如何做好科研机构档案编研工作

胡秀丽

【摘要】档案编研是档案资源开发利用的一种有效途径，也是一种较高层次的利用方式。它具有很好的教化功能，能够为科研机构的发展提供决策支撑，辅助科研事业的发展。通过强化档案资源的开发意识，加大科研人员的参与力度，丰富档案馆藏，充分利用信息時代的技术优势等能更好地开展档案编研工作，充分发挥档案资源的作用。

【关键词】科研机构;档案编研;档案资源开发;档案馆藏

一、档案编研工作的意义

档案编研是将零散的文件材料通过收集、归纳、整理、摘编、分析等步骤将档案信息发掘出来，形成编研成果，主动提供大家参考利用的一种档案利用服务方式。编研成果的主要形式有参考资料汇编、专题文件汇编、论文专著等。档案编研工作是将静态的档案资源转化为动态的、可供利用的信息资源的加工制作过程，是档案资源开发利用的一种有效途径，也是一种较高层次的利用方式。随着社会的进步和科技事业的发展，科研机构的档案资源数量也在迅猛增加，充分利用好这些丰富的档案资源，发掘档案资源的价值，加强档案编研，具有重要意义。

（一）档案编研工作具有很好的教化功能。回顾历史，才能展望未来，一项档案编研成果能够成为一个单位或机构职工文化宣传教育的生动教材。如反映一个院所发展历史的档案编研成果能够使大家回顾历史，了解过去，珍惜现在，展望未来，以更加热情的姿态投入未来的发展中。尤其是在目前发展形势下，科技的进步使得许多科研院所飞速发展，人员数量不断壮大，高科技人才引进规模也不断扩大，业务范围日渐扩充。在此形势下，进行院所历史、文化、业务发展的编研工作显得意义重大。充分利用各种档案文件资料，对单位发展历程进行全面回顾，对各方面工作的发展历程进行总结和梳理，形成单位发展历程汇编成果，能使新员工了解单位的发展历史，重温前辈们的奋斗历程，珍惜现在优越的科研条件，激发大家干事创业的奋斗激情，营造良好的积极热情工作的氛围。

（二）开展档案编研工作能够为科研机构的发展提供决策支撑。档案信息资源的数据具有真实性和可靠性，它能够在经济发展或管理的过程中起到有针对性、有目的性的指导，从而减少此过程中的失误或者少走弯路。因为看似零散孤立的文件资料里面实则蕴藏着潜在的发展规律，充分利用这些档案资源，综合各方面的数据信息，发掘其中蕴藏的潜在规律，能够为各项事业的发展提供决策支持，厘清发展思路，为今后的发展和规划提供方向和目标。

（三）科技档案编研工作能够有效辅助科研事业的发展。科技档案是科研机构在科研过程中留下的宝贵财富，是科研机构的核心档案资源，在科学研究、课题报奖、成果转化活动中发挥着重要作用。但科技档案是在历史发展过程中形成的，不一定能适应现实的需求，而且科技档案数量繁多，科研人员在利用过程中，需要查阅大量的案卷才能获得需要的信息，耗费时间长且效率低下。如果将科技档案按照研究内容或者研究方向分为不同的专题，进行分类整理，并将其中精华内容提取出来，进行有机组合，形成一种新的适应现实需要的知识产品提供给科研人员利用，不仅可以大大提高资料查询效率，还能够实现资源共享，避免不同科研人员对同类研究内容的重复性查询，避免重复劳动。同时有效减少档案原件的利用，达到保护档案原件的效果。

二、加强档案编研工作的有效途径

目前，在档案利用工作中，科研机构的档案管理普遍存在档案编研意识弱，重保管、轻编研，档案编研人员精力和能力有限，档案编研产品少，类型单一，甚至基本没有开展档案编研工作等问题，使得档案编研工作没有较好地适应科研工作发展的需求，无法顺应科技大发展的潮流。在当今形势下，如何更好地做好档案工作，推动档案编研不断进步，笔者认为应从以下几点入手：

（一）强化档案资源的开发意识。传统的档案管理工作重保管，轻利用，一是因为档案内容存在一定的保密性，档案资源的利用主要集中在作为凭证价值进行查询和提供证明方面。二是因为档案管理人员大部分时间忙于收集、整理和查询、借阅工作，档案深层次开发意识不强，档案编研的专业素质也有待提高。加强档案资源的开发和利用，有效开展档案编研工作，首先要提高档案管理人员的服务意识，把提高档案利用率和利用效率作为档案管理的最终目标，在档案资源的利用方式和利用效果上进行创新;同时在档案管理人员的支持和培训上也要给予支持。档案编研工作不仅要求档案管理人员具有踏实的工作态度，而且要有全面、系统、概括、总结与良好的文字语言总结能力，通过培训，提高档案管理人员的业务素质和知识水平，从内部形成档案资源开发的动力。

