新形势下企业文书档案保密工作探讨

刘春平

[摘要]企业文书档案是企业资产的一部分，做好企业文书档案保密工作能够有效的保护企业的知识产权，方便企业以后工作中的查考以及历史研究，为企业的生产研发以及可持续发展提供有效的服务。新形势下，网络和信息技术飞速发展，为企业文书档案的保密工作带来巨大的挑战。企业文书档案管理部门要创新工作方式，提高文书档案管理的严密性，满足企业在信息和证据等方面的需求，促进企业稳步发展。本文分析了企业文书档案管理工作的重要性，进一步总结了加强企业文书档案保密工作的措施。

[关键词]新形势;企业文书档案;保密工作

引言

企业文书档案的保密工作非常重要，做好文书档案管理的保密工作能够保证企业的文书档案发挥最大的价值，促进企业的稳定和发展。企业文书档案的内容多样，对象广泛，根据保密级别的不同相关的要求也有许多不同，对企业的保密工作提出了更高的要求。企业从事文书档案管理工作的人员要充分认识到文书档案保密工作的重要性，采取有效的措施提高企业文书档案工作的严密性，确保企业文书档案的安全为企业的发展提供必要支持。

一、企业文书档案保密工作的重要性

（一）企业文书档案保密工作与企业的发展紧密相关

企业的文书档案工作记录了企业的商业秘密，包括企业的核心技术以及其他各种重要文件。如果企业文书档案保密工作不够严密，造成企业核心技术泄露，轻则降低企业的核心竞争力，重则关乎企业的生死存亡。另外，企业文书档案保密工作出了问题，也说明企业管理方面存在漏洞，需要及时整改以免出现更大的问题。所以，企业一定要认识到文书档案保密工作的重要性，加强对保密工作的管理。

（二）企业文书档案保密工作与企业的经济利益紧密相关

企业的商业秘密与企业经济利益紧密相关，企业文书档案管理部门决不能掉以轻心，以免商业秘密泄露为企业造成经济损失。例如，在同一个竞争项目中，企业的商业秘密一旦被竞争对手获得，那么企业的竞争优势就会大大降低，甚至会因为失去谈判的筹码而给企业的经济利益带来重创。

（三）企业文书档案保密工作与企业的商业信用紧密相关

诚信是企业发展的根本，企业文书档案是企业各项业务往来以及生产活动等过程中形成的大量极具价值的信息。对企业的作用非常重大，无可替代。企业文书档案保密工作如果出现泄密现象，会给合作企业也带来一定的损失，极大地影响企业的形象和良好信誉，不利于企业的发展。

二、加强企业文档保密工作的措施

企业文档保密工作是企业开展各项业务和决策的有力支撑，在企业的发展当中发挥着巨大的作用。但是新形势下，网络信息技术飞速发展，移动存储设备无处不在，企业文档保密工作面临各种潜在的安全威胁。因此，企业文档管理部门要采取有效的措施，提高企业文书档案管理工作的严密性。

（一）提高档案管理人员素质，制定规范的文档管理制度

企业要注重档案管理人员的综合素質，要求档案管理人员既具备熟练的档案管理业务技能，能够规范的处理企业的文书档案，又具备一定的信息技术知识和能力，能够熟练使用信息管理系统对文书档案进行电子化处理和储存。随着文档一体化理念的推行，企业要加强对档案管理人员的选拔和培训，尽量使用经验丰富经过系统培训的人员进行文书档案管理工作，始终保持工作人员的谨慎性和严谨性。另外，企业还要制定规范的文档管理制度，不同密级的文档要有不同管理要求。企业要让档案管理人员严格按照规范要求对文书档案进行管理，确保其安全性。

（二）梳理档案管理流程.建立监督检查制度，提高企业员工的保密意识

企业文书档案保密工作不仅是档案管理部门的职责，企业要提高全体员工的保密意识，建立自上而下的档案管理机构和完善的监督检查制度，加大对文书档案保密工作的宣传。在日常工作中，要加强对各部门在工作和业务上利用网络进行档案交流的监管，让各部门员工严格遵守文档管理制度，按照档案管理流程的要求运作，提高企业文书档案保密管理工作的水平。

（三）根据文书档案的保密级别设置文档的使用权限

权限管理能够有效的控制文书档案的访问用户，既能够满足部分用户使用的需求，又能避免档案信息的泄露。只有具备访问权限的用户才能够打开文档，其他用户即使拿到文档也无法打开。受控加密文档也不易被复制和分发，大大提高了重要文件的安全性。另外，企业文档管理部门在进行文档加密和授权操作时一定要有完整的操作日志，保障文档的完整性和可靠性，也方便事后监督检查管理。

（四）企业要加强网络防护，定期使用杀毒软件查杀各种木马程序，防止泄密

当前网络信息技术非常发达，很多企业都引入了文档管理系统进行档案管理工作。档案管理系统的引入虽然极大地提高了文书档案管理工作效率，但同时也为文书档案保密工作带来新的挑战。企业要利用防火墙防止各种网络木马程序，避免文书档案在网络传输过程中造成泄密。另外，企业还要定期对电脑进行病毒查杀，加强对u盘等移动存储设备的管理，保证涉密u盘使用的安全性。

总之，新形势下企业文书档案保密工作与企业的发展息息相关，企业一定要认识到文书档案保密工作的重要性。企业文书档案管理部门在工作中要不断总结经验，与时俱进，提高保密工作的效率，保障企业文书档案的安全性，为企业的可持续发展提供有力的支撑。