如何加强企业的存货管理

大连华锐重工集团股份有限公司 李志峰

1 实施背景

1.1 存货盘点流于形式

由于生产制造是连续的，存货也是随时变动的，造成存货的实物盘点困难，不宜管控，使实际盘点流于形式。具体表现为：盘点物资范围不全面；盘点计划中牵头人、责任人、具体盘点方法、过程记录说明、盘点组织过程不明确，不具有指导性等。

1.2 存货质量低下，呆滞物料的利用率不高

存货余额的结构组成欠缺分析和判断，制度流程不够完善，尤其是随着市场形势的不断变化，客户的暂停项目逐渐增多，造成呆滞物料不断形成，降低了资金利用率。如何对呆滞物料进行有效利用和管理，是提高存货质量的一个重要举措。

1.3 存货核算存在不规范现象

存货核算数据的准确与否对于企业的财务准确程度有重要影响，由于存货核算的准确度不高，核算存在不规范现象，导致存货余额不正确，不能真实反映存货的价值。

1.4 信息化建设水平低使管理效率降低

经营单位的库房大部分是手工账，管理落后，由于存货种类繁多，核算的工作量比较大，造成存货核算工作效率低下，不能实时、动态地了解各种存货信息，不适应现代的管理模式。

2 对策实施

2.1 理论依据和发展情况

《企业会计准则第1号——存货》及《企业内部控制应用指引》对存货进行了相关规定，存货是企业赖以生存发展的核心流动资产，存货管理的成败在公司业务经营管控中具有重要的战略意义，通过规范存货管理，对辅助企业领导人正确评估公司经营态势并作出相关决策具有重要价值。世界500强公司如沃尔玛、丰田汽车等公司都十分重视存货管理，并创造了巨大的价值。

2.2 项目实施

2.2.1 加强库房的日常基本管理

加强对库房的台账、出入库流程、物资保管、标识定置及存货盘点等日常管理。规定不同物资出入库及返库的依据、质量、数量检验要求，不相容职务要相互分离，规范库房管理流程，达到账、物、卡一致。

2.2.2 大力重视存货盘点

(1)细化存货盘点计划及内容。除了正常生产物资，还要将生产冗余物资、研发物资、工装、厂外存货等纳入盘点物资范围。对存货清查盘点工作的执行人、审核人、具体流程、频次等管理内容予以明确，制定存货清查盘点管理细则或在已有的库房管理细则中细化该项管理内容。对呆滞项目的盘点工作要细致有效，整理出串用、剩余物料明细。对盘点过程中形成的盘盈、盘亏数据分析原因。

(2)重点关注大额、重点物资的盘点。根据制度要求对所有存货进行全面盘点。鉴于公司存货种类繁多，可抽取大额、重点物资进行抽查盘点，起到事半功倍的作用。

首先，针对原材料，关注大额的钢材、焊材、标准件、通用件等物料，查看管理是否到位。一是根据企业规模分析库存量是否合理；二是检查库存台账设置是否完整，如规格型号是否标注，账实是否一致。

其次，查看动能费等能源费的管理是否到位。针对单位的不同产品构成，选择重点能源物资作为抽查对象，如油品，低值易耗品刃具，动能费气体、水电等的入库验收、领用、出库手续是否完备，账、物、卡是否一致。油品因保质期原因，是否符合先进先出程序。

(3)加强对厂外存货的盘点管理。对于暂存在供应商及客户处的存货进行实地盘点或函证，必须取得回函确认，明确物权归属。异地子公司及异地存放物料是否建立专用台账，是否定期盘点形并形成盘点记录。

2.3 月末对存货余额的组成进行分析

每月末导出存货明细，并维护产品销售合同号、用户信息、存货实物状态等，形成存货明细表，对账面存货梳理检查，对存货余额进行分类分析。除了正常挂账的原材料、在产品、库存商品外，其余部分分析是否存在非正常存货，如追加成本、漏转成本、呆滞物料、存货余额与实物不符等，针对非正常存货，制定整改措施。

2.4 每月对存货余额金额大小进行控制

根据生产经营的需要，制定本单位合理的存货余额，月末要按照存货控制限额进行管控，制定切实可行的保障措施，保证存货余额控制在限额以内。有效控制存货总额规模将对保障公司资金有效周转，减少库存积压，提高回款速度起到积极作用。

2.5 加强存货核算管理

2.5.1 是否存在明显的减值迹象未提存货跌价准备

查询风险合同、呆滞物料、预计亏损的合同对照规定是否计提跌价准备，经测试成本大于可变现净值时需计提存货跌价准备。

2.5.2 有关存货的费用分摊合理

系统内工时统计做到准确，工时票要在当月走账，定额与实动工时的比例不要出现异常，制造费用及动能费核算要做到准确，确保分推费用合理。

2.5.3 结转存货成本正确

一方面结转成本要准确；另一方面成本归集要保证齐全，防止形成追加成本等现象。正确反映和监督存货的收发、领退和保管情况，促使企业努力降低存货成本，提高资金的使用效果。

2.6 利用信息化手段进行管理

为了进一步提高存货管理水平，加强存货盘点作业的可操作性和会计信息的及时性、准确性，减少业务端手工工作量，通过SAP有前端操作及库房管理平台进行收发货操作，自动形成会计核算数据，提升存货管理水平，增强对整个企业成本数据的可信度。

