优化档案管理人员知识结构提高档案管理队伍能力素质

张 芳

吕梁市城市管理服务中心 山西 吕梁 033000

档案管理从业人员自身的专业知识水平对于档案管理工作本身来讲,会产生较为直接的影响,所以建立一支高水平的档案管理团队能够保障档案管理工作的顺利开展和高效运行。现代社会的快速发展使得科技领域也在不断发生进步,档案管理工作也应当与时俱进,运用现代化、信息化的管理方式提高档案管理成效。面对档案管理工作的创新需求,管理人员自身也需要优化自身的知识结构,提升对自身专业素质的要求。

一、新时期背景下档案管理工作从业人员自身知识结构方面存在的不足

(一)由管理对象转变而产生的知识要求。在过去档案管理主要是采用纸质档案为主的形式,所以在档案管理工作中主要涉及到保存实体档案。信息化时代使得档案管理工作也逐渐向信息化、数字化和电子化的方向开始转变,同时也需要保留原有的实体档案,这在一定程度上使得档案管理从业人员的工作形式变得更加多样化。由于档案储存形式的多元化,这对管理人员的管理能力和技术水平也提出了更高、更新的要求,除了原有的档案管理手段以外,管理人员还应该掌握现代化技术和先进的管理技能。如果档案管理人员自身知识结构不够完善,可能会使管理内容很难适应新时代档案管理工作发展的要求[1]。

(二)档案管理工作的目标变化。过去档案管理工作目标是收集档案,档案应用的范围较小,但随着社会发展和形势的变化,档案的市场价值和经济价值逐渐凸显。传统档案查询手段较为单一,信息内容较少,且审批过程较为繁琐,很多档案材料自从建档开始就没有发挥过其应有的作用,有档案需求的个人和单位也有畏难情绪,如果能不申报就尽量选择不申报,如果能不查询就尽量选择不查询。近些年来档案管理手段逐渐呈现现代化趋势,档案资料的种类也在不断增加,审批查询的手续也在逐渐规范化,以上这些因素都使得档案管理工作逐渐彰显出其应有的作用和地位[2]。

(三)管理实践产生变化。现代化社会在法治建设方面也在日渐完备,个人和单位已经逐步树立起依法办事的理念,行政审批也逐渐被法治程序化的审批所取代,信息获取和查询变得更加规范,为公众提供更多种类的服务信息。另外,随着国际交流的频繁化,知识产权的保护体系建设也应当引起档案管理从业人员的重视,应不断规范智力成果和精神财富的使用秩序。作为档案管理工作的从业人员,必须要掌握全方面的法律知识,加强对知识产权相关法律的研究和学习,以提升自身的专业知识水平和知识产权素质,从而更好地为公众提供高质量的服务[3]。

二、建立科学合理的档案管理从业人员业务水平标准体系

(一)业务素质必须系统化。档案管理从业人员的自身业务素质水平的高低会直接影响到档案管理工作的发展以及我国各领域的现代化建设,所以业务素质应当作为考评档案管理从业人员的主要标准。要想成为合格的管档人员,需要学习系统化的档案管理专业知识和基础理论,掌握与档案管理工作相关的专业技能,熟悉档案管理工作的法规、政策、范围、标准以及职能,除此之外,还应具备一定程度的统筹管理能力。另外,为了做好利用和开发档案材料的相关工作,档案管理人员应当具备广博的文史和科学知识。

(二)法律意识必须要确立。档案管理这项工作可以说是一项具有很强法规性的工作,档案法对于档案管理工作的各项环节和各个方面均做出了明确的规定,相关的法规法律对于档案的使用方式、使用范围、查询方式和涉及到商业秘密、个人隐私方面均做出了明确规定。档案管理人员必须要强化自身法律意识,在工作中坚持依法行政,不断推进依法治档工作[4]。

(三)研究开发必须要深入。过去档案管理工作一直存在“重藏轻用”的现象,面对这种情况,怎样使档案材料的利用开发工作突破传统模式可以说是新时期档案管理工作从业人员需要面对的新课题。档案管理从业人员应当借鉴国外在档案利用开发上的先进做法,深入利用和研究档案资料。

三、学用结合，真正提升档案管理团队的综合素质

首先,档案管理部门应当做好现有档案管理从业人员的继续教育工作,运用在职教育、学历教育、资格认证培训和岗位技能培训等方式来提升档案管理团队的能力素养。其次,档案管理部门也应当做好引进具有高素质专业人才的工作。现阶段国内不少研究机构和高校都设置了与档案管理相关的专业,旨在培养具有高学历高素质的档案管理人才。因此,档案管理部门应当把好人才引进关,让人才能够在专业岗位上得到锻炼,不断在实际工作中磨练自身的专业技能。同时,档案管理从业人员应当构建科学化、合理化的知识结构,按由高到低的不同层次来构成,这也在一定程度上反应了,档案管理从业人员自身知识结构纵向联系和横向联系上的要求。不同的工作岗位对于管理人员自身的知识结构有着不同的要求,因此在构建管理人员知识结构时,应当区分出不同的知识结构层次,以做到人尽其才[5]。

结束语

综上所述,由于档案管理工作在新时期已经发生了很大变化,急需改革和创新原有的档案管理方式,对于档案管理人员的专业素质和知识结构也提出了更高的要求。为此,档案管理部门应当建立起科学合理的档案管理从业人员业务水平标准体系,使得提高管档人员系统化的业务素质,强化自身的法律意识,深入研究和开发档案材料。