分析新建大型企业档案管理建设路径

宋鲁娜 贺西峰

1.日照公信建设市场科技中心； 2.亚太森博（山东）浆纸有限公司

一、第一阶段的基础工作

（一）建立企业档案归档管理制度。建立企业档案归档管理制度包括建立归档管理规定和各部门归档范围。归档管理制度可根据本单位的实际情况，参照上级单位的制度制定；归档范围的制定需要对企业各部门的职责进行充分调研后制定。新建大型企业的部门设置与部门实际到位情况并不完全一样，一些部门的人员还未到岗，还有一些部门正在成立的过程之中，因此需加大与各部门人员的沟通交流，开展好职能调研工作[1]。完成调研后，档案部门需开展各部门文件材料归档范围和档案保管期限表的制定工作。

（二）加强档案管理人员培训。档案管理人员的培训对于新建大型企业非常重要。一方面，新企业应重视对档案管理人员的教育培训，积极报名参加上级单位组织的各层次、各领域档案培训活动，创造机会增加档案工作人员与系统内其他平行单位档案人员之间的横向学习与交流。另一方面，档案管理人员应积极参加各类工作培训，认真分析本企业内部不同板块和不同部门档案的工作特点，提升档案业务技能。由于新企业成立初期，人员紧张，档案管理人员一般为兼职人员，因此更加需要对其加强档案相关知识的深入培训，进一步提高专业技能和素质。

（三）结合公司实际建设档案室。新成立的企业可能由于办公场地楼层及承载能力的限制，使得档案室的系统建造规划具有一定制约，可以采用文件柜储藏方案替代密集柜方案。为了对档案进行合理的保存，企业需要根据实际需要对档案室配备必要的保护设备[2]。

（四）配备符合国家要求的档案装具档案的收集、整理与保存，离不开档案装具。

二、第二阶段的强化工作

（一）建设企业兼职档案员队伍。按照“统一领导、分级管理”的原则，强化企业档案工作体系，建设企业各部门兼职档案员队伍，建立健全档案工作组织体系和工作网络。

（二）做好各项档案管理工作。对于上级单位下达的各项档案管理工作，如：国家档案局对各企业要求的档案统计年报工作、上级单位对本企业下达的各项调研调查工作、各项工作文件贯彻落实工作等，每一项工作都需要新企业的档案部门联系本企业的工作实际，并向所属单位相关部门进行工作的传达、布置、汇总后，整合新企业的整体工作情况后上报至上级单位主管部门。

（三）组织编写大事记编研工作。为确保公司自筹备组建以来的重点工作和重大活动得到如实、完整的记录存档，充分发挥大事记在企业决策、历史记录和生产经营中的积极作用，档案管理部门应适时启动新成立企业的大事记编研工作，并于以后的每个年度编写上个年度的大事记[3]。大事记需文字简洁、内容完整、语风平实，写明时间、地点、活动主体、事件、起因五要素;以年、月、日顺序编写，一事一目，实事求是，客观反映事实及内容，对于特别重大事项须点评意义，一般不做主观评价。

三、深入开展档案管理工作

（一）扩大验收管理的档案范围。新企业应根据企业实际情况，适时加强科研开发、工程建设等项目档案验收管理工作，开展投融资、兼并、重组、改制、上市、破产等资产和产权变动的档案验收管理工作。

（二）提升档案业务专业化水平。新建大型企业快速发展，所属单位数量不断增加，应适时开展对标管理，将未达标和未参加对标的所属单位作为对标工作的重点。通过对标，找出问题，提升水平，加强项目资料归档管理与控制。根据对标管理的评价结果，对档案工作成绩突出的所属单位和个人，给予物质和精神奖励。

（三）打造档案精品力作。新企业可利用上级单位开展的建设项目档案微视频、档案信息资源开发利用案例征集活动等为契机，指导各所属单位对档案内容进行筛选、加工、提炼、编撰，把档案转化为各种形式的文化产品，推出一批有档案特色、有影响力的精品力作。随着新企业海外机构的落地及运营，档案管理部门应开展对境外企业（机构）档案工作的指导监督，促进境外企业的档案管理工作。

（四）开展档案课题研究及成果评比。新企业可通过参加各种档案课题研究和成果评比工作，不断深化企业的档案管理工作。例如：开展课题研究，并力争入选上级单位科研项目、获奖及被推广；参加国家档案局的年度优秀科技成果奖励项目评比活动。

（五）健全企业档案管理制度体系。新建企业可根据实际工作情况逐步制定和完善档案保管、查询、鉴定、销毁、统计、利用、应急预案、保密等各项管理制度，以及文书、科研、基建、设备、会计、实物、声像、产品等业务档案管理规则。供需端的数据信息是源源不断产生的，但是数据并不会因其产生的时间先后丧失营销价值，因此，企业需完善数据库管理，积累海量数据，做好数据存储，在未来营销决策中需注重实时数据以及以往数据的关联性研究分析，以便更加具体、精确了解市场需求变化趋势。

结束语：大数据的到来不断冲击企业传统营销模式，现代企业积极应对大数据时代的机遇和挑战，挖掘数据价值，创新营销思维和营销模式，通过大数据营销降低营销成本，增加商品利润空间，实现价值最大化。当前企业在大数据营销过程中存在数据质量不高、数据关联性差、数据安全难以得到有效保障等问题，大数据时代背景下企业可从如下几方面对企业营销进行改进：（1）强调场景化营销，激发并满足消费者潜在需求；（2）协同整合跨行业、跨媒介、跨平台的数据资源，实现数据共享；（3）完备数据库管理，保护数据安全，使数据价值得以延伸。