新农村建设中敬老院的档案管理与创新

姜东旭

我国人口老龄化问题非常严重，老年人的养老问题也是社会普遍关注的问题之一，敬老院作为服务机构，其档案管理质量关系着敬老院管理的规范化与否，本文通过对敬老院档案管理所存在的问题分析，提出档案管理的创新建议，希望能够对敬老院的档案管理与创新有所借鉴。

敬老院是目前我国妥善解决老年人养老问题的方法之一，敬老院档案管理是近几年由于敬老院的发展建设而新兴的专门档案，它是将敬老院养老服务涉及的有关文字、音像、图表及其他载体的文件经过收集整理而保存的原始资料，是敬老院日常经营管理的真实记载，是敬老院各项业务的凭证，对强化业务的创新具有较好的参考价值。目前，敬老院的档案管理一直较为薄弱，在养老机构建设与发展过程中其效用没有得到较好的发挥，为了规范敬老院的管理，只有强化敬老院的档案管理，以档案的规范化管理来引导敬老院的日常工作，以档案的创新管理来提升敬老院经营管理质量和效果。

1敬老院档案管理中存在的问题

1.1档案管理制度不完善

敬老院在日常管理上，对于服务收费、工作流程以及服务监督等都制定了相应管理制度，但是在档案管理制度建设方面，没有引起足够重视，没有认识到档案管理制度的重要性，普遍存在制度不完善的现象。

1.2文件资料归档不规范

敬老院在文件材料收集整理上，分类类别较为单一，在文件材料收集时以文书档案、敬老院养老人员基本信息等方面内容为主，涉及的活动音像、照片内容较少;档案没有进行有序的分类，编号相对混乱，档案存档时内容不全，标准不一，实际原因是敬老院对档案的收集整理没有规范的标准。

1.3档案没有实现统一管理

目前，养老院的档案管理还存在利用渠道不畅通的现象，主要是各部门收集存放的档案由本部门自己收集，自己整理使用，导致各部门档案资料收集不齐全，档案没有进行统一管理，各部门间又缺少沟通和交流，档案信息资源不能实现资源共享，信息化、数字化程度低。

2敬老院档案管理的创新策略

2.1健全完善敬老院档案管理的保障措施

2.1.1完善敬老院组织体系建设

建立健全敬老院档案管理工作网络体系，成立组织机构，明确档案管理主管领导，配备具有一定经验和档案管理专业知识的人员负责档案的管理，并对各文件资料形成部门指定具体档案收集人员，使成网络化管理体系，来保障敬老院档案管理工作的有序运行。

2.1.2健全敬老院的档案管理规章制度

针对敬老院档案的收集、整理、归档、保管以及使用等环节建立并制定相应的管理规章制度，使档案形成各环节的工作程序依照规定进行，可有效保障档案资料的质量，进一步提高档案的利用率，保障了档案归档工作的科学合理。

2.1.3依照《档案法》规定进行业务操作。敬老院的档案管理都要依照《档案法》的管理规定，来强化敬老院档案工作的监督检查，来保障档案的信息安全，档案业务管理科学规范有效。

2.1.4建立监督机制。对敬老院养老服务档案进行监督指导，及时听取敬老院养老人员的意见，并对敬老院人员所提出的咨询问题进行专业答复，来确保在老人信息安全的基础上，使敬老院内的老人能够得到更优质、更舒心的养老服务。

2.2规范敬老院档案管理业务流程

敬老院的档案管理应统一标准，统一管理，由各业务部门收集后，统一交到档案管理部门，进行分类、整理和保管使用，通过规范档案业务流程，为敬老院的档案科学规范化管理奠定基础。

2.2.1敬老院结合本院的实际工作内容，参照《档案法》管理规定，制定《敬老院档案收集范围和保管期限要求》，来对文书档案、音像档案和实物档案的收集和分类提供一些依据，使敬老院档案收集规范科学合理。

2.2.2要归档操作过程中，要严格执行《敬老院档案管理办法》的相关要求，对文件资料及时整理、规范归档，确保档案资料齐全，归档质量标准化。

2.2.3对整理完成的档案资料要及时存入档案室，进行规范保管，档案室内要配齐档案管理的基础设施设备，分类分项保管，预留一定的档案保管空间。要定期对档案室的档案设施进行检查，及时维修，排除安全隐患，确保档案保管安全。

2.3加快档案的信息化建设

敬老院要强化档案管理的创新，为解决档案利用渠道不畅的实际问题，需强化网络化档案管理机制的建设，通过逐步改变敬老院的档案管理模式，优化档案管理程序，强化网络化档案的机制实施，使敬老院信息资源得到有效共享。

2.3.1敬老院在进行档案资料管理过程中进行手段的创新，将传统纸质资料录入电脑，通过档案资料的数据库建设，实行檔案数字化管理，并尝试建设敬老院养老服务电子管理系统，把档案管理作为其中一项，通过将档案管理中的相应资料、数据进行电子存储，为档案的信息化发展奠定基础。

2.3.2加强基础设施建设。要完善敬老院档案管理的基础设施，对陈旧的计算机进行更新，强化基础设施的投入，为档案信息化发展创造物质基础。

2.3.3构建多部门信息资源共享的“养老服务档案信息虚拟共享平台”，来解决敬老院养老服务档案利用不畅的问题。敬老院要与卫生服务站、社区居委会等部门联合，整合区域的信息资源，努力构建信息共享平台。

综上所述，敬老院的档案管理工作与日常的经营管理息息相关，在规范敬老院档案管理的同时，也是对日常经营管理的一次标准化完善，做好敬老院档案管理和创新，对促进敬老院持续健康发展意义深远，对提高敬老院的服务质量和养老服务满意度具有重要的作用，是一项值得认真研究思索的课题。

（作者单位：152400黑龙江省庆安县民政局中心敬老院）