浅谈信息化技术在船舶备件管理中的运用

王晓冬，潘旭皓

（1.中港疏浚有限公司；2.中交上海航道局有限公司，上海 200000）

船舶备件指的是船舶为主机、辅机、辅助机械、电气设备及关联附件所备用的部件、配件和零件。在船舶营运成本中，除去燃料费，备件费用同样占比很大，备件管理直接影响到公司的经济效益。船舶设备分门别类，相应的备件更是多种多样，用电子台账登记往往会出错，公司管理部门也不能及时了解船舶备件库存信息。因此，通过信息化技术的运用，公司就能实时了解船舶备件相关信息及相应的运营成本，并加以控制。

1 软件设计与开发

本系统开发采用的是ASP.NET+SQLSERVER 2016的集成环境，在ASP.NET技术下使用C#脚本语言与HEML、JAVASCRIPT代码相结合。

本系统船岸统一采用B/S架构的模式，通过浏览器来访问系统，客户端不需要安装任何专门的软件。采用ASP.NET技术，通过IIS提供信息服务，并用AJAX技术提高客户端用户体验。

船端使用各自独立的服务器，通过登录页面的船舶名称来标识每一台服务器。根据各船舶自身条件和实际情况，或形成船端局域网，通过内网进行访问操作，或直接通过服务器进行操作。

船岸数据交互程序改变了将数据写入文本文件后通过邮件传送的方式，避免因数据传输环节过多或船岸数据结构不同步、数据相互有约束而无法及时发送或接收数据的情况出现。新系统的船岸交互采用目前主流的SOCKET通信协议，由船端主动与岸端握手来执行数据交互。数据交互过程中，严格执行相关步骤，首先进行船岸版本对比确认，版本一致后船端获取岸端数据库脚本文件并下载到本地并进行同步更新（表字段更新、存储过程更新），通过交互程序指定的数据表，相关基础表数据发送给所有船舶、业务数据发送给指定船舶，船端接收数据并导入到各船系统后，由船端将各船的业务数据发送给岸端。所有船岸交互的数据表都通过程序来控制，可以对其进行修改。没有网络的船舶部门通过执行单机脚本来获取脚本文件并执行后续的操作。软件采用后台运行的方式，防止用户误操作关闭程序，在船岸交互环节中除了可以进行手动更新外，程序支持每隔两个小时自动发送和接收数据。

设计流程如下图所示：

图 1

2 数据采集

备件基本信息的准确性直接关系到备件供货的准确性和船舶安全。本系统有效结合船舶维修保养体系代码CWBT（GB/T 16558.2—1996），要求所有备件必须关联相应设备，而设备又与设备主管人员相关联，这样确保备件信息的唯一性和可靠性，同时也能追溯设备养护中备件相关申请、消耗等的历史数据。

图2

如图2所示，备件所需信息包括：父设备（即该备件所属的设备对应船舶维修保养体系中相应设备的名称），备件所属设备的名称，备件号，备件名称，英文名称（按说明书，如有需填写），备件的生产厂商，图纸号，备件存放低点，最低库存等。

3 备件供应

3.1 备件申请

备件申请分为3类，季度申请、年度申请和应急申请。

图 3 备件申请明细单

年度申请：每年年底前各船上报下一年度船舶备件年度申请；年度备件申请范围包括大型备件或加工周期较长的备件、小修及以上等级船舶修理所需的备件。

季度申请：每季度末月15~30日各船上报下季度船舶备件季度申请；季度申请主要考虑日常及下个季度养护、维修所需。

应急申请：指船舶突发故障或抢修所急需的备件申请，但需说明理由并经船长确认。

为规范申请流程，季度和年度申请单只会在相应的时间段开放申请，且申请单由船舶各设备分管人员开具后汇总至部门长审批，部门长审批后在船长处汇总成一张单子，再由船长审批后通过船岸数据交互提交公司管理部门审批。

