一般实体店的标价要比直接与出版商合作或网上直营略高）。

④要开拓思路，善于利用其他渠道。例如，積极与其他文博单位建立合作网络，促进馆际交流，达到资源共享;立足本馆的服务和研究领域，主动和大专院校、研究机构、业界专家建立联系，了解把握最新的学术动态、研究成果及出版行情等。

2.2 提高信息利用的效率

若保证信息征集效率为资料室成为博物馆信息情报中心奠定了基础，那么提高信息利用效率则是资料室成为信息情报中心的主要任务。征集结果的及时反馈是提高信息利用效率的第一步。主动且及时地把信息征集结果反馈给用户，能推动资料室从“被动查阅”到“主动提供信息”角色的转变。信息成果的整合、发布与分享，则是提高信息利用效率的更高要求。

首先，要对信息成果类型进行了解。信息成果多种多样，以一次文献为基础，通过分析、综合、提炼等方式加工产生的都是信息成果，如简单的读后感、书评、学术论文、索引、百科全书、辞典等。从文献加工角度看，二次文献、三次文献是典型的信息整合成果。对所征集的资料信息进行加工、提炼和整合，从而得到便于管理和利用一次文献的信息检索工具，反馈给用户，有利于提高信息利用的效率。

其次，要掌握各类信息分享手段。信息化、数字化时代的今天，突破传统而低效的管理和服务模式很有必要。移动互联网的介入，对提高信息利用效率有重要意义。计算机信息化管理有储存量大、速度快、便于管理等特点，既为我们及时、快捷处理信息提供了条件，又提高了图书资料的利用率。由于移动互联网突破了时间与空间的限制，进一步拓宽了信息利用的界限，一方面可以快速而准确地协助我们查询到所需的信息，另一方面则更加充分地实现了资源共享，达到事半功倍的效果。微信公众号是移动互联网的一个典型例子：通过经营资料室公众号，与用户进行沟通，收集用户意见，发布信息内容与信息活动的各环节情况，再通过用户之间的共享（如朋友圈）实现资源利用的优化，信息利用效率有了质的提升。

3 结论

本文探讨的核心内容——博物馆资料室如何转型为馆内信息情报中心，是围绕着资料室本身属性开展的。一方面，其具备文博行业特性，与一般企业资料室不同，有着重要的业务特色;另一方面，其又肩负资料室本身的职责，要为所服务机构提供有效的信息资料。因此，资料室必须完成“聚焦核心业务信息，实现信息的充分利用”这一核心任务。该任务又可分解为两大部分：“准确”而“迅速”地收集信息和实现信息的有效利用。

从信息征集角度来说，由资料室或业务人员发出征集需求，其功效、信息有效性的判断标准以及实际操作方式与效果都是有所不同的。因此，要注意协调各类资源在两条征集路线上的分配，更要注意结合不同信息源的特点开展工作。不管从哪条征集思路出发，都需要最终与现有信息布局相匹配。其中最基础的工作便是复核资料库存情况，避免资源的重复、无效建设。

完成了有效的信息征集后，信息利用的效率成为了资料室实现信息情报功能的主要风向标。及时反馈征集结果是高效利用信息资源的第一步。此外，整合信息资源、编辑检索工具、分享各类信息成果，都能达到较大提高信息资源利用效率的效果。

博物馆资料室作为博物馆内信息资料的存储和利用中心，肩负着为主要业务活动提供信息支持的重要任务。要实现信息情报中心的成功转型，博物馆资料室要做好信息收集与信息利用两大工作，全方位、主动而高效地为信息用户提供信息情报支持。从藏书中心、查阅中心成功转型为信息情报中心，是时代发展、社会文化事业与文博事业发展的必然要求，也是各馆资料室自身发展的重大突破。■

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