事业单位档案管理信息化建设有效策略浅述

张 萍

枣庄市公路管理局山亭公路局 山东 枣庄 277200

引言

随着现代信息技术的发展，大众的生活与工作也发生了巨大改变。信息技术的普及与应用，改变了事业单位档案管理方式，传统的纸质档案管理，不仅保存难度大，在传统的档案保存方式中，很多档案出现丢失、氧化问题，这些问题严重影响档案管理工作开展。随着现代信息化档案管理发展。可以利用信息技术，将档案在网络中进行管理。但是在实际的应用中，依旧存在不足之处，只有解决档案信息化建设中存在的问题，才可以使档案信息化建设走入正轨，使事业单位的工作得以顺利开展。

1 加强事业单位档案管理工作的意义

1.1 提高档案管理的整体工作效率 事业单位的档案管理工作主要是将数据信息以及事业单位的历史发展资料进行全方面的归纳与整理在信息化的时代，如果可以将信息化技术合理应用于档案管理的优化中，能够显著提高事业单位档案管理的工作效率。

1.2 信息化发展的必然趋势 现如今，信息化不断发展，多媒体技术日渐发达，各行各业都开始顺应如今时代的发展趋势将内部管理技术以及手段逐渐结合信息化技术进行创新和优化，这样不仅能够显著提高生产力，而且有助于事业单位的可持续发展。

2 事业单位档案管理信息化建设的现状

2.1 事业单位档案管理信息化建设存在的问题 (1)单位领导对档案信息化管理建设的态度不积极。事业单位的领导年龄一般来说比较大，对于信息化技术的认识不够深入；领导一般认为“档案管理信息化建设有必要，如果花钱太多，就得慎重考虑一下”。由于单位领导对档案管理信息化建设的态度不积极，导致档案管理信息化建设进展缓慢，甚至停滞不前；也有可能，虽然信息化建设完成了，但是在实际应用中，没有实质上的改观，只停留在形式上。(2)事业单位档案管理信息化建设的技术水平低。事业单位档案管理信息化建设对信息技术有一定的要求，需要相关硬件设备，还需要懂软件操作技术的信息管理员。由于事业单位考虑档案管理信息化建设的设备成本以及人员工资，因此，在采购设备以及招聘信息管理员的时候，没有进行较高级别的配置，这就导致事业单位档案管理信息化在今后的实际运营中存在效率低以及信息化管理档案工作繁杂等问题。(3)事业单位档案管理信息化建设的规章制度不健全。目前国家对事业单位的档案管理信息化建设是有一定要求的，但是由于相关规章制度不完善；档案管理人员在对待档案管理的具体工作上，存在着消极的态度，降低了工作效率，影响了事业单位档案管理的信息化建设，没有把信息化的科技力量发挥出来。

2.2 事业单位档案管理信息化建设存在问题的原因事 业单位档案管理信息化建设存在问题的原因，主要来自两个方面：第一，对信息化技术管理档案的效果，没有充分认识，没有看到科技的力量。第二，满足于传统的档案管理方法，认为没到必须实施信息化技术的地步。正是因为这两方面原因，导致了单位档案信息化建设存在各种问题。

3 档案管理信息化建设优化策略

3.1 完善档案管理体系 创新是发展的基础，任何工作只有在不断创新中，才能走的更为长远。对于档案管理信息化建设工作来说，只有不断的创新才可以使信息化建设水平得到进步。就创新来说，事业单位除了要重视信息化管理水平，还要不断对单位内部组织进行协调，使单位的内部都参加到档案信息化管理中，让事业单位内部为了一个目标共同努力。同时，还要完善信息化管理与建设，将档案管理与单位工作进行规范，使档案的管理力度得到落实，并在工作中，建立全面的管理制度，对档案管理工作进行辅助，使档案管理工作得以顺利开展，使其具有更大发展空间。

3.2 加强事业单位档案管理人员的专业培训 事业单位档案管理人员，应该加强信息化专业培训，促进档案管理信息化技术与传统档案管理工作的有效融合。对于一些事业单位中仍然采取传统型纸质档案管理模式的情况，应该引导事业单位进行创新与改革，引进科学化、信息化的技术手段，促进事业单位档案信息化建设。为了进一步提升档案管理人员的整体水平与素质，事业单位应该定期开展专业技术培训活动，加强档案管理人员对计算机技术、电脑操作技能的掌握，提升档案管理人员的整体专业水平。

3.3 加强档案管理的数字化建设 传统的档案管理工作的内容主要是记录登记档案的信息，对其进行备案，然后整理为纸质的档案进行管理。随着时代的变迁，信息技术的使用深入人心，也给人们的生活带来了巨大的改变，给人们的工作提供了便利条件。事业单位的档案管理工作进行信息化建设主要是将传统的纸质档案转化为信息化的数据，对档案进行数字化处理，为档案的管理提供了很大帮助，这也是档案管理工作信息化建设的重要因素。事业单位的档案管理人员需要在信息化建设之前分类整理现存的档案，将纸质档案合理划分，然后对档案管理进行信息化管理，避免在以后的信息化建设中出现漏洞，或者是出现一些难以解决的问题，有的档案需要永久保留，这些也要进行归纳整理，然后进行数字化管理，主要是为了避免档案信息出现漏洞，所以为了保证档案信息的完整性，需要及时地对永久性的档案进行处理。

3.4 引进先进的管理手段，加强资金的投入 现如今，我国计算机技术飞速发展，将计算机具有的兼容性、可延伸性以及适用性等优势合理地与档案管理工作相结合。其次还需要将多种管理手段进行综合运用，比如可以考虑建立起一个电子文档，同时做好电子文档的封存工作。最后需要在有效完成档案管理工作的基础上，逐渐对档案管理的信息资源进行有效开发，通过计算机网络技术，以档案管理工作为主要核心，在工作过程中不断总结经验，确保档案信息的真实及准确性。

结语

综上所述，事业单位内部档案管理信息化的建设是我国社会经济和科学技术共同作用下的必然结果。当前，我国事业单位的档案管理信息化建设还任重道远。事业单位的领导者在提高对档案管理信息化建设重要性认识的基础上，还要站在宏观经济的角度，对这一信息化建设做好全面的规划和准备，发现在建设过程中存在的问题并及时解决，提高内部工作人员的综合素质，促使单位内部的档案管理信息化建设能够更好地满足社会发展的需求，发挥出用信息化技术管理档案对提升单位的管理水平和服务效率的作用，促使单位内部的档案管理工作与时俱进、不断创新。