探索人力资源管理背景下的人事档案管理

郝颖慧

摘 要 人事档案是人事管理的重要依据，与人力资源管理存在着密不可分的关系。为推进事业单位改革发展，提高人力资源管理水平，事业单位必须加强人事档案管理，充分发挥出人事档案的利用价值。本文分析了人力资源管理背景下事业单位人事档案管理现状，并提出了加强人事档案管理的实施建议，期望对提高人事档案管理水平有所帮助。

关键词 事业单位 人力资源管理 人事档案管理

在事业单位档案管理中，人事档案是反映员工整体情况的真实记录，通过有效利用人事档案材料，可实现对人才的优化配置，提高人力资源管理成效。然而现阶段，事业单位人事档案管理存在着“重藏轻用”的现象，与人力资源管理相脱节，导致人事档案管理始终处于事后管理、被动管理状态。为此，事业单位有必要提高人事档案管理的重视程度，结合人力资源管理的需求，对人事档案管理体系进行重构。

一、人力资源管理背景下的人事档案管理现状分析

（一）档案内容失真

事业单位将人事档案保管作为工作重点，而忽视了对档案资料内容完整性、材料真实性的审查鉴定，导致人事档案存在内容失真问题。尤其对于一些不在单位考察范围之内的档案资料而言，如人员婚姻状况、在职学习情况等，其真实性程度偏低。

（二）档案更新速度缓慢

事业单位在人事档案立卷后，需要根据当事人的实际情况变化形成对应新的文件材料，做到对人事档案的动态更新，以确保人事单位能够更加全面地反映当事人的发展轨迹。但是，事业单位在人事档案管理中难以坚持动态性原则开展管理工作，其原因在档案手续繁琐，人事档案资料更新速度缓慢。

（三）人员与档案流动脱节

事业单位人事档案管理应与人力资源管理相统一，才能发挥出人事档案的最大化作用。但是，从当前的人事档案管理现状来看，却普遍存在着“人”与“档”相脱节的问题，档案管理部门未能及时从人力资源部门获取档案当事人的调动信息，所以导致“有档无人”现象较为严重，影响着人事档案工作效率的提升。

（四）人事档案信息化建设滞后

人事档案是事业单位人力资源管理部门强化人员管理的重要依据，随着事业单位的改革发展，人事档案管理工作量也随之加重，工作责任逐步加大。但是，大部分事业单位档案管理仍以纸质材料为主，未能将纸质材料转换为电子档案，降低了档案的利用效率，难以与事业单位人力资源管理部门共享人事档案信息。

二、人力资源管理背景下加强人事档案管理的措施建议

（一）加强人事档案材料审核

事业单位人事档案管理要严把人事档案材料审核关口，保证人事档案的真实性，杜绝存在档案造假情况。在人事档案材料审核中，应具体做好以下工作：一是审核档案信息的准确性。档案部门要审核档案中有关当事人“三龄两历”信息是否准确，“三龄”包括出生时间、参加工作时间和个入党时间，“两历”包括学历学位、工作经历。二是审核档案材料的规范性。档案部门要审核档案材料是否存在涂改造假的痕迹，各项审批手续是否齐备，各项记载信息是否规范书写。其三，审核档案材料的完整性。档案部门要审查当事人档案资料是否包括学历学位、职称评聘、政治面貌、工资待遇、职务变动、教育培训等方面的证明材料。其四，落实调查整改。如果在人事档案材料审核中发现“三龄两历”信息记录不一致、材料涂改造假、审批手续不完备等情况，要由档案部门和人力资源管理部门组建考察小组，针对当事人提供的档案资料开展实地查实工作。

（二）实施人事档案动态化管理

事业单位人事档案管理要结合本单位发展需要，做好人事档案动态化管理工作，不断更新和充实档案内容，根据当事人的经历变化，及时更新或调整人事档案资料。档案管理部门要以满足人力资源管理需求为出发点，不断丰富人事档案内容，提高人事档案的利用价值。在人事档案管理中，要将人员政治思想素质、专业特长、性格特征、工作能力、廉洁情况、科研成果、身体素质、心理素质、知识结构、在职学习、婚姻状况等基本情况均纳入档案管理中。除上述当事人的基本信息之外，人事部门还要根据当事人的实际情况变动，及时更新人事档案资料，具体包括：记录反映当事人业绩变化的信息，收集归档当事人有关培训、留学、实践、进修、科研的相关证明材料;收集当事人与单位之间靠劳动关系变化的合同、协议、岗位调动、解聘通知书等材料;收集归档当事人社会保险缴纳、工资福利待遇等方面的材料。通过实施人事档案动态化管理，有助于提高事业单位人力资源管理水平，为事业单位人员考察、选拔和培养提供可靠依据。

（三）加强人事档案流动管理

事业单位要遵循“人与档案流动相一致”的原则实施人事档案管理，保证事业单位人员流动的规范性。在人事档案管理中，档案部门要加强与人力资源管理部门的信息交流，及时获取人事调动信息，当出现人员调离或解雇时，档案部门应及时与该人员取得联系，办理好人事档案调动手续，让档案随着人员调动而带走。同时，对于事业单位编外人员的档案管理，要结合编外人员流动性较强的特点，遵循“人与档案流动相一致”的原则，将编外人员档案交由人才市场代为保管，既减轻事业单位人事档案管理工作量，又能够保证编外人员档案的流动性和安全性。但是，事业单位应在编外人员入职前必须严格审核其人事资料，必要时到人才市场调阅核对资料，在核对之后为编外人员办理入职手续。

（四）加快人事檔案管理信息化建设

事业单位要重视人事档案管理信息化建设，投入充足经费用于购置软硬件设备，开发和建设人事档案管理系统，为单位人力资源管理提供高效率的档案资料服务。首先，拓展管理系统功能。事业单位要拓展人事档案信息管理系统的功能，使系统具备当事人年龄结构、知识结构、专业结构统计分析功能，为单位人才需求预测提供支持依据。同时，人事档案信息管理系统还要与单位人力资源管理系统对接，实现数据信息的实时传输，促使档案管理部门与人力资源管理部门协调运作。其次，实施并轨管理。事业单位人事档案管理应采用纸质档案与电子档案并轨管理模式，利用先进设备将纸质档案转换为电子档案，并对电子档案进行备份、整理和归档，确保电子档案与纸质档案相对应，保证电子档案的真实性。最后，加强档案安全管理。事业单位人事档案的部分内容带有一定保密性，所以要加强档案信息的安全管理，避免出现保密信息泄漏问题。档案管理部门可将不属于保密范围的人事档案信息进行共享，以便于档案使用者及时获取资料，提高人事档案的利用价值。

三、结语

事业单位人事档案既是档案管理的重要内容，也是人力资源管理的重要依据。新形势下，事业单位要加强加强人事档案材料审核，实施人事档案动态化管理，创新人事档案流动管理模式，加快人事档案管理信息化建设，从而构建起完善的人事档案管理体系，以保证人事档案的真实性、动态性、流动性和机密性，充分发挥出人事档案在人力资源管理中的最大化效用，为事业单位改革发展提供有力保障。

（作者单位为中央广播电视总台）

参考文献

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