档案管理信息化与办公自动化研究

张会 承德市市场监督管理局

一、前言

现如今企业发展面临着越发激烈的竞争，企业要想在激烈的市场竞争之中生存下来，就必须提高工作效率。工作效率的一项重要参考标准就是档案管理的水平。实现档案管理信息化是一个很好的手段，现如今企业经营与发展正朝着办公自动化的方向发展，实现档案管理信息化也是对办公自动化的深化与进步。文章将会对当管理信息化与办公自动化的研究与探讨。

二、档案管理信息化的意义

（一）提升档案管理工作的安全度

企业在经营发展过程之中信息是至关重要的，档案管理是信息管理的一个重要的方面。过去人为进行档案的整理不仅仅不利于工作效率的提高，同时在档案信息管理过程之中会受到各种因素的影响，导致档案最终的安全性下降。如果工作人员心智不坚，受到外来因素的影响，容易将各种机密信息泄露出去，反而不利于企业的发展。现如今是信息化时代，实现档案管理信息化是时代发展的必然。档案管理信息化，所有的信息都在网络上共享，每一个公司员工都能够看见，公司内部一旦出现信息泄露问题，根据IP地址能够很快的找到根源。这样一来，就提升了档案管理工作的安全度，极大地提高了档案信息的保密性。

（二）提高了档案管理工作的效率

一个公司企业经营发展历时数年，在这期间涉及到的各种各样的信息繁多，要想人为整理，或者是找寻一些相关信息来作为参考，将花费更多的时间。而如果将档案信息全部都归纳整理到计算机网络之上，在查询相关的信息之时实时搜索即可得到自己想要的答案，不必花费更多的时间在无意义的事情之上。这将极大地提高公司运营的效率。这比单纯靠人力来寻找资料来得更加高效，不会受到人为因素的影响。毕竟公司信息全网公开，在公司内部查询相关信息更加全面。

三、存在的问题及解决措施

（一）存在的问题

1.管理制度不完善、不科学。现如今，我国大力推进自动化，不管是在工业生产还是在企业日常运营生产过程之中都会应用的各种各样自动化的机械，这本是一件好事。但是在具体的实践过程之中，还是会出现各种各样的问题，比如说自动化管理系统不完善。如果是在工业生产过程之中，机械自动化不能实现，将会影响到整个工厂的生产效率，社会生产、社会供给将会直接受到严重的破坏，不利于经济社会的发展。不仅如此，信息化推进过程之中则需要强大的技术作为支撑，在档案录入过程之中如果自动化方面出现了问题，那么档案的录入与输出都将会受到阻碍，极大地影响了公司各方面的工作与进程。应该建立一个相对比较完善的自动化管理制度，以免出现漏洞。

2.相关的人才稀缺。可以说人才是企业进步与发展的阶梯，但是人才往往可遇不可求，就比如说档案管理信息化这一项，在这一方面我国人才是比较稀缺的。办公自动化环境之下要想实现档案管理的信息化，需要有专业人才作为支撑，在具体的实践与发展过程之中借助他们的知识来实现更好的发展。另一个影响因素就是一部分相关的管理者本身也没有多么重视这一个事情，墨守成规，不思进取。还有一部分管理者亲自上阵，但是，由于知识的缺乏或者是没有相应的理论作为基础，导致档案管理信息化计划搁浅，办公自动化过程的推进也受到很大的阻碍。

（二）措施

1.制定相关的管理标准。档案管理信息化首先要将各种各样的信息录入到计算机之中，这期间还是利用各种专业人才。这工作流程包含归纳、整理和搜集、保存、编排、统计以及检索，这对工作人员的综合素质提出了比较高的要求。要求工作人员要严格按照国家以及相关的标准来进行具体实践与审查。档案管理最重要的就是一个规范性，在规范的操作之中将相关的信息录入到计算机网络之中，从而实现信息化管理。所以工作人员在工作过程中一定要注重各方面的规范，切不可任意妄为。

2.招揽人才，建造高素质管理团队。现在社会的发展日新月异，企业只有不断创新才能追求追赶上时代发展的步伐。而高素质创新人才就是这一推动力，企业要招揽各方面的人才，打造一个高素质的管理团队。切实创新，争取实现档案管理信息化，在办公自动化的背景之下，=极大地提高工作效率，实现企业高素质发展，提升企业的竞争实力。人才可遇不可求，在具体的招揽的同时还可以自主培养人才，提升其综合素质，为企业的发展做出自己的贡献。

3.完善电子档案管理系统。要想实现档案管理信息化，建立一个完善的电子档案系统是必不可少的。这一电子档案管理系统必须要包含公司内部所有的信息，建立这样一个档案管理系统的同时，还要配备严密的防御系统，切不可使自己的关键信息泄露，影响到企业自身的经营与发展。办公自动化背景之下的，档案管理信息化管理强调的就是效率与准确性，在具体的搜索过程之中可以获取最全面、最严谨的信息。

结束语：办公自动化与档案管理信息化是现阶段企业发展的两个重要的目标，办公自动化正朝着越来越成熟的方向发展，而信息管理自动化初显锋芒，这两个发展趋势对企业的经营发展都有着很大的推动作用。文章对信息化与办公自动化的发展以及存在的问题展开了具体的研究，并提出几点建议，希望会对讲的发展有所助益。