试论基层档案管理信息化建设

贾冠莉

【摘要】随着信息化时代的来临，传统的档案管理已经无法满足基层档案管理的需求，存在各种各样的问题，这就要求各个单位要积极开展基层档案管理信息化建设工作。本文从基层档案管理信息化建设的重要性和必要性入手，重点分析了当前档案管理信息化建设中存在的问题，并针对这些问题提出了几点改善措施，希望能够进一步促进基层档案管理工作的开展。

【关键词】基层档案;信息化建设;存在问题;改善措施

信息化时代的到来给基层档案管理工作带来了巨大影响，面对日益增多的档案资料，传统的档案管理模式已经无法满足档案管理需求，这就要求基层单位要切实开展档案信息化建设工作，这不仅能够有效促进基层档案管理工作的开展，同时也能有效解决当前档案管理工作中存在的诸多问题。

一、基层档案管理信息化建设的重要性和必要性

我们都知道档案管理工作是基层单位的一项重要工作，这些档案记录了基层单位的发展历程，对基层单位各项工作的开展具有非常重要的意义，然而传统的档案管理工作主要是纸质档案管理，需要消耗大量的人力、物力，档案管理效率较低，无法满足基层单位对档案工作的需求。而基层档案管理信息化建设工作的前提就是将纸质档案转化为电子档案，通过将纸质档案电子化能够在很大程度上提高档案使用效率。

当前基层单位档案管理设施都比较落后，容易造成纸质档案的损坏与丢失，无法满足档案管理的现代化需求，为了保证档案管理工作的正常开展，必须将纸质档案电子化，这样才能确保档案的完整性和安全性，才能充分发挥出档案管理的作用。

二、基层档案管理信息化建设中存在的问题

（一）基层档案管理信息化建设水平较低，无法真正发挥出信息化建设的作用。当前基层档案管理信息化建设水平较低，主要体现在以下三个方面：一是基层单位的信息化设备不足，无法满足档案管理信息化建设的需求，比如有些单位到现在都没有配备完备的信息化设备，要么只有单一的计算机，要么只有打印、复印、扫描仪等，有的单位即便具有完备的信息化设备，但由于各种因素的影响，信息化设备的利用率也较低。二是基层单位档案管理工作人员的水平较低，大多数基层档案管理人员不是专业的档案管理工作者，即便是专业的档案管理工作者，面对信息化设备的迅速涌入，未切实掌握相关的管理技术，无法满足档案管理信息化建设工作的需求。

（二）对基层档案管理信息化建设的认识不足。信息化时代的到来已经将信息化技术渗透到各行各业当中，对于基层档案管理工作而言，同样受到信息化建设的影响，这就要求基层单位要充分重视基层档案管理信息化建设工作的开展。然而传统的档案管理思想已经根深蒂固，基层单位对档案管理的信息化建设工作不够重视，一方面，认为信息化建设工作的开展可有可无，在具体的工作中仍然延用传统的纸质档案管理模式，不愿意尝试运用信息化管理方式，长此以往，势必会影响档案管理信息化建设进程。另一方面，只重视对档案的保存和整理，却忽视了档案资料的运用，不利于提高档案管理工作的水平。

（三）基层单位档案管理信息化建设经费投入不足。虽然基层单位档案管理信息化建设工作是大势所趋，但是当前对基层单位的档案管理信息化经费投入远远不足，这大大影响了档案管理的信息化建设进程。这主要表现在以下几个方面：一是档案管理经费经常被挪用，无法真正运用到档案管理工作中。二是没有按照要求设立专门的档案管理部门，认为档案资料管理工作无关紧要。三是档案资料的管理和利用缺乏系统性和稳定性。

三、加強基层档案管理信息化建设的具体措施

（一）持续加大对基层档案管理信息化建设工作的投入。一是要加大硬件投入，为基层单位配备完备的信息化设备，比如计算机、扫描仪以及打印、复印机等，还要及时对这些设备进行维修和保养。二是要为基层档案管理信息化建设工作设置专项资金，确保这些资金都用于信息化建设当中，既要购置相应的档案管理信息化软件设备，也要积极推进基层档案资源的数字化建设，这样才能有效促进档案管理信息化建设工作的开展。

（二）持续提高对基层档案管理信息化建设的认识。通过提高人们对档案管理信息化建设的认识，能够使人们更加重视档案管理信息化建设工作的开展，一是要提高基层档案管理工作人员对档案管理信息化建设的重视度，使他们认识到开展档案管理信息化建设的重要性和必要性，这样才能使其在具体工作中更多地运用信息化知识，更好地保管档案、利用档案，提高档案信息化建设水平。二是要提高基层单位领导对档案信息化建设工作的重视度，使其充分认识到信息化建设的重要性，将信息化建设工作当作一项重要工作来做。

（三）持续提升基层档案管理信息化建设工作人员的能力。一是要使基层档案管理人员认识到信息化建设的重要性，并不断提升基层档案管理工作人员的信息化水平。二是要不断提升基层档案管理人员的能力，使其能够更好地开展档案管理工作，将所学所用投入到档案管理工作中。

四、结束语

综上所述，我们知道档案管理信息化建设是信息化时代的要求，也是其自身持续发展的要求，因此基层单位应重视档案管理信息化建设工作的开展，一方面要持续提高领导对档案管理信息化建设工作的重视程度，另一方面要持续加大对基层档案管理信息化建设的投入，再一方面要持续提升基层档案管理工作人员的工作能力。

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