浅谈高校图书馆办公室人员的素质要求

陈晓晴

【摘 要】高校图书馆办公室是图书馆的核心部门，工作内容繁琐，对内管理图书馆的大小事务，对外与校内部门打交道，处理行政工作。作为如此图书馆重要的部门，其成员必须具备良好的素养，以应付每天的工作。本文从7个方面探讨高校图书馆办公室工作人员应具备的素养，以期提高现阶段高校图书馆办公室人员的整体水平。

【关键词】办公室；高校；图书馆；素质；管理

高校图书馆是学校的文献中心、情报中心，是学校教学科研的重要支持者。图书馆办公室作为图书馆的核心部门，承担着承上启下、左右协调的作用，是图书馆领导的参谋和助手。图书馆办公室的工作内容广泛繁琐，对外要与校内其他部门打交道，处理行政工作；对内要协调好馆内各部室的分工合作，了解图书馆的专业工作，给馆长提供意见，帮助馆长管理图书馆事务。图书馆办公室承上启下、内外关联的工作性质和工作内容决定了图书馆办公室是图书馆的“中枢神经”。高校图书馆能否充分发挥作用，图书馆能否最大限度地支持学校的科学发展，图书馆办公室扮演着非常重要的角色。[1]作为如此重要角色的办公室成员，要想发挥图书馆办公室的职责，笔者认为必须具备以下素质。

1.政治素质

图书馆办公室是图书馆的中枢神经，有着重要地位，大小事情都归办公室管，这就要求办公室要具备正确的政治思想和清晰的头脑，要跟着党和国家的政策走，具备较高的政治思想觉悟。要积极参加单位和学校组织的各项政治学习活动，认真学习党的各项政治理论和路线方针政策。通过理论学习不断提高自己，充实自己，构筑正确的世界观、人生观。与时俱进，忠诚党的事业，忠诚人民的教育事业，用社会主义道德规范约束自己的行为，努力培养高尚的人格和道德情操。要时刻关注国家时事，紧跟国家发展方向，国家的发展方向即为图书馆的发展方向。要学习党和国家的政策，并把政策运用到图书馆的发展中来。

2.业务素质

图书馆办公室日常工作包括上情下达、下情上达、草拟公文、会议通知以及文件收发等， 由于图书馆工作的特殊性， 决定了图书馆办公室工作既有一般办公室工作的性质和特点， 又与图书馆专业有着密不可分的联系。[2]

图书馆办公室平常要做好部门人员的考勤、考核，撰写行政报告，起草各种通知、文件，整理档案文件，安排会议，安排图书馆值班表，负责图书馆工作用品的购买、保存、管理和发放登记，定期检查图书馆消防设施，清点图书馆资产，报修馆内损坏的设施等等。以上都是跟一般办公室差不多的工作，但作为图书馆的办公室，还要掌握图书馆的专业业务。例如熟悉馆内图书分布，熟练使用图书馆自动化管理系统，掌握馆内各部室的工作内容和每天的业务情况，能回答读者关于图书馆的任何咨询，随时给馆长提供图书馆业务上的建议，分担馆长的管理工作。

3.学习素质

终身学习是当今世界的潮流。当今世界日新月异，高新科技飞速发展，高校图书馆也随着世界的潮流稳步发展。作为图书馆核心的办公室也应该跟随世界和图书馆一起发展，这就要求办公室要有强大的学习能力，学习当今世界的新技术，不能固步自封。办公室不仅自己要学习，还要带领图书馆的所有人一起学习。世界新技术的发展带动图书馆自动化技术的发展，图书馆业务也跟随自动化技术的发展而改变。掌握图书馆业务的办公室也要跟着业务一起改变，不仅要改变工作方式，还要改变思想，改变制度，紧随世界发展的潮流，紧跟世界发展的步伐，带领图书馆走向高科技，向智慧图书馆迈进。

