浅谈企事业单位数字档案室建设的要求与内容

代小娟

【摘要】企事业单位数字档案室建设有利于档案信息管理的规范化、科学化、系统化，对我国的档案信息管理具有重大的推动作用。

【关键词】企事业单位;数字档案室;建设要求;建设内容

一、数字档案室的含义

是一个集采集、加工、储存、管理为一体的电子化信息仓库，用户可以充分利用方便快捷的网络平台进行信息的获取，而且，访问时空和信息储存的方式都不受限制。它能够将各种信息的数字化形式、储存管理方式以及查询公布时空界限整合在一起，实现档案工作的科学、有序管理，并实现档案信息社会共享。数字档案室是在适应信息化发展需要的前提下，利用网络信息技术，对电子文件和数字档案进行科学管理和有效控制的档案馆。

二、数字档案室的总体建设内容

（一）网络系统建设。主要依托于企事业单位的网络信息平台，方便企事业单位与其他网络平台的信息交互。

（二）基础设施建设。网络、主机、存储等基础设施以及相应的应用软件系统搭建，科学利用海量数据库非结构化储存技术以及智能检索等完善数字档案建设的技术手段，保障整个数字档案管理和控制系统的设计先进、运行可靠和操作规范。

（三）综合管理档案信息平台建设。综合管理档案信息平台包括业务指导平台、现行文件查阅服务中心、数字档案室、档案信息接收管理中心、档案资源采集系统、公开信息发布中心、管理利用系统、档案登记备份平台等，将这些信息平台综合起来，发挥各平台的优势，整合管理控制，将档案信息管理实现最大化的管理控制效果。

（四）企事业单位公开档案信息查询点。是企业的档案信息查询公开机制，是解决各个企事业单位档案信息分散管理储存而导致信息孤岛，不能被有效利用现象的有效方法和手段，且作为利民的中心，能够为公民、法人以及其他相应的组织提供便捷的查询服务。企事业单位公开档案信息查询点包括：企事业单位档案信息公开指南、档案信息的编制、管理、审批、发布、更新等服务功能的全面实现。

（五）数字档案自动化管理系统建设。是企事业单位建立统一的数字档案自动化管理系统，给管理工作人员提供一个自动化办公平台，从而有效提高档案信息管理工作的效率和服务能力。

（六）企事业单位数字档案室系统化、循序渐进加工。企事业单位数字档案室建设循序渐进完成，并且加工建设的过程中，发现其中的不足或漏洞，对其进行系统化的修补加工，使得数字档案室的建设科学顺利进行。

三、数字档案室的总体建设要求

（一）企事业单位数字档案室建设的设计原则。企事业单位数字档案室建设的设计原则主要体现在：1.必须适应社会发展的需求，且要高度协调当地档案信息化的建设发展。2.以全国档案信息化建设为基本出发点和落脚点，在全国范围内统一制定、规划、标准企事业单位数字档案室的建设方案以及建设措施，实现档案信息资源社会共享。3.必须选用先进的、科学的、系统的网络信息技术，为企事业单位数字档案室建设搭建一个可靠性强、延伸性和兼容性都巨大的管理控制平台。4.明确建设目标，循序渐进实施，协调好目标与现实、能力和需要的既矛盾又共处的关系，保证顺利实施。5.高效利用現有的建设资源，做到开源节流，节省投资，保障数字档案室建设的资源、资金供给。6.严格做好企事业单位数字档案室建设安全保密工作。

（二）企事业单位数字档案室建设的规划设计与一般定位。企事业单位数字档案室建设是一项系统性很强的工作，其中有很多制约因素，主要涉及经济、技术、人才、环境、制度、管理条件、人文建设等等。企事业单位数字档案室在建设过程中，必须要适应当地档案信息部门建设发展的需要，且必须要与其协同一致发展。在硬件配置建设上，必须根据实际的建设需要采用分期购置的方式进行。原因在于建设设备的更新速度快，如果一次性将所有设备购置齐全，建设进度却赶不上设备更新速度，这样会造成严重的资源、资金浪费，不利于企事业单位数字档案室建设的后续发展。一般的硬件配置大概有：网络设备（路由器、交换机、网线、网卡等）、终端设备（微机）、存储设备（光盘、磁盘阵列、存储柜等）、处理设备（服务器）、数字化设备（扫描仪、数码摄像机等）。另外，还有一些其他设备，如：打印机、刻录机、信息采集编辑器等。

（三）企事业单位数字档案室建设系统管理要求。企事业单位数字档案室建设必须依赖于当地政府的档案信息建设发展总需求，并且政府要真正落实到监督、指导工作。在业务指导方面，各个企事业单位要将真实有效的档案信息资料上报给当地相关政府机关，规范自身的管理系统，也实时监督其他企事业单位的数字档案，实现资源共享、工作互济。另外，档案信息管理系统要及时更新和完善，跟上社会发展的步伐，满足社会发展需求。相关企事业单位数字档案管理工作人员在完善自身的专业技能以外，还要提升自身的职业道德素养，为企事业单位数字档案室的持续发展保驾护航。

四、结语

通过本文的分析，可以掌握制约企事业单位数字档案室建设发展的因素、建设发展内容以及相应的建设发展要求，从而对建设过程中不完善的地方进行改正和完善，推动我国企事业单位数字档案室建设的顺利进行。期望本文能够产生一定的借鉴价值。

【参考文献】

[1]王丽魁.档案信息化建设的重中之重是标准化[J].兰台世界，2013（z3）：65-66.

[2]吴晋红.浅析科技系统数字档案室建设的有效策略探讨[J].科技与企业，2014（16）：108-109.