2.7 对薄弱的重点环节进行制度完善，堵塞漏洞

在《库房管理办法》制度的基础上，针对经营管理过程中存在的薄弱环节进行管控，制定相关的制度。

(1)加强报废处置流程的管控。一是关注废品、废料和由于设计、工艺更改等原因产生的多余物资管理，各经营单位应分类制定相应的返库、再利用和处置等管理流程、表单和具体要求，建立电子管理台账，管理台账要明确相应物资的型号、规格、材质、产生原因、返库时间等信息。二是关注废钢、废料、包装物等废料的处置程序是否合规；处置价格是否合理；处置时的管理手续是否齐全；入账依据是否充分（要有过磅记录）。

(2)直发现场物资管理，直发现场物资在现场专人收货后，应收集、归档保存其合格证及相关文件，确保物资具有可追溯性。

(3)制定外协加工制度及流程。结合外协业务管理实际，对外协供应商准入、评价及外协价格、外协过程控制（流程）、质量管理等方面提出具体的管理要求。

(4)制定呆滞物料制度，根据自身经营特点做好呆滞物料的确认、分类统计、保管、利用及处置规定。原则上鼓励优先利用（串、改、代），严格处置审批。串、改、代发生后，应及时将相关信息传递至财务部门进行账务处理，确保账实相符；再利用包括内部利用和组织公司内各经营单位之间利用；处置时要组织内、外专家评审，并执行“三重一大”决策、重大事项报告等制度。

2.8 各部门联动，形成定期分析会议制

存货不是孤立存在的，是与各部门息息相关的，要进行业务延伸管理，定期召开各部门联席会议，下发会议纪要及通报，明确各部门职责，以进一步促进存货管理。

(1)营销部门。负责供货合同数据管理及动态反馈用户现场状态信息。营销部主管领导在对合同付款条件、顾客信用、现场状态等信息进行分析评估的基础上，重点关注可排产合同和可销售合同，在确保投料合同无风险的条件下，进行产品投料审批。

(2)设计部门。设计单位应加强提升组织产品图样设计、技术资料准备及设计评审、验证和确认的实施工作，降低产品的形成过程中，由于设计、工艺等环节产生的更改，导致已形成的工作或零部件不满足更改后的要求而造成的不合格输出。

(3)采购部门。为规范公司采购业务管理，提高采购质量，控制采购成本，防范采购业务风险，应加强与生产相关的各类物资采购计划、供应商选择、采购合同管理、采购入库管理、供应商管理等环节的管理要求。如包装、运输采购合同金额大小是否与生产经营实际状况相适应、运费单价确定的依据是否合理、原材料采购合同是否建立合理库存量、保险合同签订依据及合同条款是否体现公司利益最大化等。

(4)生产部门。要科学精细生产组织，以“严肃合同履约、规范内配套管理”为核心、严格过程执行、严肃考核，加强全年合同履约率，加强生产过程管理中的生产计划、生产组织和生产过程控制及生产秩序管理，应根据生产现场及生产组织实际情况，适时调整生产作业计划，对重点设备、场地实施动态管理，确保生产秩序运行正常。规范生产现场定置管理、现场物流管理及生产过程管理，保证生产计划合理有效、生产组织有序，科学调配生产资源，提高生产运行质量，满足顾客需要。防止存货存在积压或因生产组织存在管理问题导致对客户拖期交货现象。

(5)质量部门。负责对各经营单位质量索赔等业务进行监督和管理。加强对供应商的质量保证能力和资质等情况进行确认，对产品质量和业绩进行监督和检查，实施供应商质量否决。规范用于产品的采购验收管理，保证合格进厂，审查实际发生的质量问题是否如实反应、确认内部质量损失是否及时、外协造成的损失是否已经索赔及索赔依据是否充分等。

3 经验效果

企业通过推进存货管理的内部控制使企业存货管理发生了显著的变化，管理水平得到了提高，具体体现在以下几个方面。

3.1 呆滞物料得到利用，存货管理质量得到提升

通过以呆滞物料处置为重点的降本增效工作，全方面加强呆滞物料处置力度，使存货余额得到有效控制，存货质量得到了提升，保障了资金有效周转，提高了经济运行质量。

3.2 存货管理形成了全过程的内控管理机制

加强事前控制，在与营销系统充分沟通的基础上，本着“快投料、快产出、快销售、快回款”的原则，认真制定生产投料计划，确保资信优良用户的项目快投、快出、快收；对资信差用户的项目，要严格按合同回款情况组织生产，防止资金占用和呆滞物料的不良资产产生。加强事中控制，在合同生产制造过程中，积极跟踪用户项目的工程进度，一旦发现项目有暂缓迹象，要立即停止生产，减少资金占用；并加强核算及信息化管控。加强事后控制，重视盘点工作，对已形成存货进行深入分析，按问题的性质列出分类明细表，梳理产生的原因和存在问题，逐项提出处理意见，形成措施计划，为公司决策提供依据。

3.3 制度进一步完善

从存货的组织生产到产成，建立健全了一套有效的制度进行管控。发现问题，堵塞缺陷和漏洞，优化完善业务流程制度，加强管控，严格执行现行制度及流程，从业务源头保证数据的准确性，促进业财一体化。企业的存货既能适应市场变化，又能保持均衡生产，对企业的盈利能力和长期发展能力起到不可忽视的意义。

3.4 形成了各职能部门联动检查考核机制

构建了“上下联动”监督机制。把业务监督、内控监督、职能部门对经营单位的监督有机结合起来，建立目标统一、工作协同、优势互补、资源共享的联动监督新格局。建立的常规性联动监督信息传递机制及联席会议机制，形成专题会议纪要，通过上下结合，整合监督资源，形成监督合力，提高了经济效益。

3.5 存货管理理念形成，形成员工自觉行为

通过实施一系列存货管理，经济效益得到了提高，存货管理理念深入人心，变成员工人人参与管理的自觉行为，用尽可能投入最小的管理成本获得经济效益的最大化，对于一个企业而言是成功的管理理念。