试论金融档案数字化建设

尚晓瑜

摘 要：社会经济在不断进步，计算机技术的发展为社会发提供了更加有利的条件。档案管理由以往的纸质管理转变为数字化管理，档案管理数字化也取得了一定的成果，同时在金融企业中档案管理也逐渐趋向数字化，方便了档案管理，提高了管理效率。本文主要就金融企业档案管理数字化进行研究，并在此基础之上提出了具体的建议，希望可以推动企业档案管理数字化的发展进步。

关键词：金融档案；数字化；建设

随着科技的不断进步，人类社会进入了信息时代，网络技术和计算机技术的飞速发展，数字化和信息化不断影响着人们的生活。随着经济全球化和金融全球化，数字化和信息技术的应用，使金融档案管理工作面临着巨大的机遇和挑战。档案管理数字化已成为经济发展的必然要求。它需要科学的档案管理，以促进金融企业业务水平的提高。

一、档案管理工作创新的意义

在信息技术飞速发展的时代，人们需要信息的处理越来越多，对档案管理的要求也越来越高。发展档案数字化是适应时代发展的需要。档案管理是金融行业的一项重要任务。它涉及到很多的内容，与单位自身的发展和员工的利益密不可分。如果不能做好档案管理工作，甚至会危及到企业的发展。然而，目前事业单位的档案管理大多停留在传统的管理模式，档案信息的录入和存储也相对传统。存储档案对环境要求很高，不但需要大量的储存空间，在档案检索文件方面也存在不方便的现象。在这种情况下，档案信息也容易失真和丢失，从而不利于事业单位的发展。在事业单位的发展过程中，传统的档案管理模式已经不能适应现代社会发展的需要。在信息时代，仅靠传统的管理方法很难保证档案信息的完整性和真实性，这将进一步影响金融企业的发展。与传统的档案管理相比，数字化的档案管理具有很大的优势。档案管理的数字化可以节省大量的存储空间，延长档案的存储时间。此外，对环境的要求也很低。通常，一个电子设备就可以存储大量的文件。此外，档案管理的数字化有利于档案的备份，不仅节省了存储空间，而且提高了档案管理人员的工作效率，提高了档案检索和利用的效率。

此外，提高工作效率是机构改革和创新的重要组成部分，为了提高工作效率，我们必须实现信息技术的发展。档案管理数字化对档案的传输具有一定的优势。传统的金融档案通常存储在图书馆、档案馆和一些存放文件的地方。在寻找档案使需要到它们存储的位置进行检索。虽然在本地实体文件的检索相对来说比较方便，但是远程实体文件的检索过程因为对地域及环境的不熟悉等的原因变得十分困难。而数字化档案通过技术手段转化为数字信息，存储在电子资源中，便于文件检索和访问，可以通过网络实时传输。它不仅可以节约储存和检索成本，还可以实现资源共享，增加信息技术的应用。不仅如此，还要满足社会各界需要使用档案信息，从机关领导到公民和专业人士，都需要在互联网上获取自己需要的档案信息。因此，实现高覆盖率，及时获取和共享档案信息资源是我们发展档案管理事业的出发点或动力源。

只有不断创新才能在竞争激烈的市场环境中生存。档案管理要结合信息时代的背景和需要，不断创新，加强档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案的实际作用。

二、金融档案数字化建设过程中面临的问题

（一）管理方法落后

管理方法传统、落后是当前档案管理工作中一个突出的问题。目前，传统的档案管理仍在使用。档案信息主要依靠手工书写。文件信息的增加使得手工方法的弊端越来越明显，不仅效率较低，还可能会影响档案信息的真实性。同时，企业档案存储依然用档案袋，随着档案使用次数的增加，常常会发生文件破损及丢失的现象，并且调用该文件通常需要很长时间。

（二）数字化的人才比较匮乏

目前，金融档案建设方面的专业人才十分缺乏，尤其是在计算机能力方面。一般金融企业档案管理人员在这方面的能力与专业人士相比存在一定的差距。与此同时，企业的工作人员已经习惯了传统的管理模式，面临着信息时代带来的新的機遇和挑战，不愿意学习和充实自己，从而使文件管理效率相对较低。

（三）档案管理制度不完善

制度是一切工作执行的标准和准则，制度的完善与否直接影响到档案管理的质量和水平。但目前，各机构和单位对档案管理的重视不够，主要是档案监管不到位，档案管理发生问题却因为经受人数过多而不容易找到责任人，无法及时处理。在事业单位发展过程中，管理者对档案管理工作缺乏有效的监督，从而使档案管理水平不高。

