浅谈秘书做人做事的方法

陈丹丹

摘 要：做人是秘书从业的前提，做事是秘书从业的根本。本文对秘书的做人和做事两方面的修养进行了研讨。

关键词：秘书;做人;做事

职业秘书作为一种全球性的职业，越来越趋于现代化和专业化，很多企业已经认识到职业秘书在企业中的重要性，企业领导人也发现一个团队的成功发展离不开秘书的组织和协助。企业的发展要依靠职业秘书的发挥作用，企业才能更好地创造出辉煌佳绩，领导才能更好地管理企业内部。而想成为领导身边的好秘书，想要做好文秘工作，秘书首先要从做人做事学起。

一、秘书要学会做人

做人是秘书从业的前提和基础条件，主要是职业道德和职业形象。秘书作为企业的一张名片，在做事中透露出一个秘书的职业品德，也反映出一个人的形象。

（一）人品——职业道德

职业秘书作为服务领导的办公室人员，学会做人是做事的基本前提条件，而拥有高尚的职业道德是做好工作的关键所在。职业秘书的一切工作以企业的发展为根本，全身心地为企业的发展而努力。忠于职守、兢兢业业、谦虚谨慎、恪守信用是秘书职业道德的重要内容。

1.忠于职守，自觉履行各项职责。忠于职守，热爱本职，是职业道德的规范要求。作为职业秘书忠于职守就是要忠于特定岗位，自觉履行秘书职责，服从上司安排，并要有强烈的事业心和责任感。

兢兢业业，甘当企业的无名英雄。要求秘书埋头苦干，任劳任怨。秘书的工作性质决定了秘书是“实干家”。在琐碎紧张的工作中，脚踏实地，不计个人得失，能吃苦耐劳，必要时要有委曲求全的精神。

2.谦虚谨慎，办事公道。秘书不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同部门同事相处，虚心听取意见。在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。要在服务中充分认识自己从事工作的重要性。

3.恪守信用，严守机密。秘书人员恪守信用，要遵守信用、遵守时间、遵守诺言。秘书自己安排的会议，要自己先到场，并做好一切准备工作。严守机密是秘书显著的特征，秘书掌握机密，要求严守机密是必备的职业道德。

（二）人样——职业形象

所谓人样，即在各个职场上的形象。仪容、仪表、仪态是秘书职场形象的三大重点。

1.仪容。强调各个场合上的妆容。秘书人员在职场上主要以化淡妆为主，淡妆能展示出女性的职场形象，能带来一种职场亲和力。合适的妆容能给自己的形象加分，从而得到领导的赞赏。

2.仪表。强调各个场合上的着装。秘书人员作为领导的助理，为企业树立良好的形象，成为企业的“品牌代言人”，企业往往会委以重用。秘书担任着企业的“门牌形象”，是企业形象的“官方代言人”。

3.仪态。强调秘书人员在职场上的坐姿、站姿和走姿的习性。姿态是一个人的自然展露，优美的姿态展示出一个人不同的人格魅力。

二、秘书学会做事

在信息与数字化发展极快的时代，企业对秘书自身的能力要求也不断提高，职业秘书能够自如得在职场上进行沟通、交涉，这还远远不够，还要不断激发自身的潜在能力，还要不断在工作中创新拓展。

（一）激发潜能

1.创新能力。我国非常重视创新能力的培育，也提出“创新是企业发展的动力源泉”。企业的创新问题，需要一个团队要有创新的思维，更需要一个员工要有创新的思维。秘书作为企业的一份子，要擁有创新能力。在企业里要有自己的想法，在坚持企业原则的同时敢于冲破传统思维，打破以往的条条框框，提出富有创新意识的想法，充分发挥自身的潜能。平时的工作中多提想法，创造新的业绩，努力提升企业的整体业绩，将潜藏的实力充分发挥出来。因而，培养职业秘书的重点在于培养秘书专业学生的创新意识和创新能力。

2.执行能力。职业秘书要具备很强的组织、协调、引导能力。上司关注的是企业的主要业绩、项目实施结果以及未来的发展状况，不关注项目执行的整个过程。职业秘书在企业中扮演的角色不仅仅是文书人员，更是项目活动的组织者和监督者。做好项目的部署，及时将项目活动的进程报告给上司，方便上司进行临时决策的部署工作。在项目活动实施的整个过程中，职业秘书人员要通过组织、协调各项事宜，带出一支善于战斗的团队，来达到上司预想的活动效果。因而，拥有强大的执行能力是职业秘书具备的能力之一。

