浅谈医院物资采购内部控制的难点和措施分析

李云香 昆明医科大学第二附属医院

一、加强物资采购的作用

加强对物资采购的管理，有利于医院有效降低采购成本，节约采购费用，更大限度地满足医院对优质资源的需求，防止管理漏洞，促进医院成本管理进入新台阶，全面提升医院经营管理水平。

二、物资采购内部控制的难点

（一）、采购职权不明，规章制度欠缺。

没有建立健全的物资采购管理制度和采购流程，缺乏统一的系统化、标准化的采购流程，未明确各部门的职责（如申购科室职责、各采购部门之间的职责），事情归口不清、边界不明，导致分工不清，相互推诿，同一事项的不同阶段由不同的部门负责,导致对接度不够。特殊事项采购制度欠缺，管控不到位，导致具体采购过程不规范，如请购无计划，报告不全，特殊物品采购越权审批，导致采购成本上升、风险加大，甚至有科室自行采购物品等管理漏洞问题的产生。

（二）未按计划采购，采购方式欠妥。

部分出现未严格按照采购计划实施采购，临时急需采购、超计划或者计划外采购无法及时控制，管理深度不够、程度不严、效果不大。采购计划变更未严格按照相关程序或权限进行。

采购方式的选择对采购结果也会产生影响。各项目的具体情况不同，所实施的采购方式也应该不同，需要对各采购项目进行细化分析，既要保证采购质量、也要考虑采购成本，同时更重要的是保证采购合法合规性，防止采购舞弊行为发生。

在实施操作中有特殊产品，市场竞争有限，做不到货比三家原则、甚至只有两家和一家供货商的情况下，在进行采购方式选择时，尤其重要。在具体采购过程中，采购关系容易变成人情关系，采购过程表面合规实则走过场。采购信息的披露程度和范围、是否进行多次公示，标底的泄露、标底是否准确，评标成员的组成、结构合理性、评分标准的合理性、招标程序简单化这些都是内部控制监管的弱项。

（三）采购程序倒置、采购进度迟缓。

物资采购程序倒置主要出现于高值耗材的采购和特殊情况下（如手术中）急需物资的采购行为。很多时候都是不确定采购的规格型号及数量，往往都是科室先用，事后走程序、补充资料。造成采购部门无法控制，成为医院监管的死角。

过度强调采购程序合法化的同时，很难保证采购进度的高效率。采购进度的高效直接影响正常业务工作的进行和医疗服务行为的开展，进而影响医院的创收。一方面有可能是采购部门的协调不到位，另一方面可能是供货商的不履职行为，这些都直接或者间接的对医院的管理和运行产生影响。

（四）采购价格合理性难以监控

采购价格是采购过程中的重中之重，是降低采购成本的重要途径，采购价格的控制也是防止有关人员从中徇私舞弊，保证价格合理性。

在实际工中，会出现申报科室未认真履行询价职责，或者未严格进行货比三家原则进行询价，询价对象和方法不可取，或者所询价格和采购经办部门差异过大等情况，而采购经办部门的采购人员并非“万事通”，也不是具体物资或者设备的实际使用者，无法对产品进行更细致的比价和品价。无法准确判断申报科室所询价格真实度。最终在议价阶段无法全局掌控。监督部门也不可能全方位监控，也很难识别和判断价格的合理性。

三、物资采购内部控制的措施分析

（一）建立健全采购的规范管理制度和流程，保证良好内控环境

在国家出台的现有采购制度的基础上，需要根据医院自身的业务特征，制定完善的规范管理制度和采购流程，特别是建立相关高值耗材及特殊物资的管理制度，特殊紧急采购流程、报备流程、备案制度等。建立相关的报告审批制度，着重加强关键岗位、审批岗位、物资管理岗位的制度建设，包括任职年限、任职要求等。

（二）加强采购预算管理执行力度，落实相关奖惩机制

严格加强医院采购预算管理，细化各部门的采购预算，组织专业的专家团队统一对各个部门提出的重大预算项目进行严格论证和分析，对科室所申报的采购预算价进行集体认证审核。使得各部门采购预算更加合理、科学、可行。

（三）建立物资价格信息库，深挖采购管理潜能

加强信息技术的运用，借助于新信息技术，开发或者充分利用物资管理软件，建立医院物资价格信息库，通过各种方式收集各类物资的采购价，或者相关行业、同类地区供货商已经签订的供货价格记录，按照不同类别、不同品牌、不同型号、不同功能等进行数据录入统计，为以后的采购和预算提供参考依据，节省更多询价工作量，不断减少人为干预的因素，有利于更好的对采购价格进行合理监控和管理，对各部门的资产进行精准跟踪管理，有利于医院对相关大型设备进行绩效评估和可行性分析，提升物资采购和利用全过程的精细化管理水平。

（四）加强供应商管理监督，提升采购管理质量

供应商管理是一个动态流程，主要由供应商准入、供应商评估、供应商合作、供应商退出等构成，在整个环节中，要完善供应商档案记录、加强对供应商准入编标准、评价体系的管理，不断对供应商进行动态管理，对供应商的经营范围、基本资质、经营业绩、合同履约及服务质量等进行不定期核查，每年一次优胜劣汰。通过良好的“新陈代谢”使得供应商质量不断提高，采购风险不断降低，确保医院降低采购成本，增强供应安全性和可靠性。还可与优秀供应商建立战略合作关系，优势互补、长期合作，使得采购活动越来越顺畅，采购管理进一步规范化、科学化、制度化、透明化。

结语：通过以上措施，对规范物资采购的行为，防范物资采购风险，提高差错防弊的功能，保证业务活动的有序进行，实现经营管理目标有较大益处。