三、金融档案数字化建设的发展策略

（一）找准金融档案数字化建设的发展方向

在信息化的时代，想要做好金融档案数字化建设的发展，必须要找到其发展的方向，只有实现档案管理的信息化，才能使金融档案完成数字化的建设，从而提高金融档案管理的效率和质量。然而，在金融档案数字化的创新发展中，为了更好地提高金融档案的质量和效率，必须要加强技术研究，提高金融档案数字化系统的安全性。还要加强金融档案管理创新工作，转变观念，加强创新档案数字化建设，加强专业人才的培养，完善相关制度，提高数字化技术在金融档案上的应用，从而实现金融档案管理的数字化。在金融档案信息化建设中，还要做好安全管理工作，确保金融档案数字化系统的安全及可靠性。

（二）提高工作人员的专业素质

在信息时代，对专业技术人员的需求越来越大。传统的档案管理工作，要想顺利的进行创新和发展，离不开专业人才的参与。首先，可以对老员工进行培训，加强其专业知识的学习，拓宽知识面。二是招聘经验丰富、业务能力强的管理人才，不断吸纳优秀的金融档案这一领域的人才，提高金融档案的效率和质量。最后，还要进一步加强档案工作人员的职业道德，提高档案工作人员的觉悟和责任感。金融档案数字化建设的工作需要长期的努力，以及要长期处于枯燥的工作环境，所以提高工作人员自身的处理水平，充分发挥其主观能动性，对金融档案作的数字化的顺利发展进行起到十分重要的作用。建立合理的人员绩效考核评价体系，对表现良好、金融档案数字化建设能力强的单位和个人给予表彰，鼓励大家积极学习和应用金融档案数字化。

（三）建立完善的制度

在這个信息技术飞速发展的时代，金融档案数字化的建设要想取得了良好的效果，必须依靠良好的制度来提供安全保障。只有健全的制度才能更好地保证金融企业档案数字化工作的顺利开展，从而提高工作效率。首先，相关部门必须将金融档案数字化建设纳入日常工作中来，完善相关制度，用制度来规范和约束行为。其次，建立有效的监督机制，对金融档案数字化建设的过程进行监督，如监督相关的工作人员等。在金融档案数字化建设的整个过程中，一定要保证档案信息的真实性。建立责任制度，落实金融档案工作人员的责任，用责任制度约束工作人员的行为，以此来提高金融档案工作人员的责任意识，保证金融档案数字化的质量。此外，金融企业必须加强部门之间的关系，建立统一的管理制度，从而提高档案管理的效率。

（四）现代信息技术与金融档案数字化的融合

在信息时代，传统的档案已经不适应时代的需要。虽然这些传统的档案有一些可取之处，但如果不进行一定的科学创新，最终将被时代淘汰。从传统的档案向金融档案数字化的转变，可以有效地促进金融档案的可持续发展。技术思维对于构建更加标准化的金融档案模型极为有益，同时也能更有效地利用外部资源。在大数据环境下，金融档案需要足够的技术支持来分析和整合各种文件数据，从而为客户提供更高的信息参考价值。在档案的数字化建设方面，需要更多的相应技术。以此有效提高信息水平。操作管理和数据应用技术可以极大地改变传统的文件的模式，并结合用户的需求建立服务文件管理机制，充分发挥文件数据的历史价值。此外，大数据技术的引入也为文件管理指明了方向。档案不再只是组织和维护历史数据，而是整合数据挖掘、整合和应用等新功能，不断提升档案的信息价值。

（五）积极培养创新意识

借助数字化档案管理的创新理念，企业档案管理的创新将随着我国经济的发展形成一大批金融企业档案。当前，我国迫切需要创新档案管理理念来指导企业档案管理，适应社会发展形势。目前，我国金融企业档案管理存在着很多问题。许多企业沿袭传统的档案管理理念，缺乏创新的激情和动力。只有在思想上不断突破和创新，才能进一步实现理论创新和实践创新。因此，我国目前金融档案管理落后这一现状，我国金融企业需要以创新理念为动力，不断培养创新意识，转变旧观念，突破旧的档案管理模式，树立创新理念，积极探索金融企业档案管理的新方法、新理念；在继承和发展传统的基础上，寻找最有效的金融档案数字化建设的方法。大力弘扬与时俱进精神，探索创新档案管理模式、手段和机制，推动金融企业档案的数字化建设。

四、结论

综上所述，随着数字化技术的应用和普及，给金融档案数字化建设工作带来了巨大的机遇，面对这种机遇，我们要找准信息化时代下金融档案的发展方向，提高档案人员的专业素质，从而完成金融档案的数字化建设，实现现代科学技术与金融档案的融合，只有这样才能促进金融档案在数字化时代下的建设工作能够高效开展，进而发挥档案应有的作用，更好的服务社会和人民，为社会的建设作出贡献。

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