机务主管在岸端收到申请单后，根据当前库存数量对申请数量进行审核，同时也可通过“查看历史”查询该备件申请采购历史记录。

如对申请单中有疑问的或是需要船舶重核数量，可以驳回，让其进行复核。

所有审批记录和数量的修改，都会在系统中留下痕迹，以便追溯。

3.2 备件采购

备件主管在收到经审批的申请单后，依据备件类别对申请单进行拆分，生成多个询价单，原则上需选择多家供应商进行询比价。

系统建立了供应商名录档案库，所有询价供应商均需在档案库内选择，如需新增供应商，则需报部门领导审批后，由系统管理员统一录入。既满足了规章制度、管理流程的需要，供应商名称也得到了规范。

目前备件询价审批为四级审批，备件主管-部门分管备件副经理-部门经理-公司分管领导。根据岗位和规章制度调整需要，该系统也可由上级单位调整审批环节的设定。为简化审批流程，系统遵照相应管理办法设置了各级金额审批权限，在各自的金额权限内，各级人员可以直接办结，无需再提交下一人审批：单件价格小于等于0.3万元（人民币，下同；如报价为外币，则按照报价截止日的汇率折算成人民币）、单批次价格小于等于1万元的定单，由备件主管确认订购；单件价格大于0.3万元、小于1万元，单批次价格大于1万元、小于3万元的定单，由设备部分管备件副经理确认订购；单件价格大于1万元、小于3万元，单批次价格大于3万元、小于5万元的定单，由设备部经理确认订购；单件价格大于3万元、单批次价格大于5万元的定单，由公司分管副总经理确认订购。

一旦询价审批通过，即生成定单，此时，通过船岸数据交互，船端能马上查询到相关定单信息，便于实时掌握备件动态。

3.3 船舶签收

船舶在接收备件后，核对备件信息及数量，如无疑问，则在信息化系统内进行电子签收，电子签收时必须录入数量、签收时间及备件存放地点；如有疑义，则及时联系备件主管解决，待解决完成后，再进行电子签收。电子签收后的备件，库存量会在系统内相应增加。

4 备件费用

待船舶电子签收后，岸端系统即可查到相应信息，备件主管可以对该订单进行账单的录入。录入信息包括：船舶名称、订单号、发票号、发票金额、发票日期、税率、汇率等；同时还需填写该批备件的设备类别和费用科目，为统计分析提供便利。

备件费用录入只有在船舶电子签收，并上传发票等附件后才可提交领导审批。目前该系统与公司财务系统已初步实现对接，相关数据即可自动在财务系统实时反映。待逐级审批完成后，自动生成该笔订单的列账单和付款单，财务人员在财务系统收到相关单据后，根据列账单生成财务凭证，根据付款单安排付款。

5 备件管理

船舶应定期对船舶备件进行维护和保养，并在领用后及时清点，确保账物一致。

船舶对船舶备件领用后，需做相应的消耗登记，在消耗明细中填写消耗数量、日期、原因。

同时定期对船舶备件库存进行盘点，如盘点数量与库存数量不一致，则按实际盘点数量录入，并写明原因，保存后即生成本次盘点表，可供财务人员上船审计检查用。

6 结语

本系统所有操作均在网页版进行，省去了以往在纸质上审批签字的繁琐，彻底践行了无纸化办公的要求。

流程设计中，流程只与岗位职务有关而与人员无关，采用逐级审批、逐级驳回，降低因人员调动所带来的影响。

备件管理是一项重要而复杂的技术工作，它不仅关系到公司的营运成本，也涉及航行安全和施工效率。备件数量过多会积压资金，但缺少备件则会影响生产安全。将信息化系统与船舶备件管理相结合，能有效提高工作效率和管理水平。今后在此基础上，我们还将引入二维扫码和射频技术，通过新技术的运用，进一步减轻船员工作量，让备件管理更加便捷高效。