关于人才交流服务中心毕业生档案管理服务工作的几点思考

钱炜

摘 要：接收和管理高校毕业生的档案，是地方人才交流服务中心一项平凡而又重要的工作，随着每年高校毕业生人数不断增加，档案接收量呈递增状态，地方人才中心不仅接收的档案数量不断递增、工作量加大，而且管理服务工作也面临着很多新的问题。在新环境下，人才交流服务中心只有与时俱进，更积极地思考如何完善学生档案的管理、如何提高工作效率、如何改变服务理念，才能为毕业生们提供更好更优的服务，更好地满足服务对象的需求，促进档案管理工作的创新进步。

关键词：档案；管理；服务；思考

人才交流服务中心有一项平凡而又重要的工作，那就是接收和管理高校毕业生的档案，并随时为他们提供档案转递、查阅、材料归档等服务。随着每年高校毕业生人数的不断增加，档案接收量呈递增状态，档案转递量变动不大，少数毕业生考研，多数毕业生毕业后忙于择业和就业，因考研、工作、落户而转档的毕业生只是其中一部分，还有相当一部分没有确定就业方向的高校毕业生和用人单位无需调档的高校毕业生的档案也就无处安放，只能存放在人才交流服务中心进行管理。因此，人才中心不仅接收的档案数量不断递增、工作量加大，而且管理服务工作也面临着很多新的问题。在新环境下，人才交流服务中心只有与时俱进才能满足服务对象的需求，同时，更需要积极思考如何完善学生档案的管理、提高工作效率、改变服务理念，为毕业生们提供更好更优的服务等问题。

一、海安人才交流服务中心档案工作现状

近年来，海安人才交流服务中心每年接收高校毕业生档案及其他（人事）档案5000份左右，2016年接收档案5200多份，2017年接收档案5300多份，2018年接收档案5500多份，檔案接收量逐年递增；每年转出档案在1000份左右；每年高校毕业生就业鉴定1500余人次。随着我市高校毕业生人数的不断增加，大部分学生的档案由高校陆续转至我中心，使得人才中心接收的档案数量不断增加，工作量也进一步加大。

二、毕业生档案管理服务工作存在的问题

1.专业档案管理工作人员配备不足。根据国家档案管理的有关规定要求每千卷要有一名档案管理人员专门负责，绝大多数档案管理岗位远达不到配备标准。每年大学毕业生的人数不断增加，档案数量也随之增多，导致档案管理人员严重不足，一个人往往要承担十几个人的工作量，人均工作量明显加重，影响到档案管理工作的质量和效果。

2.被弃档案管理难度大。随着社会经济的发展，加上年轻人思维活跃，就业流动率增大，给人才中心的高校毕业生档案管理工作带来一定的压力。一方面，大部分学生毕业时档案被直接转到生源所在地，而很多学生并未回本地就业，且工作单位不需要档案，造成档案长时间弃置。另一方面，一部分毕业生将档案转到人才中心后办理了报到手续，但之后对个人档案就不再过问，致使档案管理人员无法进行信息更新，久而久之，这些被遗弃、长期无人问津的档案，给档案管理人员工作的开展带来一定的难度。

3.信息化程度不高。传统的毕业生档案和新接收的未就业高校毕业生档案都是纸质的，档案管理主要靠人工分类、整理、录入系统、存档入库。传统的档案管理方式已经不能满足档案信息数量与日俱增的管理需要，而随着人员流动性逐渐增多，管理纸质档案容易出现人档分离的情况，纸质档案的异地化管理造成大量时间、人力以及费用的浪费，从而影响工作效率。随着时代的发展，科技的飞速发展，信息技术已广泛应用到各个领域，大大提升了工作效率和质量。那就人才交流中心档案管理来说，纸质档案要进行信息化管理，就要把纸质的档案全部进行电子扫描并电子化，信息化程度还存在一定差距，无法满足日益增加的档案资料和社会发展的需求，也无法保证档案管理信息化达到标准。

4.档案意识淡薄。在档案流转过程中，一方面由于一些用人单位要求报到时间较短，档案接收方为图方便要求让本人自带档案，这样是违反相关档案管理规定的；另一方面有些学校档案管理不够严格，让学生私自带走档案，有些毕业生忙于学习和工作，让他人代办档案转接手续，由于代办人不懂档案管理要求，甚至有些代办人出于好奇私自拆封档案，导致档案无法归档。另外，针对极个别偏远地区的应届毕业生，如新疆、西藏、内蒙、海南、青海的极少数生源，在毕业生与学校沟通无果的情况下，为了减化学生的办事流程，也只能视档案情况接收。

三、毕业生档案管理服务工作的几点体会和建议

1.及时补充管理人员，夯实档案管理队伍。基层人才交流服务中心的档案工作琐碎而繁杂，日常档案管理工作量较大，但人员编制偏少，档案管理员几乎把所有的时间都放在档案室，加之档案库房的陈旧给档案管理员的工作更增加了难度。针对以上问题，我认为应该尽可能增加档案管理人员，扩大管理人员队伍，把专业对口、懂业务、有经验的人员补充到档案管理工作岗位上来。同时，加强管理人员的学习和培训，学习档案管理知识和先进的档案管理理念，不断提高他们的业务能力和服务水平，多给档案管理人员创造外出学习和参观的机会，学习兄弟单位好的经验和做法，开阔他们的视野，进一步夯实档案管理队伍，提高档案管理服务工作水平。

2.健全档案管理制度，规范档案转递流程。建立健全档案调入和调出制度、存放制度、人事代理制度等各种管理制度，细化到各部门和个人，明确分工。档案流转的管理是毕业生档案管理中一个关键组成部分，在管理过程中有必要对档案进行分类管理，可以对档案进行分类管理、专人负责，按照相关规定和程序办理档案的转入、转出手续，在程序上严格把关，按程序办事，缺少任何一个环节都不予以转出。同时，应不定期对档案室的档案进行梳理，加强对被弃档案的管理，分配专职人员对被弃档案及时进行清理分类，并加强档案相关管理和流程的宣传，提高全民对档案管理规范化的认识。

3.认清档案管理的重要性，加强信息化管理。档案管理工作是一项繁杂而琐碎的工作，同时也是一项责任重大的工作，它记载着存档人成长的每一步。加强档案电子化过程，逐步实现档案管理信息化，把毕业生档案逐一录入电脑，日常的管理工作如档案的调入转出、档案材料的增减等全部在电脑上完成，做到所有的档案资料在电脑上都能一目了然。档案管理的信息化，有利于档案统一管理，既能节约时间又可以减少不必要的程序，在可能的情况下，加大资金投入，引进更先进的管理软件，使档案管理更科学更系统，使档案管理工作更高效，对提高服务质量起到推动作用，也可以为毕业生档案管理提供更有效更便捷的途径。

高校毕业生档案管理是人才交流服务中心管理工作的重要组成部分，做好毕业生档案管理服务工作对大学生就业和择业具有重要意义，这就要求档案工作人员在日常管理的过程中，要牢固树立为民服务的意识，保持高度的自觉性，多学习档案业务知识，提升档案信息化管理素质，不断更新档案管理理念。

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