3.沟通能力。职场上沟通的方式多种多样，职业秘书接触到的沟通方式主要以电话、互联网、面对面交谈等沟通方式为主。热情与专业将成为秘书沟通的关键之路。职业秘书电话沟通时，要讲述事由简明扼要，灵活应变，交谈时不能废话太多。沟通最难的是秘书人员如何面对面的沟通，这更应该从实践中获取经验，只有亲身面对客户进行交谈，反复几次，方能掌握技巧。

4.商业能力。没有业务也无谈企业的发展。因此，职业秘书需要备有强有力的商业运作能力，思维灵活，并能够为公司创造辉煌业绩。如何提高秘书的商业能力？第一，职业秘书应该为企业寻找来新的生意，从而做出好的绩效;第二，职业秘书应该不满足于现状，并通过多方面渠道，吸收大量客户源，多些朋友比多些敌人更有用处;第三，职业秘书所做的每一件事必须是对企业没有直接利害之事。职业秘书应该做到以下几点要求：为客户、上司、同事提供了满意的服务;为企业发展积极向客户取得联系方式;为企业发展通过各种方式与客户加强沟通、交流;能清晰的理解客户的要求并想方设法满足“上帝”的要求;能通过身边的客户圈获得新的朋友圈、新的业务渠道，朋友的朋友也将会是企业的顾客。

5.写作能力。秘书写作更注重写作文书的实用性、专业性和规范性。原因有以下两点：一是企业中的公文所涉及的内容主要与企业的发展有关，又有具体活动策划文案相关，如果对企业公文的内容没有充分的认识和准确地把握，其写作已失去意义。二是企业公文的要求依据自身的建设发展和管理活动的内容对应其表达格式，公文操作的标准和规范的要求都足以说明企业对秘书人员的写作能力的要求极高，公文的内容具有相当强的时效性。

秘书在写作方面要注意用职场语言，内容通俗易懂，注重实用性。在工作中，上司往往会让秘书写新闻稿、会议记录等各种应用文，职业秘书要时刻关注信息的新旧程度、行情最新动态和进展决定着有没有使用的价值和意义。要关注信息的时效性，比如发布新闻，新闻最能体现时效性，如果此时职业秘书还纠结于文稿的内容，那将会错过该新闻的最佳发布时效。因此，新闻的时效性是职业秘书关注的重点。

（二）不断创新

做事情要讲究方式方法，要把握要点，要不断探索，在探索中不断创新，才能把事情做成功。创新要做到以下几点：

1.创新工作理念。工作创新源于理念创新。要在总结经验的基础上，不断创新工作理念。针对新形势、新情况、新问题，以创新性的思维去思考和实践秘书的各项工作。同时，要不断提升办公室工作的信息化、现代化水平，不能局限于自己的方寸空间，而应当把视线放到更广阔的空间，把“触角”延伸到更广阔的领域，学习新思路，创造新道路。

2.创新工作方式。重点针对秘书工作的前瞻性、全局性和针对性，由被动转化为主动，秘书对各项工作必须做到早考虑、早研究、早动手。做到长计划、短安排，计划性和灵活性相结合，还要为领导提供充分、准确的决策依据。决策前要拿出高质量的工作参考方案，准确、及时、全面地为领导反映情况，提供决策建议，能创造性的开展各项工作。

3.创新工作机制。从建立和完善各项工作程序、标准和规范入手，形成更为统一协调的工作流程，使每一项工作都能落到实处。秘书工作无小事，任何一点疏忽都有可能带来较为严重的后果，因此，必须以高度负责任的态度，高标准、严要求地全面处理好每一件事务。在工作精力、力量配备上有所侧重，不能“眉毛胡子一把抓”。同时，更重要的是协助领导解决各种实际问题，务实是最根本的。推动理论与实践结合的创新，促进各项工作深入有效开展。

总之，职业秘书只有学会了做人做事，才会赢得领导的肯定，才会为企业作出贡献，才会体现自身的价值。

参考文献

[1] 包锦阳.应用写作教程[M].杭州：浙江大学出版社，2017：10-267.

[2] 谭一平，吴良勤.秘书人际沟通实训[M].北京：中国人民大学出版社，2008：205.