新时期学校档案管理规范化创新路径研究

【摘要】作为中国发展的希望，青少年必须做好高中学生的服务工作，为青少年的发展铺平道路，这也是中国教育事业不可推卸的重要责任。在学校教学管理工作中，常常忽视了档案管理工作的重要性，再加上新时期形势下，传统的档案管理工作已经无法适应学校的档案管理需求，过于低效和繁琐的档案管理工作降低了学校的管理效率和教学效率。本文重点分析了新时期形势下学校档案管理工作存在的诸多问题，并结合现代化发展对学校档案管理工作的一系列需求，给出了一系列用于解决学校档案管理工作问题的创新路径，希望能够为学校档案管理工作提供参考。

【关键词】学校；档案管理；规范化；创新

【中图分类号】G472.4 【文献标识码】A

学生档案真实地记录了学生在校期间的综合情况，包括学生的思想情况、生活情况和学习情况等。一所学校的档案管理水平直接关系到这所学校的日常工作管理水平。2008年9月1日，教育部和国家档案局联合颁发的第27号令《高等学校档案管理办法》正式施行。该《办法》首次把学生类档案列入高等学校文件材料的归档中，并单独设类，与原十大类别档案并列管理，彰显了以学生为本和重视民生档案的理念。该办法的正式落实，促进了我国高中学校档案管理的规范性发展，实现了高校档案管理的改革，增强了学生档案管理工作的规范性和科学性。在新时期形势下，高中学校的档案资料数量不断增多，实现规范化和信息化的档案管理已成必由之路。但是，目前高中学校的档案管理还并未实现信息化建设和规范化管理，在档案管理过程中，还存在诸多问题亟待解决。

一、做好学生档案管理工作的重要性

高中学生的档案记录了学生的学习和生活资料，实施学生档案管理，有利于加强对学生学习和生活的规范与约束，而已协调学校的教学管理工作，使高中院校能够更好地服务于学生，优化高中院校的育人环境。学生通过档案记录可以查看自己在学习和生活中的表现，查漏补缺，找到自己在学习和生活中的不足，促进学生的全面发展。

二、高中学校档案管理工作存在的问题

（一）缺乏档案管理的重视

学生在校期间的生活情况和学习情况被记录在档案中，将作为高中生步入大学的重要参考材料，从这里可以看出档案对于高中学生的重要性。另外，学校档案全面记录了教师的教学成果和研究成果，因此，学校也可以全面展示学校的教学水平。但是，从我国高中学校的档案管理现状来看，高校领导、教职工、学生以及学生家长都缺乏对档案管理的重视，并未真正意识到档案管理的重要性，在日常的档案管理工作中严重缺乏档案管理意识，这就导致高中学校档案管理工作效率较低、质量较差。

（二）档案管理未实现信息化

高中学校每年都需要录入大量的学生信息，尤其是学生的升学和转学必然会改变学生信息，增加了高中学校档案管理的工作量。我国大部分高校仍然采用传统原始的纸质档案管理模式，在新时期形势下，这种落后传统的档案管理模式已经不足以应对高中学校档案管理的需求。人工录入的档案管理模式将会耗费大量的时间和精力，且人工录入还会存在差错，影响档案信息的准确性。除此以外，由于未实现信息化和智能化档案管理，人们在查找和整理档案信息时要耗费大量的时间和精力，极大地降低了高中档案管理的工作效率。

（三）缺乏完善的档案管理制度

2008年 8月 20日，国家教育部和档案局联合发布的《高等学校档案管理办法》明确将学生档案纳入高校档案管理工作的一部分。截至目前，各部门并未提出具备可操作性的学生档案管理体制，各所高中学校也并未采取统一的档案管理模式。部分学校以就业办公室作为管理学生档案的主体，部分学校以招生办公室作为管理学生档案的主体，实现档案管理的和谐统一。

国家并未制定完善统一的档案管理规章制度，高中学校只能按照本校的规章制度来制定档案管理制度，并未明确规定收集、整理、归档学生档案的方法以及原则，也未明确规定学生档案的借阅、转入转出和利用。由于缺乏统一的学生档案管理标准和要求，造成我国高中学校的学生档案缺乏原始材料，内容残缺不齐，无法客观真实地展现高中学生在校期间的学习和生活情况，也无法充分反映学生的学习素养和综合素质，对学生未来的升学造成了一定影响。

