高校档案信息化管理中的问题及对策

张红梅

摘    要： 针对目前高校档案信息化管理中存在的基础设施薄弱、复合型人才匮乏、保密意识不足、规范化程度低等问题，本文提出对策，以期加快高校档案信息化管理升级，能够适应时代发展需求。

关键词： 信息技术    高校档案    信息化管理

1.引言

档案管理主要包括档案信息管理和档案实体管理两方面内容，具体指档案的编辑、收集、保管、整理及研究等过程。高校档案包括见证高校发展历史的具有保存价值的图像、影像和文字等一系列材料。这些历史材料不仅具有较高的考古价值，是当代人留给子孙后代的文化遗产，更是高校未来开展人事管理、教学、科研等活动的重要参考。近年来，随着网络信息技术的高速发展，其在高校档案管理工作中表现出了很大的应用潜力。尽管如此，我国高校档案信息化管理仍存在一些问题，具体表现为基础设施薄弱、复合型人才匮乏、保密意识不足、规范化程度低等。因此，加快高校档案信息化管理升级刻不容缓。

2.高校档案信息化管理存在的问题

2.1高校档案信息化管理基础设施薄弱

对国内不同地区的各大高校的档案科进行调研后发现，基础硬件设施包括扫描仪、打印机及计算机等的年代相对久远，更新换代速度很慢。在信息化技术高速发展、电子设备日新月异的今天，高校档案科的基础硬件设施已经不能满足高校档案信息化管理的要求。具体表现为功能单一、运行速度慢、存储容量小，只能执行简单的日常业务。因此，在加快高校档案信息化管理升级的道路上，还有很长一段路要走。同时，在档案信息化管理实践过程中，另一个阻碍来源于操作软件的单一和落后，且不支持跨库检索，使管理人员开展档案信息化管理工作的难度进一步加大。除此之外，在用户端，用户仅能获得单一的档案信息资源服务，使用户体验大大降低。总之，基础硬件设施和软件设施的落后使高校档案信息化管理工作量加大，工作时间加长，且工作成果并不令人满意。为了改变“事倍功半”的局面，革新基础设施显得刻不容缓。

2.2缺乏档案信息化管理的复合型人才

在加快高校档案信息化管理升级的过程中，需要相关人员不仅熟练掌握档案管理的基本服务流程，更要对信息化、网络化等高新技术有一定的理解和认识。然而，如今一些高校档案科的管理人员普遍年龄偏大、以往的纸质档案管理思想根深蒂固、信息化技术业务能力不熟等。随着近年来网络信息技术的高速发展，高校档案的信息化管理必将成为未来档案管理的主流趋势。高校档案管理人员需要掌握档案信息的收发、保存、加密、检索等基础技能。

2.3高校档案管理部门的保密意识不足

安全性是衡量档案管理水平最重要的一个技术指标。一般来说，档案信息属于用户的个人隐私，并不对任何人公开，开展档案管理工作的首要内容是保证档案信息的安全性。然而某些高校档案科的管理人员保密意识不强，没有认识到用户个人信息的重要性，采取的防护手段相对简单，仅靠某些软件存储和备份数据。一旦软件系统出现故障，将不能完整找回，导致难以挽回的事故，给高校和用户带来损失。须知，档案是用户极重要的材料，保证档案信息的真实性和安全性是档案管理部门的本职工作，必须严肃对待。

2.4标准规范体系不够健全

從本质上看，高校档案的信息化管理是一种系统、科学的管理模式。为了保证正常开展管理工作，采用标准化和规范化管理手段显得十分必要，只有这样才能做到整齐划一。然而，国内各大高校的行政主管部门由于制定档案管理方法时遵循的标准和实现的目标存在差异，使高校档案信息化管理出现很多随机性和不统一性。同时，高校档案信息化管理只考虑本校实际情况，没有考虑社会和用户的需求，相应的统一规范化制度不够完善。毫不夸张地说，高校档案信息化标准规范体系是未来顺利开展高校档案信息化管理的前提，对加快高校档案信息化管理升级意义重大。

3.高校档案信息化管理的对策

在如今经济快速发展，人民生活水平日益提高，社会发展迈入新台阶的大趋势下，我国各行各业的信息化建设和发展都面临新问题，也涌现出诸多机遇。高校档案部门作为高校发展和进步的重要环节，应当顺应时代发展需求，主动推进档案信息化管理升级，并做好充足的准备以应对各方面挑战，努力抓住每一次机遇，时刻保持危机感，在保证正常推进档案管理工作的同时不断蜕变，以最好的姿态迎接未来每一次挑战，以满足用户日益增大的档案管理需求。针对现如今高校档案信息化管理过程中出现的上述一系列问题，采取相应的改进措施显得尤为重要。

