新时期人社局人事档案管理的有效性探析

王晓红 威海市文登区人力资源和社会保障局

为了充分发挥人事档案的信息资源库作用，更好地服务人事人才工作，近年来，人社系统全面推进人事档案管理工作，档案的管理水平和工作服务质量不断提高，但是在管理方面依然存在一些问题亟待解决，人事档案管理有效性提升的紧迫感越发明显。鉴于人事档案管理问题的解决方面还未形成统一、成熟的应对方案，因而探寻档案管理问题的有效解决策略就显得尤为必要。

一、新时期人社局人事档案管理概述

新时期人社局人事档案管理的内外部环境已经发生了深刻变化，固有的管理理念、模式与方式方法的实际有效性也在不断降低。改革的不断深化也加快了人社系统进行创新管理的步伐，比如说强化教育培训、建立健全机制等。但是值得注意的是，当面对人事档案管理中存在的具体问题时，管理层面创新性的提升并未较好驱动管理有效性的提升。如何对既有的管理问题进行解决，持续性提升人事档案管理的有效性是值得思考的现实性问题。

二、人社局人事档案管理中存在的问题

（一）人事档案管理制度不健全

现阶段，规范化管理已然成为人事档案管理层面的一个基本趋势，而规范化管理以及管理的有效性提升都离不开完善的制度予以支撑。当前，人社局人事档案管理中，行政化管理理念的影响较为明显，制度化管理特征并不显著，这也是当前人事档案管理中的共性问题。制度化管理理应成为人社局人事档案管理中的有力抓手，但人事档案管理制度不健全的情形下，管理层面良好的内部环境就无法形成，一般性人事档案管理活动在开展上也无法得到有效指导和规范。这一状态下，各个层面与各个时期人事档案管理活动开展间的联系十分薄弱，在具体的管理规划缺失下，人事档案管理资源也很有可能处于闲置或浪费的状态之中。

（二）人事档案管理方式方法单一

人社局人事档案管理中还存在着管理方式方法单一的问题，突出表现在纸质档案占比较高，人力资源浪费大，调阅成本高，查询效率低。一些经济欠发达地区的人社局很难在人事档案管理层面进行创新，基于经验主义思想的指导，一些固化且单一的人事档案管理方式方法也被长时间沿用，这不仅导致人事档案管理效率处于较低水平，更加容易催生新的人事档案管理问题产生。更为严重的是，在人事档案管理活动动态开展的进程中，很多管理主体已经对单一的管理方式方法产生了依赖性，这也大为压缩了管理方式方法的创新空间。从这一层面来看，这已经成为了人事档案管理有效性提升的制约性因素之一。

（三）人事档案管理缺乏评价监督

人事档案管理本身是一个动态过程，且受到多种因素影响与制约，出现一些管理问题和不足更是在所难免，这就需要客观的评价与反馈信息，从而及时修正和完善。然而，当前人社局人事档案管理中，与之相对应的评价与监督机制往往处于缺位状态，继而导致人社局不能够及时对人事档案管理方式方法的选用状况、目标达成状况等进行有效感知，从而使其在人事档案管理上较为盲目，一些不合理的理念与方式方法很容易被长时间沿用。另外，在无法对人事档案管理状况进行有效监督时，人事档案管理中一些苗头性问题可能堆积在一起，也会进一步拖慢人事档案管理效率，甚至是加大人事档案管理有效性提升的难度。

三、新时期人社局人事档案管理有效性提升的建议

（一）加强人事档案管理制度建设

人社局人事档案管理的有效性提升需要将制度建设放在首位。人社局首先要认识到制度化管理的必要性和优越性，并持续进行人事档案管理制度建设，借助更为科学、可行的制度来驱动一般性人事档案管理活动开展。例如，湘潭市人社局在人事档案管理制度建设上的做法值得借鉴，他们通过前期对自身人事档案管理能力与状况进行全面分析，并在较好统筹人事档案管理资源的基础上，对人事档案管理事务进行有效分割，最终确立出了人事档案管理权责关系网络。这种做法，不仅对人事档案管理上的原则、目标等也得到了有效细化，也进一步增强了基础性制度对一般性管理活动开展的指导与规范性功能。其它地区人社局也可以将人事档案管理制度建设作为前置性工作，通过制度的较好运转，为人事档案管理活动开展提供更多帮助与支持。

（二）创新多元档案管理方式方法

由于人事档案管理方式方法的选用对管理进程以及最终管理成效取得会产生直接影响，且单一的管理方式方法严重拖慢了管理效率与有效性。新时期，人社局在人事档案管理上需要进行管理方式方法的创新升级，从而驱动人事档案管理活动的高效开展。例如，“互联网+”背景下，可以充分发挥现代信息技术应用于档案管理的优势，构建符合大数据时代特征的档案管理设备，通过开展干部人事档案数字化建设，建立完整的档案信息数据库，为今后干部人事档案的安全管理、便捷利用奠定了坚实的基础。与此同时，人社局也要强化人事档案管理人员信息化管理培训，全面提高档案工作人员的理论素养和业务能力，不断提升人民群众的满意度。随着信息技术在人事档案管理中应用程度的不断加深，人社局也能够积累更多的人事档案管理经验，这对于后续人事档案管理的调整与优化也具有启发意义。

（三）构建档案管理评价监督机制

构建人事档案管理评价与监督机制十分必要，这一机制也可以看作是人事档案管理制度的有效补充。具体来说，人社局内部应该对人事档案管理状况进行全面精准掌握，成立专门的人事档案管理评价与监督小组，根据细化出来的评价与监督标准，开展对应工作。通过对人事档案管理方式方法选用状况、目标达成状况进行评价，人社局在人事档案管理中能够更好分析管理形势，在管理调整上也可以更为具有方向性。通过对人事档案管理进行有效监督，人社局能够较为及时和精准的发展人事档案管理问题，通过分析相关问题产生的原因，对相关问题的负面影响进行消除，人社局在人事档案管理上的压力也可以得到较好缓解。更为重要的是，人事档案管理中系列问题不断发展、解决的过程，实际上也是人社局人事档案管理有效性不断提升的过程。

结语：新时期，人社局需要在思想意识层面给予人事档案管理更多关注，并确保各项人事档案管理活动可以较好贯彻和实施下去。值得注意的是，无论是人事档案管理问题的解决，还是管理有效性的提升都需要一定时间周期，因此，强化人事档案管理需要成为一种常态化制度化工作坚持下去。不仅如此，人社局人事档案管理的客观环境、状况与需求也会随着时间的推移不断发生变，因此在具体的管理活动开展上也要带着发展的眼光审视观察，不断进行人事档案管理的科学调整与合理优化。