关于集团公司推行会计档案电子化可行性的几点思考

路倩倩 路改花 王金萍 梁任

[摘 要] 2016年国家新施行的《会计档案管理办法》提出，符合要求的会计档案可以以电子化的形式存入计算机或存储介质，这就肯定了会计档案电子化的法律效力。基于此，在集团公司推行会计档案电子化是否可行也值得深入思考。文章从三个角度对集团公司推行会计档案电子化的可行性进行了说明，并做了相应的阐释和分析。

[关键词] 集团公司 电子会计档案 可行性

中图分类号：G270.7；F233 文献标志码：A

随着科技发展、各类信息技术的广泛运用和电子商务的迅速崛起，传统的会计档案管理模式已经很难跟上时代的步伐，如何应用电子化技术手段进行会计档案管理变得尤为重要。文章在探讨会计档案电子化特点的基础上，对集团公司推行会计档案电子化的可行性进行思考，说明如果实现会计档案电子化会带来的重大意义及初步推行的思路。

一、会计档案电子化的特点

目前，国家出台的各项会计政策法规中，对会计档案电子化并没有规范性的定义。经多方查阅资料，现公认的理解是：会计档案电子化是指以计算机或磁性介质储存会计核算资料，记录并反映经济业务活动的电子档案资料，包括电子凭证、电子账簿、电子报表、电子文档及其他电子会计核算资料等。

相比纸质会计档案资料，电子会计档案一般具备以下特点。

第一，自动化处理。计算机在现实工作生活中早已普及，其不仅计算处理数据快，还对文字、符号、数字等进行逻辑推理和判断，因此仅需专业人员对计算机系统功能进行设置，就可以自动生成会计凭证、账簿、报表，以极快的速度判断、接收会计数据，自动分类、提取、归档、保管会计档案信息资源，并同时识别档案的真实性和完整性，最终实现财务业务处理自动化。

第二，查询便捷。自动化条件下，通过财务核算系统与采购、营销等业务系统对接，将原始凭证、记账凭证、会计账簿、财务报告等所有的会计数据进行集中处理，存入电子会计档案管理系统。集团公司主管部门在合理授权下，以内、外网等网络连接方式，让集团总部领导、档案人员、会计人员、审计人员在不同地点，均可在浏览器、手机客户端上对归档后的会计档案信息进行检索、查阅，既解放了档案管理人员的管理压力，也实现了会计档案的数据共享。

第三，节约成本。相对纸质会计档案来说，电子化档案能够实现将原始凭证、记账凭证、会计账簿等各类电子会计资料自动归档，不用打印纸质凭证，也不用人工分拣归纳，可自动匹配、整理、储存。这样既能节约纸张、节省空间，又能减少人力，大大降低了档案管理成本。

第四，安全性高。在电子档案管理系统中，通过用户认证机制区别不同信息使用者，控制用户浏览权限，有效防范管理人员、技术人员对会计资料人为篡改，保证了会计档案在安全可靠的条件下传入电子档案管理系统，且电子会计档案采用存储介质备份保存，相对纸质会计档案管理来说，安全性明显较高。

二、集团公司推行会计档案电子化的重大意义

（一）推动理论管理水平

会计档案电子化涉及的领域是多元化的，如电子商务、智能财务、云计算存储等，集团公司通过推行会计档案电子化，可以进一步深入了解智能财务，认识到电子商务、信息技术和会计学是如何相互交叉、相互嵌套在一起，既有利于财务与业务人员相互沟通学习，也能实现财务与业务的协同发展。集团外部投资者除了需要了解公司过去和现在的经营状况，还会更加关注公司未来的发展前景，而如果借助传统的会计核算方式很难解决，只有推行会计档案电子化才能真正推动理论研究，提升公司财务管理水平。

（二）提高财务管理效率

会计信息化已成为集团公司财务管理不可避免的发展趋势，会计信息系统与其他信息系统的优化集成均離不开会计档案电子化，但大量纸质文件的存在与信息化的实现不匹配，会从很多方面约束着会计信息系统功能的实现。这在一定程度上推迟了电子化办公的进程，降低了集团公司财务人员的工作效率，增加了成本支出，因此需逐步实施会计档案电子化，提高财务管理效率。

（三）绿色环保经济发展

纸质档案的保管需要人力、物力大量投入才能保障档案室的安全、持续运行，需要翻阅、浏览浩瀚的档案资源才能实现档案信息的利用。但如果推广会计档案电子化，就可以减少集团公司财务管理方面的纸张浪费，节约成本，符合国家推崇的绿色环保经济发展。

会计档案电子化的推广，不仅可以帮助集团公司对智能财务及电子商务有一个科学、全面的认识，有目标的改革与创新，还能实现集团公司财务人员高质、高效的会计核算，提升财务人员的办公效率，最终节约管理成本，降本增效。

三、推行会计档案电子化思路

（一）建立管理制度

集团公司可依据国家的相关法律法规，有针对性地建立科学规范的会计档案电子化管理制度，明确管理职责和要求，规范管理流程。会计档案电子化管理制度既应包含会计电子档案形成、整理、移交等日常业务方面内容，还须包含电子数据备份管理、数据防篡改管控、信息系统运营安全等内容。在制定档案管理制度时，需请信息自动化工程公司、档案馆、财务部及其他相关部门单位的专业人员共同参与研究，努力做到会计档案电子化管理有章可循，最终实现相关人员工作效率和工作准确度的有效提高。

（二）开发管理系统

集团公司已聘请外部专业团队对财务ERP系统进行了全面升级，但可否在此基础上要求其通过与会计核算系统相结合，开发完善的会计档案电子化管理系统，推进公司会计档案管理走向智能化。会计档案电子化管理系统通过对日常会计档案资料进行数字化归档处理，建立全面的会计档案数据库，实现特定人员对会计档案随时随地的检索、查阅，使会计档案的利用趋于扁平化、高效化。

（三）培养管理人才

集团公司要推行会计档案电子化管理，人才是关键

因素，且实现会计档案电子化不再是对纸质文件的看护保管，而是网络资源、数据库，甚至是“档案云”的管理、使用、维护，因此建议从以下几方面培养、储备人才。一是通过校园或对外招聘引进财务管理、计算机应用等专业人才。二是通过培训、订单式人才培养等方式提升财务人员计算机操作、管理水平，强化一专多能，逐步实现会计人员既能做好财务管理，也能基本维护会计档案电子化管理系统。三是向集团以外会计档案电子化运行成熟的单位学习，增加会计人员相互沟通交流学习的机会。

（四）保障运行环境

推行会计档案电子化，安全的运行环境至关重要。首先，要保障存储介质安全，购买质量较好、可靠性较高的载体；电子会计档案数据要定期备份，并以标准规范格式一式三份保存；计算机的硬件设备和存储介质要放在指定场所，避免外界因素导致数据丢失。其次，要保证信息系统安全，信息自动化工程公司应定期完善、维护信息安全管理体系、保密体系、技术体系，以保证会计档案信息系统安全、网络使用安全。最后，要提升档案管理人员的电子化管理意识和安全防护能力，只有意识到位、能力到位、执行到位，才能保证会计档案电子化管理环境安全。

四、结语

会计档案电子化是发展的大趋势，电子化的技术手段可以起到方便检索、保障安全、提升工作效率的良好效果，尽管现实应用中还存在各种问题，但笔者认为在集团公司推行会计档案电子化迫在眉睫。且随着社会电子化发展的趋势，我们也有理由相信，会计档案电子化管理将日益科学、合理、高效。