4.心理素质

图书馆办公室虽然是图书馆的核心部门，看似处于管理的位置，但办公室的根本还是为图书馆服务。办公室的工作种类繁多，馆内大小事务都要出面协调，但大部分都是琐碎的事情，在真正的大事上办公室只是担当着辅助跑腿的工作。琐碎的事情多，一件事没办完另一件事就来到，很多时候要同时处理多件事务，一旦处理时间长或者处理结果不尽人意，办公室就会首当其冲地要负起责任。另外，图书馆办公室作为上传下达、下情上达的部门，要把领导的要求传达给下面部室，但很多时候不是所有人都接受临时传达的要求。但办公室只是传达的部门，下面有怨言，办公室也只能如实反馈给领导，由领导来做决定是否修改要求，然后再把领导的决定传达给下面部室，通常这种情况要经过几个来回。这样来来往往，办公室夹在中间，自然就要受气。明明不是自己提出的要求和反馈，却要被当成出气筒来发泄不满，这种事情多了，很多人都会受不了。但办公室就是这样一个存在，从接受这个工作任务的时候，办公室就注定会成为大家的出气筒，要经常受气。这就要求办公室人员要有强大的心理素质，要能沉得住气，受得了委屈，坚定意志，不被消极情绪影响传达工作。

5.沟通素质

作为高校图书馆的办公室，除了日常工作，还要经常与校内其他部门打交道。学校的大型活动通常都要好几个部门一起团结协作，互相帮助照应。例如每年的新生入学教育、毕业生离校清查以及图书馆自己牵头举办的读书节活动，都需要和校内有关部门一起合作。新生入学教育需要与学生处和教务处一起安排学生集中参加培训，毕业生离校清查需要和院系、财务、总务以及学生处一起办公，这些合作都是学校牵头，直接出文件发出任务，不需要各部门提前沟通工作细节，简化流程。但图书馆每年的重头戏——读书节活动，就需要办公室与各部门沟通，打点好关系，商量好工作细节，帮助图书馆办好活动。学生处负责召集学生，图书馆负责制定活动方案，再交由学生处通知学生，以此实现双赢。要得到双赢结果，就要办公室在日常工作中多与校内部门沟通，建立良好的工作关系，才能在需要的时候及时得到帮助。除了与其他部门的沟通，图书馆办公室还要经常与馆内各部室沟通，了解他们的工作情况，咨询他们的工作烦恼，及时将他们的工作需求上报给领导，尽量满足大家的想法。与馆内人员沟通好，彼此互相了解，就能在上传下达的时候减少出现受气的情况。

6.综合素质

图书馆办公室要有大局观，要眼观四路，随时留意社会形势，协调馆内各部室的工作，不能贪图小利益，一切以图书馆的发展为最优先。办公室管理着图书馆内的大小事务，面对所有事情，都应公平对待，不能因为与某个同事关系好而偏袒一方，不能因与某个同事有过矛盾而质疑其人，要做到对事不对人，公正不阿。出现问题时，要秉着实事求是的态度，没有证据的猜测不能随便发表。做错事要勇于承担，知错就改。作为馆长的助手，要帮助馆长协调图书馆所有同事，让大家齐心协力，团结协作，一起为图书馆的发展贡献自己的力量。图书馆办公室并非馆长的办公室， 也不是办公室人员的私人办公室， 而是整个图书馆的办公室， 是為学校图书馆的发展起到构建良好的内外和谐环境作用的枢纽之地， 因此办公室人员必须品德高尚、敬业爱岗， 为人正直， 淡泊名利， 对待任何同事、任何读者都要一视同仁， 不能因个人的心情、喜好而厚此薄彼， 这也是一名办公室工作人员能否胜任本职工作的最起码、最基本的要求。[3]

7.创新精神

与学习素质不同，创新精神要求图书馆办公室在平常的工作中，也要想办法改革创新。如果办公室只是守着眼前的一亩三分地，只管完成领导下达的工作，不求上进，不求创新，那图书馆永远都不会有发展，只能固步自封，自我满足。图书馆的业务要创新，服务要创新，制度要创新，只有创新才能给图书馆带来活力，带来生机，提高自身竞争力，在同行中脱颖而出。

【参考文献】

[1] 胡波.浅议做好高校图书馆办公室工作应具备的素质[J].图书馆工作研究，2009，19（16）：58-60

[2] 樊桦.浅谈高校图书馆办公室的作用[J].津图学刊，1995，（2）：71-73.

[3] 杨彩娥.高校图书馆办公室人员的素质要求及其培养[J].图书与情报，2006（6）：85-87，91