大数据时代对档案管理发展的思考

姚君

【摘要】在大数据时代背景下，档案事业蓬勃发展，越来越多先进技术和设备应用其中，促使档案管理逐渐数字化发展。档案管理作为企业内部管理的重要组成部分，加强档案管理数字化改革，积极面对大数据时代带来的挑战，有助于构建档案管理系统，改变传统档案管理工作的不足，提升档案管理效率同时，促使档案管理原有价值充分发挥。本文就大数据时代下档案管理相关工作进行分析，明确新时期档案管理面临的机遇和挑战，提出合理的改革措施。

【关键词】档案管理;大数据;档案服务;数字化管理

引言

现代社会进步和发展下，信息技术以其独特的优势广泛应用到各个行业，在促进社会发展同时，也在很大程度上增加行业数据量，逐渐进入大数据时代。档案管理作为企业单位管理的重要内容，传统人工档案管理方式局限性较大，严重影响到档案管理效率，不利于档案资料潜在价值发挥。故此，在大数据时代背景下，推动档案管理数字化发展，可以降低人工劳动强度，提升档案管理效率，为企业战略管理提供可靠依据，带来更大的经济效益。

一、大数据时代下档案管理面临的机遇和挑战分析

（一）机遇

在大数据时代下，企业单位档案管理工作发生了不同程度上的变化，人们开始认识到档案管理重要性，为新时期档案管理事业注入了新的活力和生命力。随着档案资源类型多元化，档案管理人员日常工作量随之增加，如果仍然采用传统档案管理模式，档案管理效率偏低，难以满足企业管理和决策需要。基于此，档案管理部门应该充分履行自身职责，寻求合理措施和技术，从海量数据中挖掘有价值信息，提升档案管理效率和质量。

档案管理人员应该提高大数据技术认知和重视，借助此项技术来辅助档案管理工作开展，丰富档案管理内容同时，切实提升档案管理效率。设立专门的档案管理系统，对档案资料分析管理，强化档案管理部门职能，同时，降低工作成本，提升档案管理效率。

（二）挑战

传统企业单位档案管理工作受到强烈冲击，相较于西方国家而言起步较晚，适合采用传统档案管理模式，而在大数据时代下档案管理工作量大大增加，传统档案管理模式逐渐被淘汰。尤其是电子档案资料，无法使用人工管理模式，在一定程度上加剧档案数据信息丢失，影响档案管理效率。

在大数据时代，档案资料逐渐以电子文件为主，在信息技术、网络技术和数字化技术支持下，新时期档案管理安全性面临着严峻的挑战。如果对电子档案文件管理不严谨，可能受到外界不法分子入侵，病毒入侵系统，导致重要数据信息丢失，严重情况下可能带来不可估量的损失。

二、大数据时代下档案管理的改革措施

（一）擴大大数据时代档案管理宣传范围

在大数据时代背景下，档案管理工作发生了不同程度上的转变，为了可以提升档案管理工作效率和质量，首要一点是转变档案管理理念，依托于信息技术、网络技术来推动档案管理数字化改革，扩大大数据档案管理教育宣传范围。通过宣传，提升档案管理人员的档案数字化管理意识，深刻认识到大数据价值所在，推动档案管理数字化、信息化发展。定期组织档案管理人员参与培训活动，邀请专家进行演讲，组织知识竞赛活动，了解大数据技术基础上，促使档案管理人员可以养成良好的信息素养，提升档案管理效率。此外，强化档案管理部门职能，积极与其他部门沟通交流，明确大数据重要性，切实提升档案管理信息化水平。

（二）推行云存储和云服务

档案管理中，积极迎合大数据时代发展带来的挑战，积极推行云存储和云服务，可以改善传统档案管理中的不足，推动档案管理更高层次发展。推动档案管理信息化、数字化发展，与其他企业积极建立合作关系，并增加资金投入力度，设立云存储服务器，强化数据处理能力。与此同时，发挥云服务交互性，提升档案管理效率和质量，推动档案管理服务模式多元化发展。档案管理云存储和云服务同步发展，在网络授权方式支持下，结合人们个性化需求选择不同的管理方式，落实责任到实处，充分调动人员工作积极性，实现档案资源的充分开发和利用，为企业管理和决策提供可靠依据。

（三）构建大数据档案信息资源平台

在大数据时代下，档案管理数字化管理难度随之提升，档案信息资源种类多样，依托于先进技术建立档案信息资源平台，可以实现档案信息资源共享和利用。结合企业实际需要，依托于前沿技术来改善档案信息资源共享平台的不足，及时有效整合档案资源，丰富档案信息资源共享平台，提供更加优质的档案服务。同时档案管理数字化改革，从海量数据信息中挖掘有价值信息，纳入档案信息资源共享平台，切实提升档案管理工作效率。需要注意的是，明确新时期企业档案管理需求，借助大数据技术挖掘有价值信息，并进一步分类处理，形成更具特色的智能化档案服务，改进传统档案管理中的不足同时，切实提升档案管理服务水平。只有这样，才能实现档案管理服务精确化处理，改善传统粗放式管理模式不足，提升档案管理效率和质量，推动档案管理事业朝着更高层次发展。

结语

综上所述，大数据时代下，档案管理工作发生了不同程度上的变革，面对大数据时代带来的机遇和挑战，应该进一步推动档案管理模式创新，在现代化技术支持下建立档案信息资源共享平台，降低人工劳动强度同时，切实提升档案管理效率和质量。