3.1增加高校档案信息化管理基础设施建设的投入力度

为了改善高校档案资源利用率和管理效率低的现状，迫切需要加大高校档案信息化管理基础设施建设的投入力度。具体从硬件投入和软件开发两方面入手。硬件投入方面，应当通过各种方式筹集资金，以配置新一代的摄像机、录像机、图文扫描设备、存储设备、打印机和计算机等硬件设备，为高校档案信息化管理提供硬件准备。软件开发方面，在条件允许的情况下，尽可能地在充分考虑档案管理条件和学校发展实际情况的基础上，聘请专业的软件开发团队开发适用于高校档案信息化管理的专门软件，营造良好的高校档案信息化管理软件环境。该软件应当具备操作简单和功能齐全两大基本优势，只有这样才能保证高校档案信息化管理有序顺畅地进行。

3.2切实加强高校档案信息化管理人才队伍的素质建设

档案管理的对象通常是图像、影像及文字等一系列材料。为了便于集中管理，需要对孤立、量大、分散的档案进行分类整理。在进行大量档案信息化管理过程中，档案管理人员的业务水平和信息化技术水平与档案信息化管理效率和水平息息相关。近年来，信息化技术的高速发展对档案管理人员的业务能力提出了更高的要求。在高校档案信息化管理中，管理人员不仅要熟练掌握档案管理的基本服务流程，更要对信息化、网络化等高新技术有一定的理解和认识。高校发展的主要目标是培养人才，因此，将档案管理人员培养成新时代的复合型人才是重要内容。总之，应当树立以人为本的观念，努力提高档案管理人员的工作能力和专业素养，提高档案信息化管理效率和水平。具体可以从业务培训和理论培训两方面入手：业务培训即开展有针对性的、形式多样的实践操作培训，逐步提高档案管理人员的实践操作能力和网络应用能力;理论培训，是聘请计算机专业人才向档案管理人员讲解信息化和网络化理论知识，逐步提升档案管理人员的理论知识水平。

3.3积极完善高校档案信息化管理的安全保护机制

高校档案信息不仅对用户具有重要收藏价值，便于日后查询，而且对高校建设和发展具有十分重要的指导价值。现如今网络信息的公开化和透明化，使高校档案信息存在安全隐患，主要表现为档案信息的遗失、泄露等，将导致无可挽回的事故，给高校和用户带来损失。因此，加强高校档案信息化管理的安全保护机制建设刻不容缓。要求我们不仅从技术上增强安全保护机制，而且要从人为因素上增强高校档案管理人员的安全保密意识，具体实施方案如下：首先，定期备份档案数据，以防遗失后难以找回。其次，设定高校档案管理部门与校内其他部门的信息交换权限，以便及时了解档案的查询和使用、归档信息。除此之外，还应当设定档案数据的分析、采集等操作工作权限，以便数据管理。

3.4不断完善高校档案信息化管理建设的规章制度

“无规矩不成方圆”，建立科学合理的规章制度是所有组织或部门顺利开展工作的前提。在高校档案信息化管理工作中，档案材料的整理、收集、归档和立案等操作的规范性和有序性均依赖于规范有效的规章制度。然而，规章制度的确立并不是一蹴而就的，需要不断地实践和调整，最终一步步完善。一般来说，可以采用访谈和问卷调查的方式征求广泛档案管理工作人员的意见，根据他们的实际工作情况初步形成针对性强、操作性强、科学有效、系统全面的規章制度。在按照相应规章制度进行高校档案信息化管理时，必须确保每项规章制度都能落到实处。除此之外，还应根据实践过程中的反馈和技术的不断发展灵活调整规章制度，以适应时代的发展和追求规章制度可操作性的不断增强。

4.结语

高校档案信息化管理是新时代背景下高校管理的重要组成部分，建立完善的高校档案管理模式对当前高校档案信息化管理意义重大。档案信息化管理需要在以往纸质档案保存和管理的基础上，运用信息化和网络化技术，提高档案管理效率和自动化水平。因此，在不断提高高校管理水平的过程中，必须加快高校档案信息化管理升级，为建设“数字化校园”不懈努力。

参考文献：

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