企业档案室建设规划及档案搬迁工作之探讨

王晓朋

中车四方车辆有限公司 山东 青岛 266000

企业在运营过程中需要不断地进行调整和改进,其人事工作也需要不断地进行布局和协调。因此,档案室的建设规划是企业人事工作发展的基础,同时也是企业文化保存并延续发展的保障。此外,企业在发展建设过程中,会随着其布局和战略的调整,不断的改变企业发展地址以及发展方向,这其中必然会牵扯到一定的档案搬迁工作,因此档案的搬迁也是企业发展过程中不可避免的一个重要阶段,它关系着企业成长和发展,同时对于企业的资料和文化延续保存有着重大的影响。

一、档案室建设规划以及档案搬迁工作有序展开的意义

(一)档案室合理建设规划的重要意义。档案是主要是用来储存相关的档案资料以及文件企业,建立档案室的主要目的是合理的放置企业重要文件以及企业内部的人事资料,科学合理的档案室建设规划可以为档案室的建设提供一定的科学性保障,它使得企业的重要文件保存的更加安全妥帖,同时企业内部人员的人事资料也更加的安全。科学的档案室建设规划可以使得各项资料文件根据类型以及重要程度的不同进行有序分类放置,这对于后期的文件调取以及资料查询都有着非常重要的保障,同时对于企业文件的内部查阅也提供了极大的便利性。此外,档案室的合理建设还可以起到有效的防潮、防火以及防盗功能,对于企业一些财政资料的储存起到了保护作用,对于企业重要信息的保密工作有一定的促进作用,同时对于企业更加长久稳定的发展也提供了极大的助力,是企业发展过程中必不可少的关键环节。

(二)企业档案合理安全搬迁的重要意义。企业在自身的发展过程中,由于战略规划以及发展阶段的不同,必然会出现企业搬迁的情况,所以,进行合理安全的档案搬迁是其发展得以延续的关键条件之一。企业的档案搬迁关系到企业的内部资料、人事资料以及企业重要文件的安全,是企业的内部数据、人事档案以及精神文化得以传承和延续的基础,也是企业稳定持续发展的关键因素。所以,企业在发展过程中必须要妥善地进行档案搬迁,保证内部的资料安全稳定,同时也保证员工人事资料的安全性,为企业的发展提供一定的助力。

二、提升企业档案室建设科学安全性的措施

(一)进行科学合理的建设和布局设计规划。想要更好的建成档案室,保障其科学安全性,就必须要进行科学合理的建设和布局设计规划。在档案室建设之前,企业需要根据自身发展的状况以及档案的放置需求,提出合理的建设规划意见,保证相关建设公司能够有充足的参考意见来进行项目的规划和建设。档案室设置前期也需要根据自身发展的状况以及具体的放置需求提出合理的建设规划意见,保证相关建设公司能够有充足的参考意见来进行项目的规划。档案室由于其功能的要求,必须保证整体规模比较紧凑安全,同时必须有独立的放置空间,保证其整体的安全可靠性,所以在档案室建设过程中企业需要从前期的规划开始就参与其中,以保证后期的建设效果。

(二)提供合理的档案室装修意见。由于其功能的独特性,档案是在主体建筑建设完成之后也需要进行更具针对性的装修,因此,企业想要更好的保证档案室的整体建设效果,就必须在档案室的装修阶段提供合理化的建议。在档案室装修之前,企业就需要根据自身的要求合理的划分出档案室的办公区域、档案放置区域以及阅览区域等,保证每个区域之间的搭配科学合理,同时还应按照每个区之间不同的需求摆放合理的桌椅等工具,以有利于企业档案室的日常使用。在档案室的装修结构确定之后,企业最好根据自身的需求,设计出档案室的平面图提供给装修公司,以有利于他们更加准确的对档案室进行装修,满足企业发展的需求,为企业更加稳定高效的发展提供动力。

(三)进行细致的档案室验收和体验工作。档案室建设装修完成之后,想要更好的保证运行效果,还必须进行细致的验收和体验工作,以保证档案室的建设真正的符合企业发展的需求以及企业日常的使用需求。首先,在档案室建设装修完成之后,企业需要派相关的工作人员进行验收,在验收过程中需要仔细的查看档案室建设的各个细节,以确保其安全性和科学性,同时在验收过程中,相关工作人员还需要根据自身的经验及时的提出修正意见,督促相关建设单位能够按照具体的意见进行修补和改正。此外,在档案室整体验收完成之后,还需要进行一段时间的体验工作,由企业内部有需求的工作人员进行体验,及时的提出自身的使用意见,以保证档案室的效果更好,将档案室的作用真正的发挥到实处,方便员工们的日常工作,同时也促进企业的稳定高效发展。

三、保证档案搬迁工作文档安全的有效措施

(一)建立专门的档案搬迁工作小组。在档案搬迁的过程中,想要更好地保证整个过程的安全稳定性,首先就需要企业成立专门的档案搬迁工作小组,对工作小组内的工作人员进行有针对性的培训,使他们具备更专业的档案搬迁知识,不断提升他们的能力,提升整体的素质,为档案搬迁工作奠定良好的基础。在档案搬迁工作小组成立之后,需要对小组内的工作人员进行不定期的培训,在有相关的档案搬迁工作需要时,让他们能够随时有能力参与到档案搬迁工作中,保证整个工作的安全稳定进行,为企业的发展贡献自己的一份力量。

(二)设计合理的档案搬迁程序。有了专门的档案搬迁工作小组,企业还需要设计出科学有效的档案搬迁程序,以保证整个档案搬迁的过程稳步推进,保证企业档案的安全性。在档案搬迁程序设置过程中,需要首先针对档案搬迁工作的前期准备进行一定的安排,制定合理的准备工作程序,为企业后续的档案搬迁工作提供保障。前期准备工作完成之后,就需要针对后期的档案打包、档案编号、运输以及档案提取和放置等工作进行一系列的程序设计,按照这个既定的流程做好各个环节的设计工作,保证工作都能够稳定的推进。在程序设置过程中,一定要做到细致精确,落实到每个具体的细节,保证工作开展时能够更加安全稳定的进行,同时还应当做好档案搬迁安全预案,保证意外情况发生时能够采取快速有效的防治措施,保证企业搬迁工作的进行。

(三)进行合理的工作监督。除了对档案的搬迁程序以及搬迁人员进行有针对性的设计和培训之外,企业还需要加强监督工作,成立专门的监督小组,有效地监控企业档案搬迁过程中各个工作环节的落实情况,以督促相关工作人员更好地进行工作,提升档案搬迁的效率和安全性。同时,除了进行有效的监督之外,企业还需要针对档案搬迁过程中出现的具体问题进行查证和分析,对于出现问题的人员以及环节进行有针对性的部署,必要时采取一定的措施惩罚措施以提升工作质量的完成度。

总结

档案室的规划建设以及档案的搬迁工作对于企业的发展有着重大的影响,企业应当合理地展开规划,对于具体的档案搬迁环节进行详细深入的设计,以保证档案室的规划建设以及档案的搬迁工作安全高效地推进,促进企业进一步的发展。