简析新农村建设形势下指导站的档案管理

杨韩露

在新农村建设形势下，指导站的档案管理工作十分重要，它是落实实际工作中技术服务与教育职责，充分发挥自身作用的基础性工作。做好指导站的档案管理工作，将会为新形势下的工作顺利开展提供有利条件。

1、指导站档案管理的重要性

①为实际工作提供决策依据

在指导站的档案管理工作中，收集保存着大量有价值的女性群众信息和以往工作案例等资料，是指导站统计数字的重要来源，通过对档案中的统计数据进行分析，可以为指导站的工作决策提供参考。而且，根据统计结果可以对当前工作存在的问题进行分析对比，用于指导当前的各项工作，使指导站的工作有重点、有计划、有落实，更好地完成指导站承担的技术服务与培训等工作目标。

②能够更优质地服务于广大育龄女性

指导站的档案管理工作可以为广大女性群众提供更优质的技术指导和服务，促进指导站各项工作不断改进，能够进一步解决广大女性群众遇到的各类实际问题。指导站的档案管理，可以对实际工作中的资料进行整理和分析，针对分析中发现的问题进行具体的指导和技术服务，使指导站的工作更能满足实际工作的需求。

2、指导站档案管理中存在的主要问题

①重视程度不够，工作人员素质不高

当前，在一些指导站档案管理的实际工作中，上级领导没有给予充分重视，对档案管理的重要性缺乏足够的认识，对档案管理工作的支持不够。由于领导重视不够，导致各部门对档案管理支持和配合不力，提供的档案材料不够全面准确，存在着资料造假等问题，导致指导站的部分档案资料的真实性不够，不能满足为领导提供参考、为女性群众提供服务的要求。而且，指导站的档案管理工作人员大多属于兼职的，工作不专心、不严谨，在收集檔案资料时，存在疏漏问题，使资料收集得不够全面，缺少系统性。随着档案管理信息化程度的提高，档案管理人员素质跟不上档案管理工作的要求，对新技术、新的管理手段不够了解，对信息化设备的实际操作能力有待提高。管理人员对信息化管理的认识还需要提高，档案管理工作中创新能力较差。由于一些指导站负责档案管理的人员流动性比较大，不能长期任职，而且在指导站内属于边缘人员，再加上有的档案管理人员文化程度不高，自觉能力不足，对档案管理知识一知半解，使档案管理工作经常出现各种失误。

②制度不够完善，基础工作不到位

一些指导站对制度化管理不够重视，没有制定相应的规章制度，更谈不上执行。即使有的制定了管理制度，也只是挂在墙上，甚至锁在抽屉里，形同虚设，没有起到应有的作用。而且档案管理所需的硬件设施欠缺，没有专门的库房，甚至没有专用的档案柜。各种材料混放在一起，导致资料污损、丢失现象经常发生。由于对指导站的管理工作缺乏具体的要求和指导，导致资料的收集和保管不规范，导致组卷无序，序号不清，一卷多册等问题出现。而且资金投入严重不足，信息化建设速度慢。

3、提高指导站档案管理工作水平的措施

①提高认识，满足经费需要

指导站的档案管理工作是计划生育工作的重要组成部分，各级领导应高度重视档案管理工作，将档案管理工作纳入工作日程，促进档案管理工作与指导站其他工作同步发展。采取多种方式，加强对档案管理重要意义的宣传教育，在指导站上下形成档案管理非常重要的共识。积极领导要支持档案管理工作，确保经费投入，加快档案管理网络信息化建设速度，为档案管理工作选配高素质的工作人员，使档案管理工作在人力、财力等方面得到切实保障，促进指导站档案管理事业持续发展。

②更新观念，提高业务素质

指导站档案管理人员的素质是保证工作质量关键，现在档案管理信息化步伐正在加快，档案资源需求和利用率日益增大，在这样的形势面前，对档案管理人员的素质要求更高。不仅要尽到保管职能，还要具备信息化设备运用能力，对保管的档案资料非常熟悉，与当前实际工作衔接紧密，具有对档案资料快速检索及分析能力，能迅速及时地为领导提供有价值的参考资料。档案管理人员还要加强工作责任心，创新工作方法，改变档案管理的传统思维和模式，运用新技术、新方法做好档案管理工作。指导站要加强对档案管理人员的培训，提高他们的整体素质，以利于指导站档案管理工作的顺利开展。

③加强制度管理，推进档案管理水平的不断提高

完善的档案管理制度是做好档案管理工作的重要保证，要结合工作实际，制定和完善档案管理的规章制度，使档案管理工作有章可循，规范化和标准化。指导站的档案管理工作内容比较繁杂，指导站要加强档案管理工作的领导，落实目标责任，加强监督考核，建立起责任追究制度，使档案管理人员做到严于律己，提高工作成绩。进一步创新档案管理方式和手段，建立符合指导站实际情况的管理模式，做好档案资料的收集、分类整理和保管、利用等工作，及时准确地解决档案管理中出现的问题，持续推进指导站档案管理水平的提高。

总之，目前指导站的档案管理还没有完全引入信息化技术，管理方式陈旧，水平不高。需要进一步提高认识，应加强资金投入，人力投入和精力投入，把三投入做好了，档案管理自然会水涨船高。

（作者单位：152400黑龙江省庆安县计划生育宣传指导站）