智慧档案馆建设初探

蔚玲

【摘要】当前，我们正处在万物互联、云端服务的时代，以互联网大数据、云存储、云计算、移动互联网等为标志的网络科技改变着人们的生活习惯，也给档案馆的建设和管理工作提出了新的要求和挑战。档案馆的发展从最初的纸质文献存储功能开始向数字化、智慧化发展，智慧档案馆的建立是与时俱进的现代化档案管理的必然要求。

【关键词】智慧档案馆;建设

2014年9月，国家发改委联合七部委发布《关于促进智慧城市健康发展的指导意见》，为中国的智慧城市建设确立了基本原则，智慧档案馆的建设就是应用智慧技术推动综合公共服务，推动数字平台的数据收集与分享的重要一环，是在数字档案馆的基础上对档案工作的又一重大推进，集中体现出“记忆中枢”的职能，一方面可以为党和政府的决策提供参考，另一方面也是一个城市、一个地区乃至我们国家的记事本、回忆录。本文就智慧档案馆的建设提出一些自己的看法和见解。

一、智慧档案馆的概念

智慧档案馆的概念是在数字档案馆的基础上进一步发展而来的，可以分为狭义和广义两种。

狭义的智慧档案馆是指：将档案馆建设和智慧城市建设相结合，不仅作为单一的档案管理、查询服务的场所，而且作为智慧城市建设中的一环，发挥信息查询、信息服务的优势，在线上，利用原有数字档案馆的基础，在档案数字化、信息化的前提下，基于原有的数字信息存储、查询，派生而出的关联推送、基于大数据查找的多馆并联模式、多元化的档案管理模式;在线下，在档案馆建设中引进智能机器人、智能硬件配置等智能引导设备，从而更高效地进行管理和服务，并且引进先进建筑理念，如生态环保、节能降耗、可持续发展、坚固耐久、安全可靠、协调高效等理念。而广义的智慧档案馆则简单一些，只要是信息化、智能化信息管理的档案馆都可以称为智慧档案馆。就发展趋势而言，随着人工智能AI的进一步推广，狭义的智慧档案馆更应成为我们未来发展的重要方向。

二、智慧档案馆的特征

数字档案馆的建设让档案工作开展更加高效便捷，但也存在其固有的局限性。智慧档案馆建设就是要突破数字档案馆的局限，实现资源多元化、感知全面化、应用综合化、存储智能化。

（一）资源多元化。多元化的档案资源是智慧档案馆建设的基础，它不仅包括数字档案馆中档案电子化的成果，还包括原生的纸质档案、原生档案和数字档案在使用管理过程中衍生出的信息资源、研究成果以及相关资源使用者的大数据识别资料、与档案资源相关的网络信息、媒体信息、非物质文化信息等城乡社会记忆资源等。通过多元的档案资源，可以在授权访问的条件下，让档案使用者获取更多档案的相关信息，更好地满足其各方面需要，也可以使档案管理工作者更好地管理档案信息，提高档案管理效率，提升档案业务水平和服务水平。

（二）感知全面化。智慧档案馆建设的目的就是要让受众（即档案使用者）对档案有全面的感知。通过相应的技术手段，让档案资料不仅仅是作为冰冷的文字或电子信息片段，而是将档案涉及的实体、档案内容信息等通过大数据、互联网、3D打印、人工智能等联系起来，通过多种表现形式实现对档案内容信息的全面感知，實现对档案实体的感知，将档案从文字描述变成可观可感的现实，实现感知的全面化。

（三）应用综合化。随着移动互联网和大数据的发展，智慧档案馆的服务范围亦会从原来的简单查询功能向更广泛的服务领域扩展，智慧化档案馆中档案所包括的内容不仅仅是过往的资料，而是与大数据和移动互联网相结合的实时移动查询终端系统，为传统搜索引擎所无法探究的专业领域提供智能化、专业化的指导。同时，通过提高档案信息的全面率、准确度和实时性，可以使档案信息的利用向更广阔的空间扩展，从而实现档案信息的综合利用。

（四）存储智能化。海量的存储功能和精准的实时调用是智慧档案馆的基础。这就需要在档案数据存储上做文章，实现数据存储的智能化。大数据和云计算是实现存储智能化的必由之路，但同时我们也应该注意到某些档案所具有的特殊性和档案的密级保护、授权访问制度，要对档案信息进行分类、分级存储，在数据调用时要充分考虑到受众的身份和查询目的，精准推送，将纷繁复杂的档案数据进行智能化的分类解析，最终将符合要求的档案信息呈现给使用者，实现档案信息存储、调用的智能化。

三、智慧档案馆建设的结构框架

本文中探讨的智慧档案馆主要是指狭义的智慧档案馆，也就是可以融入智慧城市建设之中的智慧档案馆。由于目前智慧城市建设各地发展水平不均衡，甚至大多地市都未实现智慧城市建设目标，智慧档案馆的建设也处于一个探索阶段，个人认为智慧档案管的建设框架主要应包括以下模块：

（一）采集模块。档案信息的采集工作是智慧档案馆一切工作的基础，采集工作做不好一切都是无源（下转第167页）

（上接第108页）之水、无根之木。在档案信息采集过程中，要注意以下几点：一是做好对原始纸质、实体档案的保存和收集，保护好信息的载体。二是做好对原始档案的电子化、信息化处理，充分利用物联网技术，对实体档案进行智能化识别、定位、归档，并做好对电子档案的备份工作。三是利用大数据做好对新媒体和传统媒体信息的智能采集和自动归档工作，同时要做好甄别工作，去伪存真。四是做好档案信息数据库的建设工作，对数据库的目录索引算法进行优化，做到分级分档存储。

（二）管理模块。档案信息管理是实现智慧档案的关键环节。在进行智慧档案管理的过程中，要充分利用大数据和云计算，优化算法实现按需取用，依授权查询。同时，要利用移动互联网平台，拓展档案信息服务，通过线上档案馆、APP等形式，扩大档案服务领域，构建“全民参与、以人为本、服务大众”的档案服务机制。

（三）监督模块。智慧档案馆的档案在查找过程中，可能会由于算法缺陷或操作人员失误导致信息错误、授权失误，这就要求一些重要档案要采取二次授权、多人监督的模式进行。同时，对于实体档案的管理、日常档案业务监督指导也需要一套合适的监督制度体系。所以，基于智能化的监控、监管体系也就必不可少了。

（四）保护模块。简单来讲，档案保护就是对档案的合理备份以及对实体档案、机房、建筑的防火、防震、防磁以及电力供应保障等的专业保护制度。在智慧档案馆中，信息存贮可以在云端进行备份，而其他实体的保护则是基于智能化的控制系统进行，一个独立于档案管理系统之外的基于智能化管理的保护系统是必不可少的。

四、结语

诚然，在目前智慧城市建设仍处于探索阶段之时，智慧档案馆的建设似乎还离我们很遥远。但随着人工智能、高性能材料以及工业技术等的发展，智慧档案馆必将成为智慧城市的亮点和支撑，智慧档案工作在新时代必将会焕发青春与活力。