（二）加大科研人员的参与力度。由于档案人员大部分时间忙于档案整理和档案借阅，时间精力有限。同时，某些档案编研工作如科技档案的深度编研工作专业性较强，档案管理人员专业知识水平有限，所以需要具备一定的专业技术知识和较深厚的文字功底的一线科研人员广泛参与。目前各单位档案编研成果主要类型包括常用文件汇编、组织机构沿革、获奖或荣誉汇编等，编研内容都较为单一，且内容深度不够。一线科研人员具备较强的专业素质，对科技档案内容能够进行深入的总结和分析，并有能力根据现有研究成果提出新的问题和思路，所以科研人员的广泛参与，能够充分发掘科技档案的价值，提高编研成果的深度和广度，提高编研成果的质量，为科研事业的发展提供助力。

（三）丰富档案馆藏。档案馆藏是档案编研的基础，没有丰富的馆藏，档案编研工作将成为“无米之炊”。因此，在日常档案管理工作中，档案管理部门除严格按照归档范围对各类档案进行全面收集、归档外，还应当根据业务发展情况，不断修订档案归档内容，扩大档案的收集范围。因为档案的历史价值会随着时间的变化而发生改变，短时间看来没有参考利用价值的文件资料，可能随着时间的推演，或者社会状况的改变慢慢变成有价值的信息。因此，在进行档案资料收集时，要用全面的发展的眼光来看待文件的利用价值，全面分析文件资料的价值特点，科学鉴别和分类，尽量全面地将有价值意义的文件资料纳入馆藏，为以后的档案利用提供更丰厚的基础。

（四）充分利用信息时代的技术优势。近年来，随着现代信息化及网络化进程的不断深入，档案信息资源的数字化工作不断推进，现有电子政务系统、电子商务系统等系统形成的电子文件的归档工作也不断加强，各种形式的电子数据资源不断丰富。各科研院所应充分利用其技术优势和人员素质优势，不断推进档案信息化工作的开展，努力提高档案资源信息化管理水平和档案资源数字化水平。信息技术在档案管理中的应用不断深化，能够使档案编研的效率大大提高，在资料检索环节，在资料汇编和进一步的总结、提炼过程中都可以利用网络系统进行，省却了翻找纸质档案进行摘录和检索的时间和麻烦。另外，大数据技术的发展使得数据分析能力得到极大提升，将大数据技术应用于档案编研中，利用大数据技术对档案利用数据、档案内容信息、各类档案数量信息等进行分析处理，能够发现其中有规律的信息内容，为总结各项工作发展规律，发现问题，寻找解决思路等工作提供强有力的支撑。

（五）重视编研成果的宣传和利用。目前各类档案编研系统性不强，而且受众范围较小，传播范围窄，编研完成后一般是作为档案部门的工作业绩束之高阁，没有产生较好的效益和积极的影响，档案资源的开发利用价值没有得到发挥。因此，各类编研成果应该作为职工培训、院所宣传和课题研究参考的重要材料加以利用，在解决保密问题的前提下，对档案编研成果进行各种形式的传播和使用。一方面能够充分发挥档案编研成果的作用，使其作为单位学习教育材料或科研参考资料，为单位各项事业发展提供信息服务，使档案信息资源得到充分利用，并把被动提供利用变为主动利用，真正发挥档案资源的价值。另一方面通过编研成果的广泛传播和利用，能够扩大档案工作部门的影响力。使广大利用者更加深刻地认识到档案的价值，加深对档案和档案工作的了解，从而使大家更加重视档案收集和归档工作，有利于今后档案工作的顺利开展，也有利于档案编研工作的进一步开展。

三、结语

档案编研工作是档案资源开发利用的重要途径之一，通过对档案资源的二次加工和处理，能够在原有信息资源的基础上形成新的信息更密集的编研成果，为科研院所的发展提供更有针对性的信息服务，充分发挥档案资源的使用价值。因此，为保证档案编研工作的有效开展，应当努力提高有关人员的档案开发利用意识，充分利用科研人员的技术优势和现代信息技术，并重视编研成果的利用和宣传，推动档案资源开发利用的水平不断提高。

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