（四）档案管理缺乏专业人员

高中档案管理的工作人员缺乏专业的档案管理知识，也并不了解计算机操作常识，使高中院校的管理人员在档案管理过程中存在操作失误，降低了管理的工作质量。管理人员也无法及时应对高中学校学生档案管理工作中存在的问题，无法在出现问题的第一时间内提出解决方案。在新时期形势下，要求我国高中院校的档案管理人员必须具备专业的技术能力，还应具备完成信息化操作和电子档案收入的技能，只有具备综合素养的人才，才能够更好地适应高中院校的档案管理工作。但由于我国缺乏完善的档案管理专业人才的培养机制，高中学校的档案管理常常缺乏综合素质人才，使高中学校的档案管理并不规范，且存在诸多问题。

三、高中学校档案管理规范化的创新途径

（一）强化高中学校领导和教师的档案意识

首先，必须强化高中学校领导和广大教职工的档案意识，使其能够更好地投入到学生档案管理工作中。学校可以建立目标管理责任制和考核机制，加强对全校教职工档案管理工作的评价与监督，做好学生档案管理的布置、总结和检查工作，并落实高中档案管理的机器设备，准备好档案管理所需要的人员和经费。

其次，学校应当指定一个归口部门对学生档案进行统一管理，各个院系应当指派专人负责管理学生档案，实现对学生档案的统筹规划与管理。档案袋封面必须填写封面目录，按照标准规范填写材料名称，确保档案内部材料和外部材料名称和顺序的一致性。

（二）建立健全的档案管理规章制度

做好学生档案管理工作的前提是制定一套健全的档案管理规章制度，保障部门与部门之间工作衔接的流畅性。学生建档材料存在周期性和连续性的特征。因此，高中学校必须构建一套完善的学生档案管理制度，才能保证学生档案内容的连续性和完整性。学校学生档案管理工作的规范化和制度化，必须制定统一明确的檔案管理规章制度，使学校档案管理有章可循，促进高中院校档案管理工作的真实化和规范化发展。

（三）实现学校档案管理的数字化和信息化管理

在现代社会中，信息技术快速发展，也改变了高中院校的档案管理工作流程和模式，实现学校档案管理的数字化和信息化管理，就能够实现新一轮科学成果的应用，最大限度提高高中学校档案管理的质量以及效率。越来越多的用户希望于通过互联网获取资料，这就要求高中院校必须改变传统手工的当然管理模式，实现档案管理工作的信息化管理和智能化管理。通过信息系统完成学生档案资料的保存与管理，也能够方便用户后期对学生档案资料的查询和更新，高中学校也可以将现代通信技术、网络技术等先进技术利用起来，管理学生档案资料，实现学生资源的异地查询、实时更新和多方共享，切实提高高中学生的档案管理效率和工作质量。

（四）加强学生档案管理队伍建设

为提高高中学校档案管理工作的专业性，高中学校应当加强学生档案管理团队的建设，聘请更多专职人员负责管理学生档案。在招聘专业人员时，要求专职人员必须具备爱岗敬业的精神，专业的档案管理理论知识，过硬的思想政治素质，专业人员还必须具备操作计算机系统的能力，能够通过信息系统完成对学生档案资料的管控与更新，切实实现学校学生档案管理工作的智能化和信息化。除此以外，学校还应当为专职档案人员提供外出学习和培训的机会，使档案管理人员能够在工作中不断提高自身的专业素养，提高档案管理水平。学校领导部门也要加强对学生档案管理工作的监督与评价，对档案管理专业人员的行为进行约束，以提高档案管理人员的业务水平。

四、结束语

综上所述，在高校管理工作中，学生档案管理工作是重中之重，高中学校必须加强档案管理工作效率和工作质量，更好地服务于学生，保障学生的切身利益不受损害。另外，高中学校的档案管理工作人员必须充分意识到档案管理工作的重要性，采取信息化手段完成对档案的智能化和信息化管理，并善于發现档案管理中存在的问题，及时提出解决问题的创新路径，切实提高高中学校的档案管理效率，更好地服务于学生，促进学校的健康发展。

参考文献：

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作者简介：单鹏斌（1975-），男，山东省聊城市，本科，教育硕士，中级，馆员。