新形势下档案管理工作新思路研究

谢雪华

[摘要]随着我国经济的快速发展，档案管理工作的作用在逐渐提升。为了能够满足相关单位发展的要求，档案管理工作任务在逐渐增重，这就需要转变档案管理思想，对管理方式不断的革新，以满足单位的需求，所以在现代化社会中，要以档案管理工作中的不足为革新依据，提升档案管理工作的品质。文章就在现代化社会中档案管理工作的革新进行探析。

[关键词]档案管理;开拓;新思路;分析

企业的档案管理工作对于公司的运行来说是十分重要的，对于工作人员也提出了更高的要求，因为档案记载了公司的发展进程，所以在档案管理工作中，必须要以公司的发展为依据，端正檔案管理工作态度，为公司的稳步发展提供坚实的根基。但是在现实的生活中，大多数的公司都没有认识到档案管理工作的重要性，所以在其投入的精力比较少。所以，在档案的实际管理工作中，要充分了解到档案的作用，以现实情况为依据，规范档案管理方法，进一步完善档案管理规章制度。

一、新时代档案管理工作存在的漏洞

一个企业的全部档案包括有很多不同门类，如文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、实物档案、声像档案等，表达方式有文字、声音、影像、图表等，是公司上级领导者进行决策的参考依据。档案管理工作在平时的工作中，作为最基本工作连接了公司的各个部门，对于公司的发展进步发挥着重要的作用。但是，在现代化社会中，档案管理工作还存在着很多漏洞，使档案管无法发挥其真正的作用。

（一）档案管理规制不完善

在现代化社会中，公司为适应信息技术的高速发展，都采用了办公自动化，比如采用OA办公系统、ERP系统等各业务系统，而在各系统中自动生成的各种报表、报告、文书等文件未能及时收集归档，或是归档不规范，公司档案管理工作对此进行了革新。但是忽视了档案管理的标准化规范要求，比如，档案管理人员在整理著录档案时，如果公司没有相关制度要求，那档案人员录入时就会十分的随性，就会造成标题不清晰、责任者不齐全等等问题。又或许因为没有完善的归档范围表，而导致各业务系统中自动形成的各类报表、报告、总结等未收集归档。不注重档案管理工作中的细节，不完善的档案管理制度，进而就会产生档案混乱，有需要的时候不能迅速找到，并增加了档案安全风险。

（二）档案管理工作人员的职业素养较低

在现代化社会中，档案管理部门在面临机会的同时也面临着一些难题，档案管理工作人员没有认识到档案管理的作用，没有注重提升自身的职业素养，工作思想陈旧，对于工作任务总是草草了事，进而时常出现错误。就现在的社会状况来看，档案管理工作人员只掌握基本的档案理论知识和专业技能是无法满足公司发展进步的需要的，各个方面的问题开始踊跃而出，而对于公司自身来讲也没有为员工提供一个能够提升自身专业素养的机会，很多的档案管理人员也没有对档案管理进行专门的学习，没有坚实的基本知识和丰富的相关工作经验，最终无法准确、及时地完成任务。

（三）档案管理工作品质较低

就现在的档案管理方法来说，进行人工的搜索、电脑搜索的情况比较多。但是就现实情况来看，人工搜索是最主要的搜索形式，进而这就造成档案搜索速度慢，并且准确性较低的问题，并且还加重了工作人员的工作负担，最终导致档案管理工作品质难以提升。

（四）没有充分使用档案资源

在大多数的公司档案管理工作中，工作人员错误地认为做好档案的搜集、梳理、保存等工作，就是档案管理工作的主要工作内容，进而忽视了档案资源的使用，档案在公司的发展中发挥着重要的作用，因此档案管理工作部门必须要充分使用资源，使档案资源在公司的发展中发挥出其实质作用。

二、新时代做好档案管理工作的策略

（一）对档案管理工作进行革新，使档案发挥其实质作用

企业档案的管理工作，具体包括企业档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、提供利用等。在企业的各项日常工作中，档案管理工作贯穿其中这都严重地影响着公司的未来发展，所以对档案管理工作进行革新，首先就要完善公司档案管理的规制，让所有的档案都能良好的保护。在现代化社会中，档案管理工作的创新，主要总结和梳理公司的档案，然后建立完善档案管理工作规章制度，如收集、整理、检索、保密等相应的规范制度，各个公司应积极地创设信息资源的数据库，进而使档案管理工作得到革新。

（二）提高档案管理工作人员的专业素养

为了提高档案管理工作的品质，就必须提升档案管理工作人员的专业素养，加强领导，明确档案管理工作的职责范围和岗位责任制，提升档案管理工作人员的工作品质，从而创建一个高效率的档案管理团队。假如公司档案管理过程中出现的调动情况，应该从大体上保障档案管理工作部门的整体实力进行人员的调动，并且公司还要时常为档案管理工作人员提供一些学习的机会，比如邀请专业人士来公司演讲、举办一些培训活动等，进而使公司的档案管理工作人员提升自身对档案管理的了解和认识，使档案管理工作人员在培训活动中有所收获，在工作中能够端正态度，认真地对待自己的工作，进而最终提升自身的职业素养，提升工作品质，为公司的发展进步贡献一份力量。

（三）革新档案管理思维

公司档案管理的主要目的是存贮企业的历史记录，并提供利用服务，使公司能够更好的发展。所以公司档案管理工作人员在进行档案的收集、保存、管理等工作时，要严格的履行公司的相关要求，做好保密工作。与此同时，现代企业利益主体的多元化要求企业档案部门具有更强的信息服务作用。因此，公司在不断地健全档案资料的运用工作规制的同时，必须具备向各个利益主体提供真实和丰富的档案信息的手段和机制，例如采用档案管理系统进行档案数据化管理及提供利用，消灭“信息孤岛”，实现信息共享。使档案能够在公司的发展中发挥着重要的作用，为公司的领导提供决策的依据，促进公司快速进步发展。

结语

总而言之，在现代化社会中，公司必须要重视档案管理工作，并对档案管理工作进行革新。但是就现在的公司的运转情况来看，体现了大多数公司都没有意识到档案管理工作的重大作用的问题，再加上我国对于档案管理工作的钻研较少，就导致了公司档案管理工作在革新方面遇到了难题，所以，公司的领导者必须认识到档案管理工作的重要性，对档案管理工作进行革新，全面地考虑问题，进而使档案管理在公司的运转中发挥出其真正的作用。