高职院校教学档案管理存在问题分析及优化策略研究

周杰

【摘 要】 本文针对高职院校教学档案管理工作中存在的问题，提出了一系列优化策略：健全规章制度，注重分类整理工作，提高档案管理信息化水平，加强对教学档案的利用，优化教学档案服务质量。

【关键词】 高职院校;教学档案;管理工作;存在问题;优化策略

一、前言

随着高职教育的快速发展及现代信息技术的不断进步，教学档案管理工作的作用日益突出，高职院校教学档案指的是具有利用价值的文字、声像及光盘等不同载体的教学资料的总称。教学档案主要是日常教学活动的原始记录，是反映教学实际过程的历史资料，也是处理问题的原始证据。通过几年的探索，高职院校教学档案管理工作处于良性循环状态，不过，仍存在一系列问题亟待解决，本文从高职院校教学档案的作用、问题等多个方面，探索高职院校教学档案管理的优化策略，以期进一步提高教学档案管理水平。

二、认识教学档案

1、内涵

教学档案指的是具有利用价值的文字、声像、图表及光盘等不同载体的教学资料的总称。

2、特点

教学档案作为教学管理和相关科研活动的档案材料，有其自身的独特性。具体包括广泛性、多样性和时间性特征。（1）广泛性。指的是内容复杂，具体包括教师的教学活动、学生的实习及与教学有关的文件等。（2）多样性。即教学档案种类非常多，不同的学科存在不一样的教学档案，特别在目前的知识经济时代，新学科层出不穷，致使教学档案呈现多样化。（3）时间性。教学活动在不同时期形成不同时序排列的档案。

3、意义

（1）其广域性决定其重要性。高职院校教学档案是随着教学活动的开展而自然产生，它有效弥补其它图书资料的局限性，可以完整而系统地为教学活动提供全方位的信息服务。

（2）其原始性决定其不可替代性。就具体的教学案例而言，教师的创造性思维需要建立在真实的信息基础上，专业课教学档案，具体包括课件和成绩单等内容，凝聚着来源于教学实践中最真实的信息，教师通过查阅档案能够直观了解到学生掌握知识的程度，可结合当前形势发展，进行针对性的调整和创新。

三、高职院校教学档案管理过程中存在问题分析

1、教学档案管理制度不够系统

高职院校发展时间相对较短，教学档案来源不一，原有管理体系不同，档案管理人员调动频繁，致使学校的教学档案管理制度松散，缺乏准确的分类与系统的整合，使得部分档案成为遗失，这给教学档案的管理带来极大的不便。

2、信息技术应用程度不高

信息管理档案能够节约大量的人力和物力，能够将陈年档案迅速走进现代人视野，不过，还有很多高职院校教学档案管理仍沿用原始的管理方法，没有及时应用计算机教学档案管理系统，给教学工作带来很大的不便。

3、不能及时收集并存储档案

高职院校普遍不能及时进行档案收集及存储工作，这对学校的教学发展难以进行准确把握，给以后的资料查询工作带来诸多不便。

4、宣传力度不够，重视程度不足

很多高职院校对教学档案的重视不足，片面地认为在上面花费大量的人力、物力及财力不够划算，某些高职院校只是将教学档案进行简单地装订，不利于教学档案管理工作的有序开展。

5、教学档案管理人员的业务素质亟待提升

从事高职院校教学档案管理的工作人员普遍存在业务不精，且相当一部分档案管理人员责任心不强，工作热情不高，档案归档时的随意性较大。同时，各高职院校考核教学档案管理工作时缺乏科学的考核机制，致使某些教学档案管理人员工作效率不高，服务意识不强，此外，对现有员工的在在职培训缺乏应有的重视。

四、高职院校教学档案管理的优化策略

1、健全规章制度

教学档案管理具有较强的系统性和严谨性，若想实现此项工作的长效运行，则需健全规章制度。具体而言，高职院校需做到以下两点：首先，建立教学档案管理制度。各高职院校需根据《档案法》要求，结合本校特色，制定相对应的教学档案管理制度，并建立监督机制，促使教学档案管理工作步入科学轨道。其次，进一步健全教学档案管理机制。高职院校有必要对教学档案管理实施分级管理，并出台相关的规章管理制度，完善教学档案管理体系，健全运行管理机制。

2、注重分类整理工作

高职院校教学档案内容广泛，前期准备工作繁琐，因此需要认真实施分类和整理，这会直接影响教学档案管理工作的未来发展，只有认真、专业地落实分类整理工作，才可以切实提升教学档案管理效率。

3、提高档案管理信息化水平

随着计算机网络技术的迅猛发展，现代化教学手段得以不断运用，随之产生大量的电子档案，档案管理信息化已成为高职院校教学档案管理工作的必要环节，这要求各高职院校档案管理部门需转变观念，适应形势需要，建立健全电子档案归档制度，定期检查教学部门的电子文件归档工作。此外，加强对档案管理人员的在职信息培训，充分应用现代信息技术，引进并熟练使用先进的电子档案管理系统，从而更好地为教学服务。

4、加强对教学档案的利用

主动到各教学部门的第一线开展档案收集工作，收集档案不仅仅是积累和归档资料，还可以深入了解广大师生对教学档案的真实需求，从而增强教学档案管理的针对性，确保服务的有效性，促使教学档案管理更具特色，同时，做好教学档案分类立卷，使得馆藏资源更加丰富，同时激发各教学部门对教学档案管理工作的积极性和主动性。

5、优化教学档案服务质量

各高職院校教学档案管理部门需加强对教学档案的编研工作，系统整理档案资料，编制出适合高职院校发展的档案编研资料，进一步提升教学档案利用价值，并结合计算机技术，积极构建网上服务平台，将纸质档案转化为数字档案，为广大师生提供优质服务，为师生检索和查阅提供便捷，更好地提升档案管理服务水平。

6、提高全体人员的档案管理意识

加大档案管理工作的宣传力度，积极通过网络、广播等诸多途径，落实好教学档案管理的宣传工作，积极营造档案管理氛围，切实提升教学档案管理工作在高职院校教师心中的地位，而作为教学档案管理人员，则应进一步增强服务意识，确保教学档案在教学研究中发挥其应有价值。

五、结束语

在高职院校深入发展的大背景下，教学档案管理工作可直接反映出教学理念及教学模式的创新发展，因此，提高教学档案管理水平具有重要的现实意义，各高职院校需加强档案管理的探索与研究，充分发挥其在教学实践中的应用价值，更好地服务于高职院校广大师生。

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