中小民营外贸企业的内部控制建设

戴坚坚

中小民营外贸企业的创建门槛相对于制造业来说较低。低门槛以及宽松的国家法制环境，导致中小民营外贸企业数量上颇为壮观，然而质量上却普遍较低。特别是企业内部管理和内部控制建设上，极少有中小民营外贸企业重视。

一、目前中小民营外贸企业管理中普遍存在的问题

（一）风险意识缺乏、风险管理落后。外贸企业的风险存在于进出口业务流程的各个环节中,然而,许多外贸企业似乎并没有意识到这一点,不能灵敏、集中、全面的捕捉到风险信息,对规避风险做出的决策迟缓,方法落后,缺乏积极有效和有操作性的风险防范措施,交易决策的主观随意性和盲目性较大,各部门权责划分不明确,相互推介,相互冲突,为企业带来了本可以避免的风险损失。

（二）对业务流程的控制失效。外贸业务流程主要包括出口前的准备,接单权限是否合理，报价是否经过内部授权；出口合同是否回签,供应商合同是否正式,供应商是否有实地核查，信用证的催证、审证、改证是否监控，客户应收账款的催收管理、信用额度管理是否到位等等。

（三）企业内部控制意识薄弱。大多数中小民营外贸企业没有内部控制的概念，甚至于连外部审计都没有定期进行。实际上内部控制工作是保障企业财产安全、防止舞弊的重要保障，是企业建立自我约束机制的重要组成部分。

（四）重业务轻管理。大部分外贸企业过于重视业务部门而忽视综合管理部门的存在，认为是业务人员给企业带来了经济效益，而综合管理人员只会开支费用。其实任何一个企业都有业务一线和综合保障之分，两者都是企业的重要组成部分，只是分工不同而己。如果没有综合部门提供的资金、人事、后勤、报关、退税等相关的服务，业务又如何能够顺利开展？实践中，经常有企业由于忽视了综合人员的管理作用，业务员经常是一人单独对外谈判报价，同时也对内进行采购，很容易导致该业务员跳槽后业务资源被业务员带走，给企业造成重大的经济损失。

二、外贸企业建立和健全内部控制制度的基础

（一）内部控制的主要内容。内部控制是指单位内部的管理控制体系，即保证单位经济活动正常进行所采取的一系列必要的管理措施。内部控制不仅包括单位最高管理当局用来授权与指挥经济活动的各种方法，也包括核算，审核，分析各种信息资料及报告的程序和步骤。当然，还包括对单位经济活动进行综合计划，控制和评价而制定的各项规章制度。

（二）内部控制的目标。内部控制目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略。

（三）内部控制的基本结构。内部控制的基本结构包括：控制环境、会计系统、控制程序三个方面。外贸企业的内部控制思路可以从这三方面出发，妥实基础内容，方可有效运行。

三、外贸企业内部控制实施案例

一众公司为长三角地区在医药中间体贸易行业小有名气的外贸企业。2015年成立初始，各内部控制制度、流程缺乏，导致报销、付款紊乱，不合规业务频繁出现，应收账款失控，坏账发生无法追责。随着公司业务量的快速增加，因为内部控制的缺乏而出现的管理问题频频发生。公司的内部风险随着业务量的增加也一并增加。2015年，因内部付款审批制度的缺乏，财务人员被网络诈骗付款7万人民币；因为业务衔接管控上的缺陷，业务人员离职，导致部分2万美金应收账款无法跟踪摧回。

公司管理层意识到，内部控制的薄弱，对公司会产生很大的影响，并且会限制公司的长期健康发展。于是，2016年公司决定开始内部管理体系搭建，内部制度流程建设，重视内部控制。

在控制环境上：首先，从董事会到普通员工，全员灌输内部控制的重要性。

重新构建组织架构：①在董事会中设立一位员工代表董事；②设监事会，并赋予其监管实权，对公司董事会起到行之有效的监管作业；③对董事长和总经理进行审批权限设置、划分；④不相容岗位人员调整。

搭建公司管理体系基本框架。在业务上，规范市场业务的合同管理、订单管理、客户关系管理、询价管理、退货管理、信用额度管理等等；在采购上，规范供应商管理、付款账期管理，产品质量管理等等；在单证储运方面，规范卷宗流转环节及各节点文件，规范货代供应商管理、规范交单管理等等；在财务控制方面，规范货币资金管理、费用报销管理，付款审批管理，核算管理等等。聘请外部专业会计师事务所，每年对企业会计核算和内部管理进行审计，听取专业审计意见并进行有效的整改。

会计系统上：建立会计工作的岗位职责制；建立健全会计核算体系，严格遵守《新企业会计准则》及国家税收法规政策；引入金蝶ERP管理系统，建立电算化会计信息系统。

1.核算上：使用新准则下核算规则及核算科目，规范核算二、三级科目，配以辅助核算，如客户辅助核算，供应商辅助核算，部门职员辅助核算，项目辅助核算等等；规范核算摘要编写；尽可能通过规范的核算管理减少和降低错账风险；

2.人员安排上：对会计凭证的编制、审核、记账人员予以职责分离，编制人员不得审核，审核人员不得记账；对各岗位人员职责进行明确细分，做好岗位作业流程图，并实行定期轮岗制度；

3.做好会计信息系统的数据安全保护工作及备份工作，以免数据的泄露、遗失。

控制程序方面：对内部重要业务环节编制流程，设置流程节点，把控重要控制点。

采购上，做好采购与付款控制。着重把握付款审核要素：采购合同、账期管理、产品质量检测、进仓情况等。严防采购舞弊现象的发生。

销售上，做好销售与收款控制。着重把握订单的真实有效及回款风险，如：是否为新客户；客户订单是否真实；销售合同是否回签；客户信用是否良好；中信保有无报损记录；老客户回款信用等级；历史回款账期记录等等。

费用支付上，做好事实审核和报销、付款控制。如：差旅费报销，是否有出差计划；是否有出差审批；费用支出是否取得合法合规、合理发票，票据消费和出差时间、地点是否吻合；报销时是否按制度规定审核、审批等；业务招待费报销，是否有事前审批，招待对象及招待人数是否清晰，招待地点是否符合费用表报销范围，招待金额是否超标等。

经过一年的搭建、梳理和控制。2017年一众公司有效避免了几次网络诈骗情况，保障了公司资金安全；应收账款催收及时，坏账损失基本未有发生；公司业务流转、运作效率加快，舞弊现象基本未有发现。给企业接下来业务的快速发展奠定了良好的内部控制基础。

四、内部控制的重要性

民营企业，特别是中小民营外贸企业。对于内部控制无论是概念上，还是实务上都是严重缺乏。外部环境的变化，促使民营外贸企业也不得不内部整顿和自我提升。有效的内部控制，是民营外贸企业在日趋严峻的经济环境中得以生存并发展的重要保障。中小民营外贸企业，应当越来越重视并加强企业的内部控制管理，促使企业长期健康的发展。